Rozwój jest naturalną częścią każdego przedsiębiorstwa. Zmiany i dostosowywanie się do otaczającej nas rzeczywistości stanowią integralną część dynamicznych przeobrażeń współczesnego biznesu. Żeby nie zostać w tyle i dostosować się do wymagań obecnego rynku, musisz pamiętać o dopasowaniu narzędzi do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Usprawnianie niektórych procesów czy też ich automatyzacja nie będzie możliwa, jeśli nadal będziesz chciał korzystać z nieco starszych narzędzi.
Twoja firma powinna dostosować się do wymagań współczesnego klienta. Również Twoi współpracownicy, by nie odstawać od konkurencji, będą potrzebowali coraz to nowych rozwiązań. Nie wszystkie z nich będą jednak oczywiste! Microsoft wyszedł na przeciw potrzebom swoich klientów i wprowadził na rynek nieco zmienione wersje swoich narzędzi biurowych. Jak myślisz – czy odnowiony Outlook sprosta wymaganiom pracy biurowej na miarę 2024 roku? Przekonajmy się!
Krok w stronę nowoczesności
Stary i nowy Outlook najlepiej zacząć porównywać od tego, co od razu rzuca się w oczy, czyli interfejsu użytkownika. W nowym Outlooku już na samym początku możemy spotkać się z bardziej minimalistycznym designem. Stary Outlook miał bardziej złożony i mniej przejrzysty układ, z wieloma ikonami i przyciskami, które mogły sprawiać wrażenie zatłoczenia tej przestrzeni. Widok w nowej wersji tego kultowego narzędzia Microsoftu wydawać się zatem może nieco bardziej nowoczesny i dostosowany do potrzeb współczesnego użytkownika.
Na sporą dawkę uwagi zasługuje również sposób integracji nowego Outlooka z innymi narzędziami od Microsoftu. Jeśli zaczniesz korzystać z nowej wersji poczty elektronicznej, szybko zauważysz, że zsynchronizowanie jej z SharePointem czy Teamsem jest znacznie bardziej intuicyjna. To zdecydowanie spore ułatwienie dla osób, które cenią sobie prostotę korzystania z narzędzi do pracy – łatwa integracja narzędzi w przyszłości może podnieść poziom satysfakcji z ich wykorzystania podczas pracy.
Gdy mówimy o nowoczesności, nie sposób nie wspomnieć też o zmianach, które zaszły w dobrze znanym Ci kalendarzu czy powiadomieniach w Outlooku. Nowa wersja tego narzędzia posiada bardziej zaawansowane opcje zarządzania kalendarzem, takie jak inteligentne sugestie spotkań i integracja z kalendarzami zewnętrznymi. Widok kalendarza jest bardziej przejrzysty i łatwiejszy do dostosowania w porównaniu do starej wersji. Z kolei w przypadku powiadomień, nowy Outlook oferuje bardziej zaawansowane opcje, które można dostosować według potrzeb użytkownika. Powiadomienia są bardziej precyzyjne i mniej inwazyjne niż w starej wersji, co pozwala na lepsze zarządzanie czasem i zadaniami.
Co z bezpieczeństwem?
Nikt z nas nie musi udowadniać tego, jak ważne jest bezpieczeństwo danych. We współczesnym, cyfrowym świecie temat ten jest niezwykle często poruszany. Niemal z każdej strony otaczani jesteśmy informacjami na temat tego, jak odpowiednio zabezpieczać dokumenty przed cyberprzestępcami. Czy nowy Outlook również sobie z tym poradzi?
Na uwagę zasługuje fakt, że nowa wersja poczty elektronicznej od Microsoftu oferuje lepsze mechanizmy wykrywania i blokowania spamu oraz prób phishingu. Stary Outlook miał nieco mniej skuteczne filtry w tym zakresie. To niezwykle istotna kwestia – cyberprzestępcy ciągle przecież udoskonalają swoje techniki przechwytywania danych. Jeśli chcesz zapewnić swojej firmie najnowocześniejsze rozwiązania w zakresie ochrony dokumentów, nowy Outlook będzie zdecydowanie najlepszym do tego narzędziem. To narzędzie regularnie otrzymuje aktualizacje i poprawki dotyczące bezpieczeństwa, co pomaga w ochronie przed najnowszymi zagrożeniami. Stary Outlook nie był tak często aktualizowany pod kątem bezpieczeństwa.
Cyberbezpieczeństwo nieodłącznie powiązane jest również z szyfrowaniem logowania. Na tym polu nowa wersja poczty również wypada nieco lepiej. Nowy Outlook wspiera bardziej zaawansowane metody uwierzytelniania, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), co zwiększa ochronę dostępu do konta. Warto zaznaczyć tu, że starsza wersja tego narzędzia nie oferowała tak szerokiego wsparcia dla nowoczesnych metod uwierzytelniania.
Widok dostosowany do Ciebie!
Nadal nie jesteś przekonany do tego, czy to stary czy nowy Outlook jest dla Ciebie? Nic straconego! Ostatnią, choć nie najmniej istotną cechą tego narzędzia jest możliwość jego szczegółowej personalizacji. W nowym Outlooku możesz bez przeszkód dostosowywać motywy do swojego nastroju, czy dopasować widok skrzynki do indywidualnych potrzeb. Choć ten argument początkowo może wydawać się nieco banalny, ma on swoje głębsze zastosowanie.
Pomyśl o sytuacji, w której za oknem panuje typowo polska, jesienna pogoda. Deszcz zalewa parapet Twojego biura kolejny dzień z rzędu, a Ty marzysz już tylko o tym, by choć na chwile zobaczyć słońce. Niestety prognozy nie pozostawiają złudzeń – kolejne dni wyglądać mają dokładnie tak samo. Żeby jednak poprawić sobie nieco humor, możesz szybko spersonalizować wygląd swojej skrzynki. Od teraz, za każdym razem gdy będziesz odczytywał wiadomość, Twoim oczom ukaże się widok słonecznej plaży, która przypomni Ci o minionych wakacjach. Dzięki temu chociaż na chwilę oderwiesz się od naprawdę szarej i smutnej rzeczywistości. Taka sytuacja może wpłynąć pozytywnie nie tylko na Twoje samopoczucie, ale również na efektywność wykonywanych przez Ciebie zadań. Warto spróbować tego rozwiązania w Twojej firmie!
Stary czy nowy Outlook?
Współczesny biznes nie pozwala nam stawiać kroków w tył. Rozwój jest przecież jego niezbędnym elementem. Twoje narzędzia, tak jak i Twoja firma, nie mogą ciągle stać w miejscu. Warto rozważyć zatem wdrożenie nieco nowszych i dostosowanych do współczesnych realiów rozwiązań.
Jeśli nadal zastanawiasz się nad wyborem najlepszych narzędzi dla swojego przedsiębiorstwa, koniecznie skontaktuj się z nami. Wraz z moim zespołem chętnie udzielę Ci niezbędnych wskazówek i pokażę, które rozwiązania mogą pomóc Twojej firmie w codziennej pracy.
