Jeżeli zastanawiasz się, jak bezpiecznie przechowywać wirtualne dokumenty w Twojej firmie, chcesz usprawnić ich obieg i rozwiązać powstałe w ramach tego problemy lub znaleźć alternatywę dla serwera, którego aktualnie używasz w tym celu – poniżej znajdziesz porównanie trzech najpopularniejszych platform do przechowywania dokumentów w firmie, które mogą Ci pomóc. Sprawdź wady i zalety Dropbox-a, Google Workspace i Microsoft 365, zapoznaj się z różnicami dzielącymi te aplikacje i wybierz tą, która najlepiej sprosta Twoim wymaganiom. 

Dropbox – czy warto? 

Dropbox to prawdziwy pionier w zakresie współdzielenia dokumentów i przetrzymywania ich w chmurze; jedno z pierwszych rozwiązań, które, wchodząc na rynek lata temu, zyskało ogromną popularność. Od tamtego czasu zmieniło się jednak całkiem sporo. 

• Cena: w tym momencie pakiet biznesowy wynosi od 60 zł za wersję standardową do 330 zł za zaawansowaną. 
• Miejsce w chmurze: 5 TB na użytkownika. 
• Oprócz klasycznych funkcji przechowywania dokumentów w chmurze i zapewnienia 5 TB przestrzeni na użytkownika organizacji (czyli całkiem sporo w porównaniu z pozostałymi omawianymi dziś platform), Dropbox daje także dostęp do wielu innych funkcji, np. tworzenia dokumentów typu Paper (porównywalne do Notion, dodawanie tabel i stockowych zdjęć w ramach współtworzonego dokumentu) czy intuicyjnego tworzenia folderów i podfolderów do przechowywania i katalogowania dokumentów oraz ich udostępniania poszczególnym członkom organizacji. 
• Poza wersją przeglądarkową Dropboxa można także zainstalować jako aplikację dostępną na pulpicie i przeciągać do niego dowolne pliki metodą drag&drop. 
• Pozostałe elementy ułatwiające działanie Twojego biznesu to np. menadżer haseł jako dodatek do przeglądarki internetowej (autouzupełnianie, generowanie bezpiecznych haseł) oraz Dropbox Sign, który pozwala na dodawanie do dokumentów odręcznego podpisu. 

• Warto też zaznaczyć, że poza szeregiem klasycznych rozwiązań dotyczących ustawień edycji czy historii wersji, Dropbox integruje się z Microsoft Office, czyli możesz tworzyć dokumenty officowe bezpośrednio na tej platformie. 

Google Workspace – czy warto? 

Google Workspace to aplikacja, z której zapewne korzystasz w ramach swojej poczty osobistej, czyli Gmail. Platforma ta jednak oferuje także rozwiązanie biznesowe, które dostarcza szeregu dodatkowych opcji niedostępnych w Google Workspace dla celów indywidualnych, np. hosting poczty elektronicznej (możesz dodać własną domenę i hostować pocztę firmową na serwerze Google Workspace). 

• W ramach platformy otrzymujesz dostęp do Docsów, czyli edytowania dokumentów tekstowych online (odpowiednik Worda i Excela w chmurze) i ich udostępniania osobom, które tych aplikacji nie posiadają, Google Forms, czyli tworzenie formularzy i ankiet, chociażby do zbierania informacji od Twoich klientów. Czeka na Ciebie również Jamboard, czyli wirtualna tablica do współpracy, idealna do sesji pracy kreatywnej w salach konferencyjnych, prowadzenia burzy mózgów czy rozrysowywania elementów projektu. 

