Według danych za 2022 rok, jedna na osiem osób korzysta w pracy z Excela. Czyni go to zatem najpopularniejszym arkuszem kalkulacyjnym na świecie. Trudno się temu dziwić – ma on w sobie przecież mnóstwo zalet, takich jak synchronizacja z Copilotem czy wiele funkcji ułatwiających codzienną pracę. Użytkownicy chwalą sobie korzystanie z tego narzędzia, jednak czasami wskazują, że ma ono w sobie wady. Jedni uważają, że nie da się ich „przeskoczyć”, inni, że nie utrudniają im współpracy z Excelem.

Najłatwiejszym sposobem na sprawdzenie, do której z tych grup użytkowników należysz, jest częste korzystanie z arkusza kalkulacyjnego od Micrsoftu. Tak jak w wielu innych przypadkach, wyrobienie sobie własnej opinii na jego temat jest bardzo ważne. Jeśli jednak nie jesteś do końca przekonany, czy Twoim zdaniem przeważają w nim wady czy zalety, warto zaczerpnąć nieco świeżego spojrzenia na ten temat. Jakie wady i zalety Excela widzi nasz zespół?

Wyzwanie dotyczące makr

Makra w Excelu to nic innego jak gotowe i zapisane sekwencje kolejnych poleceń, które narzędzie wykonuje automatycznie. Możesz stworzyć je w języku programowania wbudowanym w arkusz kalkulacyjny Microsoftu. Dzięki wykorzystaniu tej funkcji możesz znacznie przyspieszyć swoją pracę. Najlepiej jednak zobrazować to na konkretnym przykładzie. Pomyśl o sytuacji, w której musisz każdego miesiąca wprowadzać do Excela dokładnie tę samą listę pracowników wraz z nazwami ich stanowisk. Przepisywanie tego zajmuje długie godziny… Jeśli stworzysz makro z taką listą, możesz bardzo szybko wprowadzić takie dane do swojego arkusza. Przy zastosowaniu makr zmniejszysz również możliwość popełnienia błędów przy wprowadzaniu danych. Zautomatyzowanie tego procesu pozwoli na zmniejszenie ilości źle wprowadzonych danych do skoroszytu.

Choć makra są rozwiązaniem bardzo wygodnym, mają również swoje wady. Wśród naszych współpracowników często słyszę, że brakuje im tej opcji w innych narzędziach, w których korzystają oni z Excela. Jest w tym sporo racji – Microsoft nadal nie wprowadził opcji korzystania z makr w Teamsie czy w Excelu Online. To sprawia, że choć są one dużym ułatwieniem, użytkownik może czuć się ograniczony w ich użyciu.

Rozpatrując wady i zalety funkcji makr warto na pierwszy plan wysunąć przede wszystkim ich pozytywne aspekty. To niezwykła funkcja, która w szybki sposób przyspieszy wykonywanie monotonnych zadań, nie tracąc przy tym na ich jakości. Jeśli chcesz usprawnić pracę w Twoim zespole, to rozwiązanie z pewnością przypadnie Ci do gustu!

Duża ilość danych – czy to kłopot?

Gdy współpracujesz ze swoim zespołem w jednym pliku Excela, komórki szybko mogą zapełniać się danymi. Dzięki pracy w chmurze masz pewność, że wszystkie dane są od razu widoczne dla innych osób, które mają dostęp do danego pliku. Co jednak w sytuacji, gdy Wasz skoroszyt nieoczekiwanie rozrasta się do ogromnych rozmiarów? Czy nadal będzie on przejrzysty i łatwy w obsłudze?

Jedną z wad Excela, na które często zwracamy uwagę, jest nieco wolniejsze działanie w przypadku dużej ilości informacji zawartych w kolejnych komórkach. Arkusz kalkulacyjny Microsoftu działa podobnie do naszej pamięci. Jeśli masz na głowie zbyt wiele zadań i musisz zapamiętać do tego mnóstwo istotnych informacji, czasami działasz nieco wolniej. Tak samo dzieje się w Excelu! Gdy dostarczysz temu narzędziu bardzo dużo danych, może on potrzebować dłuższego czasu na zapamiętanie i przeanalizowanie ich. Nie zajmuje mu to jednak wieczności – przeważnie już po kilku sekundach możesz cieszyć się poprawnymi obliczeniami czy podsumowaniem informacji zawartych w kolejnych komórkach. To sprawia, że jest on nadal najlepszym wyborem dla osób, które pracują na co dzień z ogromną ilością danych.

Wady i zalety Excela

Nikt nie jest idealny – nawet Excel! Każde narzędzie ma swoje wady i zalety. W przypadku arkusza kalkulacyjnego od Microsoftu śmiało możemy powiedzieć, że jego pozytywne aspekty przeważają nad drobnymi niedogodnościami przy jego użytkowaniu. Niewielkie niedociągnięcia, z którymi borykają się użytkownicy, nie powinny stanowić przeszkody w codziennej pracy z tym narzędziem.

Myślisz o wdrożeniu produktów Microsoft do swojego przedsiębiorstwa? A może chcesz poznać wady i zalety innych narzędzi? Skontaktuj się z nami – chętnie porozmawiamy na ten temat!