Bill Gates mówił kiedyś o dwóch kluczowych zasadach technologii dla biznesu. Pierwsza z nich zakłada, że automatyzacja zastosowana do efektywnej operacji powiększy efektywność. Druga z kolei jest taka, że automatyzacja zastosowana do nieefektywnej operacji powiększy nieefektywność. Trudno nie zgodzić się z tym stwierdzeniem – zastosowanie w firmie przemyślanej i trafnej automatyzacji pozwala na zaoszczędzenie znacznej ilości czasu. Badanie potrzeb przedsiębiorstwa staje się zatem kluczowym elementem, który pozwoli Ci na precyzyjne dopasowanie automatyzacji do Twoich potrzeb.
Dziś wiele operacji w znacznej liczbie firm można zautomatyzować. Zaczynając od prostych reguł w Outlooku, które usprawniają organizację w skrzynce mailowej, po te nieco bardziej zaawansowane automatyzacje z wykorzystaniem Power Automate. W jaki sposób możesz usprawnić pracę w Twojej firmie dzięki temu narzędziu?
Kontrola wydarzeń w mediach społecznościowych
Jednym z Twoich obowiązków w pracy jest prowadzenie i kontrola mediów społecznościowych? Przez to doskonale wiesz, jak wiele czasu musisz poświęcać każdego dnia na sprawdzanie wydarzeń czy hasztagów związanych z Twoją firmą. Wielogodzinne przeglądanie najpopularniejszych portali i monitorowanie aktywności społeczności może stać się niezwykle monotonne i nużące. Może prowadzić to również do zmniejszenia Twojej efektywności przy wykonywaniu tego typu zadań. Gdy przyglądasz się wpisom pod jednym hasztagiem, możesz nie zauważyć dyskusji toczącej się pod innym. Brak reakcji na wpisy potencjalnych lub stałych klientów może narazić Twoją firmę na niemałe straty.
Dzięki zastosowaniu Power Automate, masz możliwość znacznego usprawnienia procesu monitorowania social mediów. Wystarczy, że stworzysz automatyzację, która powiadomi Cię o każdym nowym poście oznaczonym wybranym przez Ciebie hasztagiem. To świetny sposób na to, by zaoszczędzić sporo czasu w ciągu dnia. Nie musisz już ręcznie sprawdzać obserwowanych tematów – Power Automate zrobi to za Ciebie! Automatyzacja powiadomień o nowych wpisach pozwala na ciągłe monitorowanie wydarzeń bez obawy o to, że coś umknie Twojej uwadze. Power Automate to jedno z tych narzędzi, które znacząco podniesie Twoją efektywność w tym zakresie. Jednocześnie nie wymaga to od Ciebie większego zaangażowania.
Pomyśl o sytuacji, w której rozmawiasz z kolegą z działu o nowej współpracy z Waszym stałym klientem. Podczas tej rozmowy otrzymujesz powiadomienie o tym, że pod jednym z hasztagów związanych z Twoją firmą wywiązała się spora dyskusja. Dzięki zastosowaniu automatyzacji polegającej na wysyłaniu powiadomień w momencie pojawienia się wpisu oznaczonego wybranym przez Ciebie hasztagiem, możesz szybko zareagować na to, co piszą użytkownicy. To świetny sposób na to, by pozostać dobrze poinformowanym o wszystkich wpisach dotyczących Twojej firmy. Dzięki tej automatyzacji możesz również szybko reagować na każdy komentarz, co zwiększa szanse sprzedaży i podnosi jakość obsługi potencjalnego klienta.
Prosta automatyczna archiwizacja
W każdej firmie przychodzi czas na to, by zarchiwizować starsze dokumenty. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo przeszło już przez proces cyfryzacji, możesz ułatwić sobie to zadanie wykorzystując do tego specjalnie dostosowaną automatyzację stworzoną w Power Automate. Wykorzystanie tego narzędzia jest najlepszym sposobem na rzetelne wykonanie archiwizacji dokumentów czy starszych plików. Dzięki automatyzacji możesz skupić się na zadaniach, które wymagają Twojego osobistego zaangażowania, jednocześnie nie martwiąc się, że proces ten nie zostanie zakończony w odpowiednim terminie.
