Komunikacja wewnętrzna w firmie to znacznie więcej niż tylko wspólne rozmowy przy kawie, choć nikt nie zaprzeczy, że są one istotną częścią pracy. Jest to przede wszystkim sposób, w jaki informacje służbowe są przekazywane między Tobą a Twoimi współpracownikami. Jak wysyłać pliki – przez Teams czy jednak SharePoint? Co zrobić, gdy ktoś przebywa poza biurem? W tym kontekście, komunikacja wewnętrzna odgrywa kluczową rolę w budowaniu zespołu, który potrafi skutecznie współdziałać i osiągać wspólne cele.
Usprawnienie działania przepływu informacji zapewniają efektywną współpracę pomiędzy wszystkimi pracownikami. Co możesz zrobić, aby przepływ informacji w Twojej firmie był jak najlepszy?
Skorzystaj z szablonów!
Anna często wysyła informacje do swoich współpracowników poprzez pocztę e-mail. Treść tych wiadomości zawsze miała ustalony wcześniej schemat: na początku były informacje o bieżących sprawach w firmie, a następnie o długofalowych projektach. Anna od jakiegoś czasu zastanawiała się nad tym, czy istnieje sposób na usprawnienie pisania takich wiadomości. Dotychczas na każdorazowe stworzenie takiego schematu poświęcała sporą ilość czasu, który wolałaby wykorzystać na wykonywanie innych obowiązków. Przeszukując sieć, natknęła się na film o tworzeniu szablonów wiadomości. Szybko stwierdziła, że to ideale rozwiązanie, które pozwoli jej na uniknięcie żmudnych czynności przy tworzeniu każdej wiadomości.
Po wdrożeniu szablonów wiadomości do codziennej pracy, Anna zauważyła, że jej praca stała się znacznie sprawniejsza. Teraz, zamiast tworzyć każdy e-mail od podstaw, wystarczy, że wykorzysta szablon i edytuje go według potrzeby.
Korzystanie z szablonów wiadomości w komunikacji wewnętrznej to nie tylko świetny sposób na przyspieszenie pracy, ale również na utrzymanie korespondencji w konkretnym schemacie. Dzięki podtrzymaniu konkretnej struktury maila, odbiorca doskonale wie, w której jego części znajdzie najistotniejsze dla siebie informacje. Dzięki wykorzystaniu szablonów wiadomości możesz znacząco przyspieszyć proces tworzenia takich maili. To ułatwienie nie tylko dla Ciebie, ale również Twoich współpracowników, którzy szybko trafią na interesujące ich w Twojej wiadomości treści.
Elektroniczny obieg dokumentów – przyszłość firm
Przypomnij sobie ostatnią sytuację, kiedy potrzebowałeś szybko przejrzeć ważne dokumenty związane z prowadzonym przez Ciebie projektem. Szukałeś segregatora, w którym były przechowywane, ale nie mogłeś go znaleźć. Minęło kilkanaście minut zanim uświadomiłeś sobie, że pożyczyłeś ten segregator swojemu współpracownikowi. Ta sytuacja nie jest niczym wyjątkowym, często zdarza się w wielu firmach. Czy istnieje jednak sposób, na szybkie znajdowanie dokumentów?
Z pomocą przychodzi tu cyfrowy obieg dokumentów – rozwiązanie, które może na stałe zmienić Twoją firmę! Dzięki temu będziesz miał dostęp do wszystkich najważniejszych plików z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, dzięki przechowywaniu ich w SharePoint. Gdy Twój współpracownik będzie chciał zajrzeć do wspólnie przygotowanej umowy z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy, że udostępnisz mu folder, w którym się znajduje. Komunikacja wewnętrzna stanie się dzięki temu znacznie prostsza – nie będziecie już musieli wymieniać się ciężkimi segregatorami, a wyszukiwanie dokumentów stanie się szybkie i bezproblemowe.
Komunikacja wewnętrzna, oparta na elektronicznym obiegu dokumentów, pozwala na dużą oszczędność czasu i przestrzeni. Wiele plików z powodzeniem może być przechowywanych w wersji elektronicznej w specjalnie zabezpieczonej chmurze. To nie tylko dobra inwestycja w poprawę szybkości pracy z dokumentami, ale również w bezpieczeństwo ich przechowywania. Dzięki temu, zamiast przeszukiwać półki z segregatorami, wystarczy kilka kliknięć, aby uzyskać dostęp do potrzebnych informacji.
Spotkajmy się online!
Regularne spotkania ze współpracownikami stanowią jej istotny element. Gdy wiele osób pracuje zdalnie lub w systemie hybrydowym, organizowanie spotkań online staje się najlepszym rozwiązaniem. Takie spotkania mogą mieć charakter zarówno służbowy, jak i integracyjny. To szczególnie ważne dla utrzymania dobrego ducha zespołu i współpracy.
Najlepszym potwierdzeniem dla wielkiego znaczenia spotkań zdalnych jest nasza firma. Od wielu lat współpracujemy ze sobą online i doskonale rozumiemy, że wspólne rozmowy są niezbędne do utrzymania zaangażowania naszych pracowników. Świetnym sposobem jest wykorzystanie Microsoft Teams do codziennej pracy. Często spotykamy się podczas niezobowiązujących rozmów, mając na uwadze znaczenie dobrej komunikacji w zespole. Dzięki temu możemy nie tylko omawiać bieżące sprawy związane z pracą, ale również spędzać czas na luźniejszych rozmowach. Takie spotkania mają pozytywny wpływ na atmosferę w firmie i są doskonałym rozwiązaniem dla pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo.
Czasem szybka, bezpośrednia rozmowa jest najlepszym rozwiązaniem dylematów, które mogą pojawić się podczas pracy nad projektem. Dzięki narzędziom takim jak Microsoft Teams, Ty i Twoi współpracownicy możecie bez problemu kontaktować się i prowadzić rozmowy niemalże „twarzą w twarz”, co jest kluczowe dla efektywnej komunikacji wewnętrznej.
Zoptymalizuj komunikację w Twojej firmie
Dzięki odpowiedniemu przepływowi informacji, zarówno codzienne zadania, jak i długoterminowe projekty, stają się łatwiejsze do zarządzania i wykonania. Wprowadzenie prostych, ale skutecznych rozwiązań, takich jak szablony e-mailowe, elektroniczny obieg dokumentów czy spotkania online za pomocą Microsoft Teams, może usprawnić przepływ informacji. Te narzędzia nie tylko ułatwiają komunikację, ale również budują lepszą atmosferę w firmie. To z kolei przekłada się na wzrost liczby zakontraktowanych projektów czy współprac biznesowych.
Jeśli zastanawiasz się, jak wdrożyć te rozwiązania w swojej firmie i chcesz dowiedzieć się więcej o ich korzyściach, skontaktuj się z nami. Chętnie pokażemy Ci, jak rozwiązania Microsoft mogą jeszcze bardziej usprawnić działanie Twojego przedsiębiorstwa!
