Excel… Dla jednych idealne narzędzie pracy. Drudzy nie mogą już znieść widoku kolorowych tabelek czy wykresów. Niezależnie jednak od tego, do której z tych grup należysz, zasługujesz na to, by ułatwić sobie pracę w tym narzędziu. Kto wie – może to pierwszy krok do tego, by naprawdę polubić pracę w Excelu?
Arkusz kalkulacyjny od Microsoftu, choć niepozorny, kryje w sobie naprawdę wiele ciekawych rozwiązań, które zaskoczą nie jednego z Was! Dzięki nim nie tylko ułatwisz sobie wykonywanie codziennych obowiązków służbowych, ale również usprawnisz niektóre procesy w Twojej organizacji. Jak zatem pracować z Excelem, by był on prawdziwym pomocnikiem?
Sortowanie tabeli w Excelu
Pomyśl o ostatniej sytuacji, w której musiałeś szybko znaleźć niezbędne do dalszej pracy dane w tabeli. Przeszukiwanie kolejnych wierszy po to, by odnaleźć konkretne wartości może przyprawiać o dreszcze. Nie tylko dlatego, że to żmudne zadanie. Taka sytuacja sprawia, że marnujesz mnóstwo swojego cennego czasu na coś, co mógłbyś zrobić znacznie szybciej.
Na szczęście Excel oferuje Ci proste rozwiązanie tej sytuacji. Jeśli chcesz posortować tabelę wystarczy:
● zaznaczyć komórkę w zakresie danych, a następnie na wstążce „Narzędzia główne” skorzystać z opcji „Sortuj i filtruj”
Możesz teraz skorzystać z kilku przydatnych opcji sortowania:
● Sortuj od A do Z – ta funkcja pozwoli Ci posortować dane zgodnie z alfabetem. Jest przydatna, gdy wiesz, że poszukiwane przez Ciebie dane łatwiej będzie Ci odnaleźć, gdy znajdą się w porządku alfabetycznym
● Sortuj od Z do A – szukasz informacji, która znajduje się na końcu alfabetu? Skorzystaj z tej opcji! Dzięki niej w mgnieniu oka możesz odnaleźć niezbędne do dalszej pracy informacje, które w kolejności alfabetycznej znajdują się na samym końcu
● Sortowanie niestandardowe – potrzebujesz różnorodnego sortowania danych w kolejnych kolumnach? Nic prostszego! Z pomocą przyjdzie Ci opcja sortowania niestandardowego, która pozwoli na wybór różnych typów sortowań w konkretnych komórkach.
Konwertuj na liczbę!
Niemal każdy z nas zna tę sytuację – po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych do tabeli zauważasz, że niektóre liczby sformatowały się jako zwykły tekst. To nieco komplikuje Twoją pracę. W końcu tak wprowadzone liczby nie mogą zostać poprawnie obliczone po wykorzystaniu kolejnych formuł. Czasami odkrywasz to od razu, innym razem dopiero wtedy, gdy otrzymany wynik nie zgadza się z przewidywaniami. Co powinieneś zrobić, gdy odkryjesz taki problem?
● Zaznacz komórki, w których zamiast wartości liczbowych wpisał się zwykły tekst (najczęściej poznasz je po tym, że liczby wpisane są tam od lewej do prawej strony, a nie wyrównane do prawej)
● W menu zaznacz opcję „Konwertuj na liczbę” i zobacz, jak dzieje się magia! Już po chwili Twój tekst zamieni się w wartość liczbową
To proste a zarazem praktyczne rozwiązanie pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych błędów. Dzięki pomocy tego prostego tricku w Excelu z łatwością edytujesz potrzebne informacje i dostosujesz je do swoich potrzeb.
Excel – Twój najlepszy przyjaciel
Pracując z danymi warto znać kilka przydatnych tricków, które mogą przyspieszyć wykonywanie służbowych obowiązków. Jestem przekonany, że sortowanie i konwertowanie na liczby pomogą Ci przyspieszyć niektóre procesy w Twojej firmie. Choć niepozorne, zmieniają one oblicze pracy w najpopularniejszym arkuszu kalkulacyjnym na świecie.
Chcesz poznać więcej przydatnych tricków w Excelu lub innych narzędziach biurowych Microsoftu? Koniecznie napisz do naszego eksperta! Chętnie pokaże Ci jak usprawnić Twoją pracę wykorzystując do tego narzędzia, które posiadasz już w swojej firmie. Nie pozwól, by taka szansa przeszła Ci koło nosa!
