Długie kolejki, zniecierpliwieni urzędnicy, nieprzyjemna atmosfera… Dokładnie z tym wszystkim najczęściej kojarzy się wizyta w urzędzie. Brak sprawnej obsługi spowodowanej sposobem pracy rodem z ubiegłego stulecia sprawia, że spora część osób na myśl o wizycie w instytucji publicznej czuje przerażający niepokój. Czy można zmienić to nastawienie i wprowadzić urzędy w system pracy XXI wieku?
Usprawnienie obsługi kolejnych spraw nieodłącznie związane jest z cyfryzacją przedsiębiorstw. Dzięki rozwiązaniom chmurowym czy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, wiele firm zyskuje nową jakość i tempo realizacji kolejnych projektów. Zastanów się przez chwilę – czy właśnie takich metod nie można wprowadzić w Twoim urzędzie?
Przyspiesz wymianę informacji
Lawina pytań od interesantów, tona wniosków, które omyłkowo trafiły do Twojego działu, albo szkolenie nowego pracownika, który nie do końca rozumie jeszcze wszystkie procedury. Tak właśnie może wyglądać typowy dzień pracy w polskim urzędzie. Bez odpowiedniego systemu, który usprawni przekazywanie kolejnych informacji, praca nie może być płynna. Bieganie pomiędzy pokojami znajdującymi się na różnych piętrach zajmuje przecież sporo cennego czasu. Większość spraw pomiędzy współpracownikami, które obecnie muszą być załatwiane w ten sposób, można z powodzeniem przenieść do świata cyfrowego.
Dzięki wykorzystaniu OneDrive, czyli chmury od Microosftu, możesz znacznie przyspieszyć swoją pracę. Wspólne edytowanie dokumentu w czasie rzeczywistym czy tworzenie prezentacji dla nowego pracownika to tylko podstawowe udogodnienia, które daje przeniesienie pracy do cyfrowej chmury. Skończ z bieganiną pomiędzy pokojami i marnowaniem czasu! OneDrive to bezpieczne narzędzie, w którym możesz bez przeszkód pracować z innymi osobami. Dzięki licznym zabezpieczeniom, takim jak silne hasła czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe, nie musisz już martwić się o bezpieczeństwo danych interesantów. Ochrona danych jest dla Microsoftu priorytetem – właśnie dzięki temu jego cyfrowe narzędzia idealnie wpasowują się do specyfiki pracy w urzędach.
Wymiana informacji to nie tylko współpraca na różnego rodzaju plikach. To także komunikacja pomiędzy współpracownikami. Dzięki zastosowaniu takich narzędzi jak Microsoft Teams, możesz bez przeszkód wysyłać wiadomości czy inicjować rozmowy ze współpracownikami z drugiego końca urzędu. Teraz sprawę, którą wcześniej załatwiałeś przez kilkanaście minut, możesz zakończyć w kilka chwil!
Jak dzielić się dokumentami?
Ochrona ważnych dokumentów jest jednym z najważniejszych aspektów pracy urzędnika. Gdy wiesz już, że dzięki chmurze Microsoftu nie musisz obawiać się o bezpieczeństwo plików, kolejnym wyzwaniem staje się sposób w jaki możesz dzielić się pismami z innymi współpracownikami. Możesz co prawda wysyłać je mailowo, ale ryzykujesz tym, że wiadomość wpadnie do spamu u odbiorcy lub zostanie zwyczajnie przeoczona. Późniejsze poszukiwanie takich dokumentów w skrzynce również nie jest prostym zadaniem. Czy istnieje zatem sposób na to, by udostępniać pliki z jednego miejsca i mieć do nich później swobodny dostęp?
Rozwiązaniem tego wyzwania staje się SharePoint – wirtualne miejsce do przechowywania danych i plików. W tej cyfrowej przestrzeni możesz tworzyć witryny, które pomogą Ci nie tylko w konkretny sposób uporządkować dane, ale przede wszystkim dadzą możliwość swobodnego i wygodnego przeglądania ich w każdym czasie i miejscu. Przechowywanie i udostępnianie dokumentów przy wykorzystaniu SharePointa pozwala na niezwykle szybkie przekazywanie plików do innych osób. To spora oszczędność czasu oraz papieru (a co za tym idzie – również kosztów).
Nie musisz już biegać z pokoju do pokoju z dokumentami w ręku w poszukiwaniu osoby odpowiedzialnej za daną czynność. Wystarczy, że udostępnisz jej plik lub folder przez SharePoint. Dla ułatwienia i jeszcze większego usprawnienia tego procesu, możecie włączyć alerty dla udostępnionych plików. Dzięki temu będziecie otrzymywać powiadomienia za każdym razem, gdy we wspólnej przestrzeni SharePointa pojawi się nowy dokument. To znakomity sposób na to, by nikt nie przeoczył ważnych informacji czy zadań związanych z kolejnymi pismami.
Tak jak w przypadku chmury, również SharePoint posiada ogrom zabezpieczeń, których wymaga praca w urzędzie. Najważniejszym z nich jest kontrola uprawnień, która pozwala na udzielenie dostępu do konkretnych materiałów tylko ograniczonej liczbie osób. Dzięki temu zawsze będziesz miał pewność, że Twoje pliki są starannie zabezpieczone i nikt niepowołany nie będzie mógł się do nich dostać.
Czy praca w urzędzie może być łatwiejsza?
Praca w urzędzie może stać się nieco łatwiejsza i z pewnością zdecydowanie szybsza, jeśli wykorzystasz do niej odpowiednio dopasowane narzędzia. To idealny moment na to, żeby zaufać sile cyfrowej rewolucji i pozwolić urzędnikom w prosty sposób przyspieszyć wykonywanie podstawowych czynności. Wysoki poziom zabezpieczeń w rozwiązaniach proponowanych przez Microsoft pozwala na zachowanie spokoju podczas pracy z wrażliwymi danymi interesantów. Warto rozważyć wdrożenie do urzędów narzędzi, które znacznie podniosą komfort wykonywanej pracy bez uszczerbku na jej jakości.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Microsoft może ułatwić Twoją pracę urzędnika, wystarczy, że napiszesz do nas wiadomość. Nasi eksperci chętnie pokażą Ci, jak w prosty sposób usprawnić codzienne czynności i pomóc interesantom w szybkim załatwieniu ich spraw. Nie czekaj – liczy się każdy dzień!
