Ja nie piszę na książkach. Robię oddzielne notatki i wkładam je między strony, których dotyczą. – Carlos María Domínguez
W codziennej pracy często trafiamy na pytanie co to jest Microsoft OneNote? Mimo że odpowiedź techniczna jest prosta, to sedno jego wartości tkwi w tym, co potrafi zrobić dla naszego zespołu i naszej efektywności. OneNote to cyfrowy notatnik, który zastępuje kartki, zeszyty, luźne pliki Word czy fragmenty e-maili. Dzięki synchronizacji w chmurze i integracji z Microsoft 365 można mieć go zawsze pod ręką – na komputerze, tablecie czy smartfonie.
Cytat przytoczony powyżej trafnie oddaje jego istotę. Notowanie nie musi być przecież chaotyczne! Może być uporządkowane, a zarazem powiązane z treściami, do których się odnosi. Microsoft OneNote daje nam wolność notowania bez grubych zeszytów, za to porządkiem, strukturą i szybkością wyszukiwania.
Microsoft OneNote – co to?
OneNote to aplikacja stworzona przez Microsoft, umożliwiająca tworzenie cyfrowych. Każdy z nich dzieli się na sekcje, a sekcje na kolejne strony, co bardzo przypomina klasyczny zeszyt. Jest jednak pewna różnica – jest on zdecydowanie bardziej elastyczny! W obrębie stron możesz:
● pisać tekst (na klawiaturze lub odręcznie),
● rysować schematy i diagramy,
● wklejać obrazy, fragmenty stron internetowych, pliki i linki,
● nagrywać notatki audio lub dołączać załączniki,
● odręcznie robić adnotacje, które potem mogą być rozpoznane jako tekst.
Notatki są automatycznie zapisywane w chmurze, więc masz do nich dostęp z dowolnego urządzenia. Ułatwia to płynną pracę między biurem a Twoim domem czy trasą do niego. Dodatkowo w środowisku Microsoft 365 OneNote integruje się z Outlookiem, Teams, Wordem i innymi najpopularniejszymi narzędziami. Dzięki temu możesz np. automatycznie importować zadania, przesyłać fragmenty notatek do dokumentów czy udostępniać notesy w ramach zespołu z kontrolą dostępu.
Jak używać OneNote w codziennej pracy?
Maria zarządza kilkoma projektami w agencji konsultingowej. Każdy projekt ma różnych klientów. Co za tym idzie, każdy z nich ma oddzielne spotkania statusowe, notatki czy zadania powiązane z dokumentami. Do tej pory korzystała z Worda, Excel i wielu folderów na Dysku. To prowadziło niestety do chaosu, duplikacji plików i trudności ze śledzeniem zmian.
Po jednym z intensywnych warsztatów związanych z narzędziami Microsoft 365, postanowiła dać szansę niedocenianemu wcześniej OneNote. Utworzyła w nim notes Projekty 2025. Każdy projekt to sekcja, w której zaczęły pojawiać się kolejne pomysły. Na spotkaniach z zespołem Maria używała rysika na tablecie, szkicowała procesy bezpośrednio w OneNote. Gdy klient zadzwonił z komentarzem, wystarczyło dodać notatkę obok szkicu. Przyznasz, że brzmi to jak całkiem wygodny sposób pracy?
W ciągu dnia przenosiła fragmenty tablicy spotkania do arkusza Excel (importując listę zadań), a dokumenty ważne dla zespołu trzymała w tej samej sekcji jako załączniki lub linki do SharePointa. Członkowie zespołu mieli dostęp do odpowiednich sekcji, mogli dopisać uwagi, odnosić się do pomysłów czy poprawiać szkice. Dzięki OneNote Maria zyskała:
● jeden spójny punkt centralny dla dokumentacji projektowej,
● szybkie przechodzenie między notatkami i dokumentami,
● lepszą współpracę w zespole,
● łatwe archiwizowanie wiedzy na przyszłość.
Co zyska Twoja firma?
1. Uporządkowanie i dostępność wiedzy
Zamiast mnóstwa folderów i plików na pulpicie, wszyscy pracownicy mają jednolity system notatek. Wiedza nie będzie już ginąć w gąszczu maili. Każdy notes może być przecież przeszukiwany, także pod kątem zawartości obrazów czy pisma odręcznego.
2. Współpraca w czasie rzeczywistym
Członkowie zespołu mogą edytować ten sam notes równocześnie: dodawać uwagi, komentarze, szkice, poprawki. To eliminuje wersjonowanie plików i zmniejsza ryzyko pomyłek.
3. Lepsza organizacja spotkań i warsztatów
Zamiast robić zdjęcia białej tablicy i później wszystko przepisywać, można od razu notować schematy w OneNote. To szczególnie przydatne w modelach hybrydowych spotkań, gdy część uczestników łączy się zdalnie.
4. Kreatywność i automatyzacja
Dzięki funkcjom rozpoznawania pisma, wbudowanego wyszukiwania i integracji z Copilotem (w Microsoft 365) można automatycznie streszczać notatki, generować pomysły czy przekładać szkice na strukturę tekstową.
5. Bezpieczeństwo i kontrola
OneNote korzysta z zabezpieczeń Microsoft 365: autoryzacja, kontrola dostępu, backup w chmurze. Możesz decydować, kto ma prawo edytować, kto tylko przeglądać, a także ustawiać poziomy dostępu na poziomie notesu, sekcji lub strony.
Czy warto mieć Microsoft OneNote?
Microsoft OneNote to cyfrowy, elastyczny i współpracujący notatnik, który może odmienić sposób, w jaki Twój zespół pracuje nad wiedzą, pomysłami i dokumentami. To narzędzie, które nie tylko pomoże Ci w tworzeniu notatek, ale przede wszystkim usprawni pracę w zespole. Dzięki niemu nie musisz już martwić się o to, czy ważne notatki związane z kluczowym klientem zaginą w gąszczu innych priorytetów. Chcesz wdrożyć to narzędzie w swojej organizacji? Skontaktuj się bezpłatnie z naszym ekspertem!
