W Excelu można się zakochać, albo go znienawidzić. Wszystko zależy od tego, co próbujesz z niego wycisnąć. Doskonale wie o tym Michał, specjalista od danych w pewnej firmie. Przez długi czas utożsamiał się z tą drugą grupą, która nie do końca znała potęgę arkusza kalkulacyjnego od Microsoftu. Codziennie grzebał w setkach wierszy i kolumn, próbując znaleźć sens w liczbach. Czuł się jak detektyw bez lupy i mapy – same cyfry, zero kontekstu. Trafił jednak w końcu na funkcję, które zmieniło jego podejście do analizy danych. Była nią tabela przestawna. Jak wpłynęło to na jego pracę? Przekonajmy się!

Jak ujarzmić chaos?

Tabele przestawne w Excelu to jedno z najbardziej praktycznych narzędzi, jakie kiedykolwiek wymyślono i wdrożono do tego narzędzia. Dają możliwość porządkowania i analizowania ogromnych ilości danych w zaledwie kilka kliknięć. Robią to bez żadnych formuł czy bólu głowy użytkownika.

Jak ich działanie wygląda praktyce? Masz jakieś dane, na przykład listę transakcji z całego roku. Excel może je automatycznie pogrupować według miesiąca, produktu, regionu, sprzedawcy – i pokazać Ci podsumowanie. Ile sprzedał każdy handlowiec w danym kwartale? Dowiesz się tego z nowej tabeli! Jak zmieniały się wyniki między województwami? W kilka sekund sprawdzisz to dzięki tej niezastąpionej funkcji.

Jak korzystać z tabeli przestawnych w Excelu?

Michał, o którym już wcześniej wspomnieliśmy, zaczynał od podstaw. Otworzył arkusz, zaznaczył dane i kliknął „Wstaw”, a potem „Tabela przestawna”. Pojawiło się okno z pytaniem, gdzie ją umieścić – wybrał więc nowy arkusz, bo chciał mieć porządek w swoich danych. Z boku pojawił się panel. Tam przeciągnął „Region” do kolumn, „Produkt” do wierszy, a „Sprzedaż” do wartości. Efekt? W mniej niż minutę miał na ekranie elegancką tabelę, pokazującą kto, gdzie i ile sprzedał. Dzięki temu prostemu trickowi zaoszczędził mnóstwo czasu, który wcześniej poświęcał na liczenie, sumowanie czy filtrowanie kolejnych kolumn w innych tabelach. To było niczym podróż w czasie – dzięki tabelom przestawnym przeniósł się do nowoczesnego świata, w którym Excel jest ułatwieniem pracy, a nie jej utrudnieniem.

Co można z tym zrobić?

Tabele przestawne to nie tylko szybkie podsumowania. Z czasem Michał odkrył więcej możliwości ej znakomitej funkcji.

●   Grupowanie danych – np. daty po miesiącach albo przedziały wiekowe.
●   Slicery (czyli przyciski do filtrowania) – klik i widzisz tylko to, co chcesz.
●   Kalkulowane pola – Excel sam liczy zyski, marże, różnice.

Dzięki temu mógł tworzyć interaktywne raporty, które nie tylko wyglądały profesjonalnie, ale też dawały realny wgląd w dane. Zarówno jego szef, jak i koledzy byli z tego niezwykle zadowoleni. W końcu nie zawsze ktoś znajduje sposób na to, by odmienić podejście do Excela niemal w całej firmie!

Zaufaj sile Excela

Zastanawiasz się, co Michał zyskał dzięki tabelom przestawnym? Przede wszystkim czas i spokój. Mężczyzna nie musiał już godzinami bawić się w ręczne sortowanie i kopiowanie danych. Tabele przestawne zrobiły to za niego! Dzięki nim miał czas na analizę, a nie tylko na obrabianie danych. Jego pliki przestały wyglądać jak przypadkowa układanka, a zaczęły przypominać solidne raporty. Nawet ci, którzy wcześniej bali się Excela, chcieli wiedzieć, jak to zrobił.

Tabele przestawne nie są przeznaczone jedynie dla księgowych czy ludzi z działu controllingu. Sprawdzą się one wszędzie tam, gdzie do czynienia mamy z danymi – w marketingu, HR, logistyce czy sprzedaży. W każdej firmie znajdą swoje niepowtarzalne zastosowanie. Nawet jeśli na co dzień nie zajmujesz się analizą – kiedy raz je poznasz, zaczniesz się zastanawiać, jak wcześniej bez nich żyłeś.

Zanim zrobisz swoją pierwszą tabelę…

Tabele przestawne to jedno z tych narzędzi Excela, które naprawdę warto znać. Nie dlatego, że wypada – tylko dlatego, że potrafią zaoszczędzić godziny pracy i dać lepszy wgląd w dane niż dziesięć różnych formuł razem wziętych.

Nie musisz być Michałem, żeby z nich korzystać. Już dziś możesz  Excel nie gryzie. Już dziś możesz skontaktować się z ekspertem Alterity i wdrożyć to rozwiązanie do swojego przedsiębiorstwa. Nie czekaj, aż będzie za późno – ułatw swoim pracownikom wykonywanie służbowych obowiązków już dziś!