Słyszałeś kiedyś o tym, że 80% rezultatów zawdzięczamy jedynie 20% nakładu pracy? To właśnie zasada pareto! Wprowadzenie tego rozwiązania w Twojej organizacji może przynieść wiele korzyści. Od szybszego rozdzielania pracy, po efektywne ustalanie priorytetów – to właśnie na tych płaszczyznach reguła 80/20 może stać się niezastąpiona!
Identyfikacja oraz skupienie się na najważniejszych zadaniach mogą stać się kluczem do osiągnięcia sukcesu i jeszcze szybszego rozwoju przedsiębiorstwa. Jeśli masz wrażenie, że wdrożyłeś już niemal wszystkie rozwiązania, które mogły pomóc Twojej firmie w rozwoju, a nadal stoisz w miejscu, zdecydowanie powinieneś zainteresować się zasadą pareto. Jak zatem wprowadzić ją w Twojej organizacji?
Ustal priorytety
Nie ulega wątpliwości, że podstawowym czynnikiem determinującym zmiany w Twojej firmie jest ustalenie najważniejszych priorytetów. Usiądź spokojnie i zastanów się – czy Twoi współpracownicy powinni od dzisiaj poświęcać więcej czasu na rozwój kanałów w mediach społecznościowych? A może uważasz, że ważniejszy jest bezpośredni, telefoniczny kontakt z klientem? Samodzielne wykonanie tego zadania może stać się niezwykle trudne. Warto skorzystać przy tym z pomocy swojego zespołu.
Zmiany w firmie najlepiej wprowadzać stopniowo i w porozumieniu z jej pracownikami. Jeśli chcesz efektywnie wprowadzić regułę 80/20, warto zorganizować krótkie spotkanie ze wszystkimi współpracownikami na ten temat. Do tego zadania świetnie sprawdzi się Microsoft Teams. Nie tylko pozwoli Ci na zorganizowanie meetingu z dowolnego miejsca na świecie, ale również ułatwi znalezienie dogodnego dla wszystkich terminu. Dzięki synchronizacji kalendarzy nie musisz poświęcać czasu na dogadywanie szczegółów związanych z dokładną datą spotkania. Wystarczy, że w kalendarzu sprawdzisz dostępność swoich współpracowników i wybierzesz termin, który dla wszystkich będzie wolny. To szybka i przyjemna czynność – narzędzie samodzielnie podpowie Ci, o jakiej porze najlepiej zorganizować spotkanie w wybranym gronie.
Zmiany w systemie działania firmy najlepiej zacząć od otwartych rozmów. Nie wprowadzaj niczego bez konsultacji z pracownikami – w końcu Twoje decyzje mają ogromny wpływ na ich pracę!
Zdefiniuj najważniejsze obszary
Pewnego ciepłego dnia jak zawsze zaparzyłeś rano kubek ulubionej kawy i zacząłeś przeglądać Internet w poszukiwaniu różnego rodzaju informacji. Pośród kolejnych artykułów o dobrym samopoczuciu czy utrzymaniu pozytywnych relacji w firmowym zespole, natknąłeś się na informacje o regule 80/20. Początkowo sceptycznie podchodziłeś do tego typu nowinek, jednak po jakimś czasie stwierdziłeś, że warto wdrożyć to w swojej firmie. Podczas rozmowy z zespołem próbowałeś zrealizować swój pomysł na to, by wprowadzić zasada pareto niemal w każdym możliwym projekcie. Chociaż pozornie wydawało się to dobre, Twoi współpracownicy szybko pokazali Ci, że nie jest to do końca dobry pomysł.
Reguła 80/20 zakłada przede wszystkim skupienie się na kluczowych aspektach działalności. To właśnie im powinno poświęcać się najwięcej czasu i uwagi. Zdefiniowanie najważniejszych obszarów i skupienie na nich uwagi całego zespołu może pozytywnie wpłynąć na rozwój Twojego przedsiębiorstwa. Gdy ustalicie już, które obszary powinny zostać najbardziej zaopiekowane, warto rozpisać sobie plan działania. Do tego zadania świetnie sprawdzi się Microsoft Planner – narzędzie pozwalające na doglądanie procesu realizacji projektów.
Z pomocą Plannera możesz wraz ze swoim zespołem stworzyć listę zadań, która pomoże Wam skupić się na najważniejszych firmowych priorytetach. Pamiętaj o tym, że zasada pareto mówi, że 80% Twojego sukcesu osiągniesz poprzez 20% działań. Nie twórz zatem zbyt rozbudowanych projektów! Skup się w nich na kluczowych elementach, które pozwolą Ci na efektywne dokończenie zaplanowanego przedsięwzięcia.
Wprowadź pareto do swojego przedsiębiorstwa!
Gdy wiem już, co to jest pareto, możesz podjąć próbę wprowadzenia tej zasady do swojej firmy. Wdrażanie tego rozwiązania warto oprzeć na rozmowach – w końcu to Twoi współpracownicy każdego dnia mierzą się z wykonywaniem kolejnych projektów. Zaufaj im i idź za ich głosem! Taka współpraca może przynieść Wam wiele korzyści.
Nie wiesz, które z posiadanych narzędzi możesz jeszcze wykorzystać do wdrożenia reguły 80/20, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci chętnie pokażą Ci, w jaki sposób możesz podnieść wydajność swojej firmy przy zastosowaniu zasady pareto.
