Kiedy w firmie pojawia się zdanie co to SharePoint?, często słyszymy teoretycznie proste wyjaśnienia. Wiele osób kojarzy o narzędzie Microsoftu z dokumentami i intranetem. To jednak bardzo ogólnikowe stwierdzenia. Czym on właściwie jest i co może zrobić dla Twojej organizacji, jeśli zostanie użyte mądrze?
Co to SharePoint? Kluczowe funkcje narzędzia Microsoftu
SharePoint to platforma Microsoftu, która pozwala organizacjom tworzyć intranety, witryny zespołów oraz biblioteki dokumentów. W praktyce oznacza to, że organizacja może mieć:
● bezpieczną przestrzeń do przechowywania i udostępniania dokumentów, z kontrolą dostępu,
● mechanizmy współpracy – edytowanie dokumentów wspólnie, listy zadań, formularze, automatyzację procesów,
● funkcje wyszukiwania i odkrywania zasobów w całej organizacji,
● elastyczną strukturę witryn i sekcji (wiele witryn powiązanych lub niezależnych), możliwość stworzenia centrum łączącego powiązane witryny
Jak korzystać z SharePoint?
Tomasz pracuje dla firmy z oddziałami w trzech krajach. Jego zespół sprzedaży generuje mnóstwo dokumentów – oferty, instrukcje czy analizy rynkowe. Do tej pory każda filia miała lokalny serwis plików, a wspólne dokumenty wymieniano mailami lub przez zewnętrzne chmury. To prowadziło do powstawania plików, których nazwy wyglądały jak te z memów – oferta_final_v6_final_OSTATNIA.docx. Było to przyczyną dość dużej dezorientacji w firmie.
Dzięki rozmowie ze współpracownikami, Tomasz postanowił wdrożyć w firmie intranet. Po warsztatach prowadzonych przez eksperta, wybór padł na Share Point. Spełniał on główne założenia firmy Tomasza. Utworzono w nim witrynę zespołu sprzedaży, w której pojawiły się biblioteki dokumentów, takie jak Oferty czy Materiały marketingowe. Dla kluczowych procesów stworzono listy zadań i formularze (np. nowa oferta, akceptacja) powiązane z workflow. Gdy handlowiec zgłaszał nową propozycję, automatycznie trafiała ona do menadżera do zatwierdzenia, z możliwością komentarza.
Wprowadzono również centrum dokumentacji firmowej, dzięki któremu witryny były skojarzone z centralą. Dzięki temu użytkownicy mogli łatwo odnaleźć istotne zasoby. Każdy plik miał tzw. wersjonowanie – gdy ktoś edytował ofertę, poprzednia wersja była zachowywana, a zmiany przeglądane. Zespół sprzedaży mógł współpracować nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym (edytowanie w przeglądarce lub w Office), bez konieczności wysyłania plików między oddziałami.
W efekcie wprowadzonych zmian, filie w różnych krajach przestały mieć własne kopie ofert. Wszyscy pracownicy pracowali na tych samych zasobach, z jednolitym systemem kontroli wersji i przepływu zatwierdzeń. Tomasz zauważył, że czas przygotowania oferty skrócił się, a pomyłki w wersjach zniknęły. Zespół miał też lepszą widoczność tego, kto i które zmiany wprowadził.
Dlaczego warto wdrożyć SharePoint?
Centralizacja wiedzy i dokumentów
SharePoint umożliwia gromadzenie wszystkich plików firmy w jednej, uporządkowanej strukturze z kontrolami dostępu, wersjonowaniem i politykami przechowywania.
Wydajne wyszukiwanie
Zaawansowany mechanizm wyszukiwania umożliwia szybkie odnalezienie plików, informacji, stron czy osób, także na podstawie metadanych.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
Możliwość ustawienia uprawnień na poziomie witryny, biblioteki, folderu czy dokumentu. Integracja z mechanizmami Microsoft 365: autoryzacja, audyt, polityki retencji.
Czy SharePoint jest dobry?
Każdy z nas miewa wątpliwości, gdy musi wdrożyć do swojej firmy nowe narzędzia. Nie masz jednak czego się obawiać! Dobrze zaprojektowany SharePoint może pomóc Ci poskromić chaos w Twojej organizacji i sprawić, że współpraca (nawet ta międzynarodowa) stanie się naprawdę prosta. Warto jednak pamiętać, że do tego zadania może przydać Ci się pomoc eksperta. Porozmawiaj z nami podczas bezpłatnej konsultacji a dowiesz się, jak odpowiednio skonfigurować SharePoint do Twoich potrzeb. Nie czekaj – nie pozwól, by Twoja konkurencja zrobiła to przed Tobą!