• Miejsce w chmurze umożliwia tworzenie folderów i podfolderów, a jako administrator masz możliwość decydowania, do jakich aplikacji mają dostęp poszczególni współpracownicy. Nie jest to rozwiązanie w pełni intuicyjne, ale, w porównaniu z innymi platformami, Google bezsprzecznie idzie o krok dalej, jeśli chodzi o możliwości personalizacji uprawnień użytkowników. 
• W Google Workspace znajdziesz także Google Meets, czyli program do odbywania spotkań online za pomocą kamery i mikrofonu oraz możliwość dodawania ich do kalendarza Google – ten także może być współdzielony z innymi użytkownikami. Dostępna jest również opcja czatu, odpowiednika Slacka. 
• Google Workspace w planie Business Starter daje 30 GB przestrzeni na użytkownika (27 zł miesięcznie za użytkownika), 2 TB wspólnego miejsca na każdego użytkownika w planie Business Standard (54 zł miesięcznie za użytkownika) oraz 5 TB w Business Plus (81 zł). 

Microsoft 365 – czy warto? 

Za Microsoft 365 w podstawowym planie zapłacisz około 25 zł miesięcznie. W ramach tego planu otrzymasz dostęp do wszystkich aplikacji Office online, w wersji przeglądarkowej (Word, Excel, PowerPoint), a także OneDrive w planie pierwszym, czyli 1 TB miejsca w chmurze do wykorzystania na Twoje pliki i dokumenty.  

• Na użytkowników czeka także Microsoft SharePoint, w przeciwieństwie do bardziej prywatnego OneDrive jest to niejako magazyn ogólnofirmowy, czyli ekosystem, w którym możesz tworzyć podstrony i przestrzeń dla konkretnych działów Twojej firmy i tam przechowywać właściwe dla nich dokumenty. Tu masz do dyspozycji dodatkowy 1 TB miejsca w chmurze dla całej firmy. 
• Dostępny jest także Microsoft Forms służący do tworzenia ankiet i zbierania danych od klientów czy kontrahentów (odpowiednik Google Forms) oraz aplikacja Sway idealna do tworzenia interaktywnych prezentacji i raportów w formie storytellingu. 
• Microsoft 365 oferuje również inne funkcje, które mają poprawić działanie Twojego biznesu, np. hosting poczty elektronicznej (Exchange, 50 GB), Microsoft Bookings służący do umawiania spotkań (możesz go dodać np. na swojej stronie internetowej lub w stopce e-mail, by klienci umawiali sami spotkania zgodnie z Twoim kalendarzem i bez wchodzenia w bezpośrednie interakcje) oraz Power Automate, który umożliwia automatyzowanie pewnych działań i procesów w zakresie Twojej pracy i kontaktu z klientami bądź współpracownikami. O tym, jak działa Power Automate, przeczytasz więcej tutaj.

Tutoriale, triki i pomocne rady w użytkowanie aplikacji Microsoft 365 znajdziesz tutaj. 

Dropbox, Google Workspace czy Microsoft 365 – co będzie najlepsze dla mojego biznesu? 

To zależy 🙂 W zależności od tego, jakie są potrzeby Twojej firmy i jakie masz priorytety, wybierzesz inną platformę do przechowywania lub obiegu dokumentów i kontaktu między współpracownikami. Oczywiście, między tymi rozwiązaniami są pewne podobieństwa, np. podwójna autentykacja (każda platforma oferuje wysokie bezpieczeństwo), a w kwestii przetwarzania danych osobowych są one przechowywane na terenie Unii Europejskiej, wszędzie obowiązuje RODO. We wszystkich aplikacjach możesz edytować dokumenty, chociaż w każdej będzie to wyglądało nieco inaczej – dana oferta może więc spełniać oczekiwania, albo irytować (osobiście nie przepadam na interfejsem Google).  

Jeśli poszukujesz dla swojego biznesu czegoś, co skupi się na automatyzowaniu działań – odpowiedzią będzie Dropbox lub Microsoft 365. Jeżeli jednak chcesz stworzyć pewnego rodzaju ekosystem dla swojej firmy, to najlepiej sprawdzą się Google Workspace lub Microsoft 365 (tam otrzymasz hosting poczty). 

Polecam przetestować różne rozwiązania i sprawdzić, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. 

Jeśli masz dodatkowe pytania, napisz do nas. 

________________________________________________________________________________________________________________

Wolisz wideo? Sprawdź nasz film.