Jeżeli zdarzyło Ci się szukać konkretnej wiadomości w Microsoft Outlook, a wyniki nie pokazywały tego, czego oczekiwałeś, to foldery wyszukiwania mogą Ci pomóc. Jak je stworzyć, by dobrze zorganizować swoją skrzynkę pocztową?
Jak utworzyć foldery wyszukiwania w Microsoft Outlook?
● Otwórz Microsoft Outlook.
● Na lewym pasku, w zakładce swojej poczty, znajdź “Foldery wyszukiwania”. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Nowy folder wyszukiwania”.
● W nowym oknie otrzymujesz możliwość wyboru predefiniowanych folderów, np. “Poczta nieprzeczytana, poczta oznaczona flagą, poczta od i do określonych osób, poczta z załącznikami”.
Przykładowo:
- wybierz “Poczta nieprzeczytana”, by w osobnym folderze gromadzić wszystkie wiadomości e-mail, o przeczytaniu których zapomniałeś lub które odłożyłeś sobie na później;
- wybierz “Poczta od i do określonych osób”, by w osobnym folderze gromadzić całą korespondencję z konkretnym współpracownikiem czy klientem.
Nowy folder zostanie wyświetlony jako jedna z zakładek w lewym menu Twojej poczty.
Możesz także dostosować tę funkcję tak, by była dla Ciebie jak najbardziej przydatna
Załóżmy, że w jednym folderze chcesz przechowywać wszystkie wiadomości, które przysłała Ci konkretna osoba i które, jednocześnie, zawierają załączniki. Jak to zrobić?
● Otwórz Microsoft Outlook, wybierz “Foldery wyszukiwania” -> prawy przycisk myszy -> “Nowy folder wyszukiwania”
● W nowym oknie wybierz “Tworzenie niestandardowego folderu wyszukiwania” i kliknij “Wybierz”, aby dokładnie scharakteryzować folder.
● Nadaj nazwę, np. “Filip załączniki” i kliknij przycisk “Kryteria”.
W tym momencie zobaczysz, jak wiele opcji daje Ci Microsoft Office, jeżeli chodzi o kategoryzowanie folderów wyszukiwania. Możesz np. wpisać konkretne słowo, które ma być wyszukiwane w e-mailach. Masz możliwość wybrać, czy ma ono znajdować się tylko w temacie wiadomości, czy również w jej treści. Dla naszego przykładu wybierz “od”, znajdź konkretną osobę. W zakładce “więcej opcji” zaznacz “Tylko elementy” wybierając z listy “z przynajmniej jednym załącznikiem”.
Używanie folderów wyszukiwania sprawi, że Twoja praca stanie się bardziej efektywna i lepiej zorganizowana, do tego zaoszczędzisz wiele czasu na poszukiwaniach konkretnych wiadomości. Jeżeli wiesz, że często przeszukujesz pocztę, np. szukając umów, możesz stworzyć odrębny folder, predefiniując jego kryteria tak, by znajdował e-maile z frazą “umowa”.
Więcej tutoriali dotyczących Microsoft Outlook znajdziesz tutaj. Potrzebujesz darmowej konsultacji z ekspertem? Koniecznie napisz do nas!