Sytuacja, w której w jednym momencie musisz zarchiwizować wiele dokumentów zdarza się bardzo często. Spowodowane jest to na przykład terminami realizacji projektów czy zakończeniem współpracy z danym klientem. Przypomnij sobie ostatnią sytuację, w której wraz z początkiem nowego miesiąca musiałeś zarchiwizować cały stos dokumentów. Były one związane z zakończonym kilka dni wcześniej zadaniem. Proces ten stał się niezwykle czasochłonny – musiałeś ręcznie pobierać ze skrzynki każdy dokument, a następnie przenosiłeś go do odpowiedniego folderu na SharePoincie. Ten natłok obowiązków sprawił, że nie zdążyłeś wywiązać się ze swoich codziennych zadań. To bardzo niekomfortowa sytuacja, której można w prosty sposób uniknąć.
Dzięki zastosowaniu Power Automate, cały proces archiwizacji może przebiec automatycznie. Wystarczy, że stworzysz przepływ, w którym dokumenty od tego konkretnego klienta zostaną automatycznie pobrane z Twojej skrzynki Outlook i przeniesione do wyznaczonej witryny na Twoim firmowym SharePoincie. Dzięki temu zaoszczędzisz mnóstwo czasu, który możesz poświęcić na inne, nieco bardziej wymagające czynności.
Power Automate pomoże przy formularzach
Jeden z Twoich klientów zauważył ostatnio, że proces odpowiedzi na formularz widoczny na Waszej stronie Internetowej jest niezwykle długi. Przyznał, że sam czekał na wiadomość zwrotną aż kilka tygodni. Był jednak zdecydowany na współpracę z Twoją firmą i czas oczekiwania nie zagrał tu na Twoją niekorzyść. Gdyby jednak kontakt podjął ktoś inny, przez brak odpowiedzi mógłbyś stracić szansę na owocną współpracę.
Dzięki wykorzystaniu automatyzacji stworzonej przy pomocy narzędzia Power Automate, nie musisz już martwić się o to, że przeoczysz formularz wysłany przez ważnego klienta. Możesz stworzyć przepływ, w ramach którego wypełnienie takiego formularza na Twojej stronie Internetowej uruchomi całą procedurę szybkiego reagowania. Przykładowo, gdy wypełniony formularz trafi na ogólnofirmową skrzynkę mailową, każdy z pracowników działu sprzedaży może otrzymać powiadomienie o tej sytuacji poprzez czat w Microsoft Teams. Ponadto, otrzymanie wypełnionego formularza kontaktu może zostać automatycznie zapisane w wybranym przez Ciebie arkuszu Excel, co pomoże w późniejszej analizie statystyk związanych z wykorzystaniem właśnie tej formy kontaktu. To znakomite rozwiązanie, dzięki któremu cały proces związany z nawiązaniem relacji z potencjalnym klientem staje się niezwykle prosty i szybki.
Pozwól sobie na automatyzację!
Rozwój technologii pozwala nam na zaoszczędzenie coraz większej ilości czasu. Jednym ze sposobów na to, żeby to osiągnąć, jest wdrożenie do swojego przedsiębiorstwa automatyzacji. Nie musisz jednak zaczynać od skomplikowanych przepływów. Wystarczy, że połączysz ze sobą kilka prostych sekwencji, dzięki czemu wybrane przez Ciebie procesy przebiegną znacznie szybciej. Automatyzacja z wykorzystaniem Power Automate pozwala również na uniknięcie prostych błędów, które zdarzają się podczas długiej, monotonnej pracy.
Chcesz wprowadzić automatyzację do swojej firmy, ale nie wiesz, w którym obszarze przyda się ona najbardziej? Skontaktuj się z naszym ekspertem, który pomoże Ci dobrać automatyzację do specyficznych potrzeb Twojego biznesu. Pozwól sobie pomóc – zaufaj sile, która drzemie w Power Automate!
