Automatyzacja procesów biurowych staje się nieodłącznym elementem rozwoju firmy. W obecnych czasach, gdy technologia rozwija się w każdym sektorze, nie możesz pozwolić sobie na pozostanie w tyle. Wielu mniejszych przedsiębiorców zakłada, że automatyzacja niezbędna jest jedynie w wielkich korporacjach. To jednak duży błąd – nawet w małej firmie możesz efektywnie wdrożyć automatyzację, która ułatwi i przyspieszy żmudne procesy biurowe. 

Niezależnie od rozmiaru i specyfiki działalności, istnieją narzędzia i rozwiązania, które mogą znacząco usprawnić Twoje procesy biznesowe. Dowiedz się, w jaki sposób inwestycja w odpowiednie technologie może przynieść wymierne korzyści dla Twojej firmy i pomóc Ci nadążyć za dynamicznie zmieniającym się rynkiem. 

Automatyzacja – sposób na efektywność 

Microsoft SharePoint jest świetnym przykładem narzędzia, które umożliwia efektywne wdrożenie automatyzacji nawet w nieco mniejszym przedsiębiorstwie. Dzięki SharePoint masz ciągły dostęp do przechowywanych w nim plików, co jest nieocenioną zaletą w dynamicznym środowisku biznesowym. Co więcej, narzędzie to zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa nawet dla Twoich najbardziej poufnych dokumentów. To niezbędne w dobie bardzo zaawansowanych regulacji związanych z ochroną danych osobowych.  

Beata prowadzi firmę i od jakiegoś korzysta z SharePoint. Jej zespół, dzięki temu narzędziu, może szybko i bezpiecznie dzielić się plikami. Początkowo, po każdym wrzuceniu pliku na SharePoint, informowali się nawzajem na czacie w Teams. Jednak ta praktyka szybko się rozsypała – pracownicy przy natłoku innych obowiązków przestali wysyłać takie informacje. Beata, zastanawiając się nad rozwiązaniem tego problemu, wpadła na pomysł automatyzacji tego procesu, poprzez ustawienie alertów w SharePoint. Teraz każda zmiana pliku jest automatycznie sygnalizowana poprzez e-mail do zainteresowanych pracowników, co znacznie usprawniło komunikację i organizację pracy w jej firmie. 

Proces automatyzacji SharePointa, jak widać na przykładzie firmy Beaty, nie jest trudny. Nie potrzebujesz specjalnych umiejętności czy usług, aby zacząć wykorzystywać taką automatyzację w swojej firmie. Dzięki powiadomieniom w SharePoint możesz znacznie uprościć współpracę, co przekłada się na większą efektywność i lepsze zarządzanie czasem pracy.  

Warto też zaznaczyć, że samo zautomatyzowanie procesu korzystania ze SharePoint jest intuicyjne i proste. Automatyzacja procesów biurowych w ten sposób nie tylko ułatwia pracę, ale także pozwala na lepsze zarządzanie zasobami i informacjami w Twojej firmie. Dzięki temu masz pewność, że żaden ważny dokument lub informacja nie zostanie przeoczona, a komunikacja w zespole staje się bardziej efektywna. 

Nowy wymiar korespondencji 

Automatyzacja w Microsoft Outlook może wykraczać poza standardowe zastosowania, jakimi jest wysyłanie maili. W wielu firmach to narzędzie używane jest głównie do kontaktu ze współpracownikami i klientami. Zwróć jednak uwagę na to, że Outlook oferuje również szereg możliwości zautomatyzowania tworzenia samej treści korespondencji.  

Odpowiedzią na potrzebę automatyzacji w Outlook jest funkcja szybkich elementów. Ta opcja pozwala Ci na wstawianie powtarzających się części korespondencji do kolejnych wysyłanych przez Ciebie wiadomości. Dzięki temu możesz znacznie przyspieszyć swoją pracę. Nie będziesz już musiał tracić czasu na ciągłe pisanie tych samych fragmentów swojego maila. Automatyzacja właśnie tego procesu pozwoli Ci skupić się na najważniejszych aspektach wiadomości, takich jak rozwiązywanie problemów klientów. 

