Znasz to uczucie – wysyłasz kilka wiadomości, które zostają bez odpowiedzi. Zastanawiasz się, czy Twój współpracownik po prostu nie zauważył powiadomienia, czy celowo przestał reagować na przesyłane przez Cienie informacje. Myślisz o tym, jak nieco ponaglić go, żeby w końcu Ci odpisał. Kolejna wiadomość na komunikatorze? A może szybki telefon z pytaniem, czy wszystko u niego w porządku?
Choć często bardzo się staramy, spotykają nas sytuacje, w których komunikacja pomiędzy współpracownikami nie układa się tak, jak powinna. Natłok obowiązków czy nadawanie zadaniom priorytetów sprawiają, że zapominamy odpisać na niektóre wiadomości. Jak przypomnieć swojemu współpracownikowi, że w jego skrzynce czeka informacja, na którą jeszcze nie odpowiedział? Co zrobić, żeby odpisał?
Ponów swoją wiadomość
Pomyśl o sytuacji, w której pracujesz nad jednym projektem ze swoim współpracownikiem. Dotychczas wszystko układało się idealnie – szybko wymienialiście wiadomości, a dogadanie najważniejszych kwestii zajmowało Wam zaledwie kilka chwil. W ostatnim tygodniu zauważyłeś jednak, ze coś jest nie tak. Twój współpracownik przestał odpowiadać na Twoje wiadomości, chociaż cały czas widzisz, że jest aktywny na wspólnym firmowym czacie.
Zacząłeś zastanawiać się, czy na pewno wszystko jest w porządku. Wysłałeś kolejną wiadomość, która znów pozostała bez odpowiedzi. Termin konsultacji z klientem nieubłaganie się zbliża, a Ty nie masz kontaktu ze swoim współpracownikiem, który odpowiedzialny jest nie tylko za prezentację Waszego produktu, ale również za przygotowanie odpowiedzi na najważniejsze pytania klienta. Sytuacja staje się bardzo stresująca – doskonale wiesz, że bez jego pomocy Wasz wspólny projekt może zakończyć się niepowodzeniem.
Jeśli masz trudności ze skontaktowaniem się ze swoim współpracownikiem, warto wysłać do niego przypominającego maila. To proste rozwiązanie, które często bywa bardzo skuteczne. Wiesz w jakich godzinach Twój współpracownik najczęściej przegląda swoją skrzynkę? W takiej sytuacji warto zaplanować wysłanie wiadomości na konkretną godzinę. To znakomity sposób na to, żeby zwiększyć prawdopodobieństwo odczytania Twojego maila i szybkiej odpowiedzi na Twoją wcześniejszą wiadomość.
Używaj znaczników
Wracasz do pracy po długim, wyczekiwanym urlopie. W Twojej głowie szumią jeszcze fale, a pod stopami czujesz ciepły piasek. Musisz jednak powrócić już do swojej codzienności – na Twoim służbowym Teamsie czeka na Ciebie kilkanaście nieodczytanych wiadomości. Swój pierwszy dzień pracy po powrocie z urlopu rozpoczynasz więc od przeglądania zaległości na firmowym czacie.
Po streszczeniu wszystkich informacji przy użyciu Copilota, odkrywasz, że musisz omówić kilka kwestii ze swoim przełożonym. Szybko piszesz do niego wiadomość i z niecierpliwością czekasz na odpowiedź. Po kilku minutach nadal jednak jej nie otrzymujesz. Zastanawiasz się, co zrobić żeby odpisał. Przypominasz sobie, że podczas ostatniego szkolenia poznałeś funkcję oznaczania uczestników czatu, która ułatwia zwrócenie czyjejś uwagi na Twoją wiadomość. Po kolejnych kilkunastu minutach, w których nadal nie otrzymałeś wiadomości zwrotnej, postanawiasz z niej skorzystać. Oznaczasz swojego przełożonego w Waszym czacie i już po chwili dostajesz od niego odpowiedź. Sukces! Dzięki dodatkowemu powiadomieniu o oznaczeniu, Twój szef zobaczył wiadomość i mógł Ci odpowiedzieć. W ten właśnie sposób prosta funkcja w Microsoft Teams pomogła Ci szybko uporać się z Twoim małym problemem.
Pamiętaj jednak, by nie nadużywać oznaczeń w czacie. Może to spowodować odwrotny do założonego efekt. Warto rozważnie podchodzić do tego typu rozwiązań i używać ich jedynie wtedy, gdy są konieczne.
Pokaż, że Twój problem jest pilny
W pracy często przesyłamy sobie niezliczoną ilość informacji. Po całych dniach i tygodniach rozmów ze współpracownikami masz wrażenie, że doskonale umiesz już nadawać wiadomościom odpowiednie priorytety. Dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, Twoja komunikacja z resztą współpracowników przebiega niemal bezproblemowo.
Przenieś się jednak myślami do sytuacji, w której musisz przekazać innym bardzo pilną wiadomość. Twój pierwszy wpis na firmowym czacie został jednak przez wszystkich pominięty. Mailowe przypomnienie również niewiele dało – choć dotarło do wszystkich Twoich współpracowników, tylko kilku z nich zapoznało się z przekazywanymi przez Ciebie na czacie informacjami. Również oznaczanie kolejnych osób nie przyniosło oczekiwanego rezultatu. To niezwykle stresujący moment – czas działa na Twoją niekorzyść. Co możesz jeszcze zrobić, by dotrzeć ze swoimi informacjami do kolejnych osób?
Niezwykle pomocna może okazać się tu funkcja oznaczania wiadomości jako ważnej lub pilnej. To niezbyt popularne, ale bardzo przydatne rozwiązanie, które pomoże Ci w szybkiej komunikacji z Twoim zespołem. Wystarczy, że:
● Podczas wpisywania wiadomości na czacie, klikniesz symbol + w prawym rogu, a następnie Ustaw opcję dostarczania
● Kliknij na opcję Ważne
Dzięki temu zabiegowi, włączysz możliwość wielokrotnego powiadamiania o wiadomości uczestników Twojego czatu. Teraz każdy z nich otrzyma powiadomienie o nowej wiadomości co 2 minuty – i tak przez kolejnych 20 minut, lub do momentu odczytania przesłanej w ten sposób wiadomości. To ciekawe i skuteczne rozwiązanie, które możesz wykorzystać, gdy nie wiesz, co jeszcze masz zrobić, żeby współpracownik Ci odpisał.
Co zrobić żeby odpisał?
Proces komunikacji nie zawsze jest prosty i skuteczny. Czasami wymaga od nas zaangażowania w to, żeby otrzymać odpowiedź na naszą wiadomość. Warto jednak w takiej sytuacji zastosować jedną z prostych metod przypominania o oczekującej na naszego współpracownika wiadomości. To pomoże Ci zwiększyć szansę na to, że Twoje informacje na pewno dotrą do wybranego adresata.
Nie wiesz co zrobić, żeby ktoś Ci odpisał? Wszystkie przedstawione tu przykłady nie przynoszą sukcesu? Napisz do nas – nasi eksperci znajdą rozwiązanie, które pomoże Ci otrzymać w końcu upragnioną odpowiedź!
