Zdarzyło Ci się wystraszyć w pracy? I nie mówię tu o informacjach od przełożonego czy zespołu, które mrożą krew w żyłach! Niespodziewane telefony czy wiadomości, które przychodzą do Ciebie w czasie Twojego największego skupienia, mogą skutecznie zaburzyć Twoją koncentrację. To z kolei często doprowadza do spadku efektywności wykonywanych zadań.

Codziennie podczas pracy muszę wykonać mnóstwo zadań. Kiedy coś mnie rozproszy (czy wręcz wystraszy) muszę poświęcić chwilę na ponowne wrócenie do swoich obowiązków. Taka sytuacja sprawia, że marnuję cenne minuty, które mógłbym przeznaczyć na inne czynności. Pokażę Ci zatem kilka prostych sposobów na to, jak skutecznie radzić sobie z czymś, co może wystraszyć Cię podczas pracy.

Niespodziewane powiadomienia

Niemal każdego dnia muszę mierzyć się z ogromną ilością powiadomień, które niespodziewanie pojawiają się na moim monitorze oraz wyświetlaczu telefonu. Szczególnie w czasie domykania projektów otrzymuję ich naprawdę sporo. Przychodzą jednak takie dni, w których mój Teams czy Outlook milczą niemal cały czas…

Gdy przywyknę już do tej ciszy i zacznę się nią delektować, każdy, nawet najmniejszy hałas potrafi naprawdę mnie wystraszyć! W tym przypadku często niespodziewane powiadomienie staje się jego źródłem. Znalazłem jednak prosty sposób na to, by wyłączyć wszelkie powiadomienia w Teamsie czy Outlooku i skupić się na pracy. Wystarczy, że:

●   Otworzę aplikację Microsoft Teams.

●   Kliknę na swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu ekranu.

●   Wybiorę Ustawienia z menu rozwijanego.

●   Przejdę do zakładki Powiadomienia.

●   W sekcji Powiadomienia czatów, Powiadomienia z zespołów i Powiadomienia z kanałów mogę dostosować ustawienia powiadomień lub całkowicie je wyłączyć.

●   Opcjonalnie mogę wyłączyć Powiadomienia o połączeniach i Powiadomienia o spotkaniach w odpowiednich sekcjach.

W przypadku Outlooka sprawa jest równie prosta! Muszę:

●   Otworzyć aplikację Microsoft Outlook.

●   Kliknąć na opcję Plik w lewym górnym rogu ekranu.

●   Wybrać Opcje z menu.

●   Przejść do zakładki Poczta.

●   W sekcji Odbieranie wiadomości, odznaczyć opcje, które dotyczą powiadomień, takie jak Odtwórz dźwięk przy nadejściu nowej wiadomości

Gotowe! Od teraz żadne powiadomienie nie przerwie mi mojej pracy i nie wystraszy mnie swoim nadejściem. Prawda, że jest to łatwe?

Nie przeszkadzaj!

Kiedyś, gdy skupiałem się na stworzeniu angażującej prezentacji na szkolenie, przestałem reagować na wyskakujące powiadomienia. Chociaż ich nie wyłączyłem, nie miałem zamiaru przez kilka chwil kontaktować się z innymi ludźmi. Czułem, że jeśli to zrobię, to moja praca wydłuży się w czasie. Chociaż wiem, że ignorowanie wiadomości od współpracowników nie jest zbyt dobrym rozwiązaniem, chciałem poświęcić swoją uwagę tylko na tworzeniu prezentacji dla ważnego klienta.

Gdy jeden z moich współpracowników zaczął niemal bez przerwy oznaczać mnie w kolejnych wiadomościach, stwierdziłem, że muszę jakoś na to zareagować. Nie chciałem jednak rozpoczynać konwersacji – w powiadomieniach widziałem, że sprawa nie jest przecież aż tak pilna. Stwierdziłem, że najlepszym rozwiązaniem będzie zmienienie mojego statusu na Teamsie na „Nie przeszkadzać”. W tym celu:

●   Otworzyłem aplikację Microsoft Teams.

●   Kliknąłem na swój avatar w prawym górnym rogu ekranu.

●   Wybrałem aktualny status i z listy rozwijanej wybierz „Nie przeszkadzać”.

Status został automatycznie zmieniony i był widoczny dla innych użytkowników. Dzięki temu mój współpracownik dowiedział się, że w tamtym momencie po prostu byłem zajęty. Gdy skończyłem tworzenie prezentacji, szybko zmieniłem swój status i odpisałem na zaległe wiadomości. Takie rozwiązanie pozwoliło mi maksymalnie skupić się na wykonywanym przeze mnie zadaniu bez konieczności ciągłego odpisywania innym. Każdy z moich współpracowników został ponadto poinformowany o tym, że wykonuję jakąś ważną czynność i zwyczajnie nie mogę aktualnie z nimi rozmawiać. Dzięki temu nikt nie poczuł się zlekceważony, a ja mogłem poświęcić swoją uwagę dokończeniu ważnej prezentacji.

Nie daj się wystraszyć

Podczas pracy biurowej teoretycznie niewiele rzeczy jest w stanie nas wystraszyć. Istnieją jednak takie, które potrafią skutecznie wywołać uczucie strachu! Chociaż nie jest to zamierzone, czasami zwykłe narzędzia do pracy mogą przyprawić nas o dreszcze. Ważnym jest, by wiedzieć jak sobie z tym poradzić. Wyłączenie powiadomień czy ustawienie konkretnego statusu może jednak zminimalizować ryzyko strachu podczas wykonywania codziennych służbowych obowiązków.

To oczywiście tylko niewielka część trików, które skutecznie pozwolą Ci ograniczyć sytuacje stresowe w czasie pracy. Jeśli chcesz poznać inne ciekawe sztuczki, koniecznie umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem. Gwarantujemy, że wspólnie znajdziemy sposób na to, by narzędzia biurowe nigdy więcej Cię nie straszyły!