Pomyśl o tym, ile razy musiałeś korzystać z podobnych formułek na początku lub końcu wiadomości. Ile czasu tracisz na pisanie tych samych informacji albo szukanie ich w poprzedniej korespondencji? Przy użyciu szybkich części w Outlook możesz rozwiązać ten problem w zaledwie kilka sekund. Dzięki temu nie tylko pracujesz szybciej i efektywniej, ale również Twoja korespondencja staje się bardziej spójna. 

Wprowadzenie automatyzacji w Outlook za pomocą szybkich elementów to znacząca oszczędność czasu i zwiększenie efektywności Twojej pracy. Automatyzacja tej części Twojej działalności sprawia, że stajesz się postrzegany jako prawdziwy profesjonalista i ekspert w swojej dziedzinie. Jest to prosty, ale zarazem skuteczny sposób na ulepszenie codziennej pracy biurowej i wyróżnienie się na tle konkurencji. Chcesz dowiedzieć się, jak je ustawić? Koniecznie zobacz nasz film na ten temat. 

Co jeszcze możesz usprawnić?  

W świecie automatyzacji procesów biurowych, narzędzie Power Automate zajmuje ważne miejsce. Jest to rozwiązanie, które umożliwia tworzenie automatycznych przepływów, usprawniających różne aspekty pracy w Twojej firmie. Pozwala na wyeliminowanie monotonnych zadań i przyspieszenie procesów biznesowych. 

Jan to kierownik, który borykał się z wyzwaniami w zarządzaniu komunikacją w jego firmie. Rutynowe przesyłanie, czasami setek dokumentacji dotyczącej klientów było nieefektywne i czasochłonne, powodując frustrację pracowników i opóźnienia w odpowiedziach dla klientów. Jego zespół tracił cenne godziny na ręczne przekazywanie informacji, co prowadziło do przeciążenia pracą i spadku morale. Odbiło się to negatywnie na wydajności i satysfakcji klientów, którzy oczekiwali szybszych i bardziej spersonalizowanych odpowiedzi. 

W poszukiwaniu rozwiązania, Jan zdecydował się na implementację Power Automate. Zastosował on automatyzację przepływu pracy, gdzie każda nowa wiadomość od klienta w skrzynce mailowej inicjuje serię zdefiniowanych działań. Na przykład, system automatycznie tworzy i przydziela zadanie odpowiedniemu pracownikowi w systemie zarządzania projektami, a także generuje spersonalizowany e-mail powrotny do klienta, informując go o natychmiastowym rozpoczęciu pracy nad jego zleceniem. Dzięki temu rozwiązaniu, czas reakcji na zapytania klientów znacząco się skrócił, a pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, co podniosło efektywność i satysfakcję zarówno pracowników, jak i klientów.

Power Automate oferuje o wiele więcej możliwości, dzięki obecności triggerów. Jeśli jesteś zainteresowany dalszym poznawaniem tego narzędzia i chcesz dowiedzieć się więcej o jego zastosowaniach, koniecznie przeczytaj nasz artykuł na ten temat. Znajdziesz tam więcej inspirujących przykładów i praktycznych wskazówek, jak efektywnie wykorzystać potencjał automatyzacji w Twojej działalności. 

Poznaj sposób na efektywność!  

Automatyzacja procesów biurowych jest kluczowa dla rozwoju każdej firmy. Nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale również umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej twórczych i strategicznych zadaniach. Pracownicy nie muszą już poświęcać swojego cennego czasu na żmudne procesy, które z powodzeniem mogą być wykonywane przez narzędzia Microsoft 365.  

Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem automatyzacji w swoim przedsiębiorstwie i chcesz otrzymać więcej informacji na ten temat, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązania dostosowane do specyfiki Twojego biznesu, co pozwoli na osiągnięcie większej efektywności i lepszego zarządzania czasem w Twojej firmie.