Bezpieczne przechowywanie dokumentów jest nie tylko obowiązkiem, ale i priorytetem, który chroni zarówno Twoje interesy, jak i poufność informacji klientów. Po przejściu procesu cyfryzacji należy podjąć odpowiednie kroki, które zapewnią bezpieczeństwo Twoim plikom. Zabezpieczenie firmowych danych to proces wymagający ciągłej uwagi i aktualizacji metod ochrony, aby nadążyć za szybko zmieniającym się środowiskiem cyfrowym.
Wybór odpowiednich narzędzi i strategii bezpieczeństwa powinien być przemyślany i dostosowany do specyfiki Twojej działalności oraz rodzaju danych, które są przetwarzane i przechowywane w Twojej firmie. Zapewnienie bezpieczeństwa danych to nie tylko obowiązek prawny, ale i krok ku budowaniu zaufania klientów oraz zapewnienia stabilności działalności Twojego przedsiębiorstwa.
Bezpieczeństwo rozwiązań chmurowych
Przechowywanie dokumentów w chmurze to temat, który budzi wiele pytań, zwłaszcza tych związanych z bezpieczeństwem. Czy są jednak one uzasadnione? Chociaż technologia chmury jest uważana za bezpieczną, istnieje ryzyko, że przechowywane w niej pliki mogą stać się celem ataków cybernetycznych lub wycieku danych. Dlatego ważne jest zrozumienie, czy stosowane przez Ciebie środki bezpieczeństwa odpowiadają Twoim potrzebom w zakresie ochrony danych.
Jako użytkownik portali społecznościowych, często spotykasz się z zaleceniami dotyczącymi zabezpieczania konta przez uwierzytelnianie dwuetapowe. Dlaczego więc nie zastosować tej samej metody do przechowywania dokumentów w chmurze? W przypadku chmury Microsoft OneDrive, po wpisaniu hasła, otrzymujesz jednorazowy kod na swój e-mail, numer telefonu lub przez specjalną aplikację. Ten kod jest wymagany przy każdej próbie logowania. To znacząco zwiększa bezpieczeństwo Twoich dokumentów. To proste rozwiązanie może znacznie zmniejszyć ryzyko nieautoryzowanego dostępu do Twoich cennych danych.
Dodatkowo OneDrive zapewnia wsparcie w bezpieczeństwie plików z którymi chcesz się podzielić. Pomyśl o sytuacji, w której chcesz podzielić się z zespołem zdjęciami z waszego ostatniego wyjazdu integracyjnego. Jak zawsze wrzucasz je do swojej chmury Microsoft OneDrive, jednak tym razem chcesz, żeby dostęp do nich był ograniczony czasowo – za niedługo wstawisz tam jeszcze swoje prywatne zdjęcia, których nie chcesz by widzieli współpracownicy. Dzięki opcji wygasania linku w ustawieniach bezpieczeństwa, możesz sprawić, że dostęp do tych zdjęć będzie możliwy tylko przez określony okres. Po tym terminie link automatycznie przestanie działać. To sprawia, że Twoje zdjęcia pozostają bezpieczne i dostępne tylko dla wybranych osób przez czas, który sam ustalisz.
Jak zabezpieczyć dokumenty w Word, Power Point i w Outlook?
W naszym zespole funkcja zabezpieczania dokumentów w Wordzie jest jednym z kluczowych aspektów bezpieczeństwa plików zawierających dane klientów. Używając funkcji „Poufność”, możemy ograniczyć dostęp do plików tylko do konkretnych zespołów, stanowisk czy osób. Dzięki tej funkcji, dokument jest zabezpieczony tak, że osoba z adresem e-mail spoza naszej firmy (czyli z inną końcówką niż zarezerwowana dla naszego przedsiębiorstwa) nie jest w stanie odczytać zaszyfrowanego pliku. Jest to niezwykle cenne w ochronie najważniejszych danych przed dostępem osób trzecich.
Pamiętaj jednak, że rozwiązanie związane z poufnością to nie jedyna opcja związana z bezpieczeństwem, którą oferuje Microsoft Word. Jeśli wysyłasz pliki poza swoją firmę, na przykład do klienta, zabezpieczenie poprzez poufność może nie być wystarczające. W takich przypadkach możesz skorzystać z opcji znaku wodnego. To świetne rozwiązanie, które pozwoli Ci na zabezpieczenie informacji zawartych w dokumencie. Dzięki znakom wodnym z dodatkowymi zabezpieczeniami (np. braku możliwości edycji) chronisz swoje know-how i czujesz się pewniej wysyłając swoje dane osobom trzecim.
Zabezpieczenia plików w Word stanowią ważny element ogólnego bezpieczeństwa danych – zarówno Twoich, jak i Twoich klientów. Przy odpowiednim zabezpieczeniu dokumentów masz pewność, że wszystkie informacje w nich zawarte są chronione i nie zostaną upublicznione. Podobne zabezpieczenia możesz odnaleźć w Outlooku lub Power Poincie. Dzięki nim, pliki które udostępnisz są chronione z zachowaniem najwyższych standardów.
Bezpieczne przechowywanie i wysyłanie dokumentów
Najłatwiejszym sposobem na przechowywanie cyfrowych dokumentów jest wrzucenie ich do SharePoint. Jest to rozwiązanie, które znacząco ułatwia zarządzanie plikami. Kluczowe jest jednak zapewnienie im odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Co zrobić, aby pliki które przechowujesz w SharePoint były naprawdę bezpieczne? Odpowiednia konfiguracja uprawnień dostępu do folderów i dokumentów to pierwszy krok do ochrony przed nieautoryzowanym dostępem i wyciekiem danych. Odpowiednie zarządzanie uprawnieniami i regularne przeglądy bezpieczeństwa są niezbędne do utrzymania wysokiego poziomu ochrony przechowywanych w SharePoint dokumentów.
Jeśli Twoja firma przeszła już proces cyfryzacji, z pewnością zastanawiasz się, jak bezpiecznie przechowywać wszystkie swoje dokumenty. Nie chcesz narazić siebie ani swojej firmy na wyciek wrażliwych danych. W takim przypadku, warto przyjrzeć się rozwiązaniom bezpieczeństwa, które oferuje SharePoint. Dzięki temu narzędziu możesz na przykład udostępniać foldery z najważniejszymi plikami tylko wybranym osobom – na przykład współpracownikom pracującym nad tym samym projektem. Taka selektywność w dostępie do dokumentów jest efektywnym sposobem na ich ochronę, pomagając unikać ryzyka wycieku danych.
Wybierz odpowiednie narzędzia!
Bezpieczeństwo danych i dokumentów to kluczowy aspekt w działalności firmy. Odpowiedni dobór narzędzi do przechowywania dokumentów jest niezbędny, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno Twoje, jak i Twoich klientów. Pamiętaj, że dzięki temu nie tylko chronisz dane przed nieautoryzowanym dostępem, ale również budujesz zaufanie klientów.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat narzędzi, które będą najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb w zakresie przechowywania dokumentów, warto skonsultować się z ekspertem.
