„Jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz, każda droga zaprowadzi Cię donikąd” – te słowa Henrego Kissingera świetnie opisują, jak ważne jest planowanie zadań. Lista obowiązków, z którą musisz zmierzyć się każdego dnia, zwykle bywa długa i bardzo obszerna. Bez dokładnego zaplanowania kolejnych czynności możesz zgubić się w gąszczu swoich codziennych priorytetów. To spowoduje spadek Twojej produktywności i w efekcie może sprawić, że przestaniesz nadążać z wykonywaniem kolejnych przypisanych Ci zadań.
Najlepszym sposobem na utrzymanie wysokiego poziomu skuteczności w pracy jest precyzyjne rozplanowanie wszystkich swoich zadań. Pomyśl tylko – czy nie łatwiej będzie Ci działać według wcześniej opracowanego planu? Wykonywanie kolejnych czynności zapisanych na liście priorytetów pomoże Ci płynnie przemieszczać się pomiędzy zadaniami. Jak zatem stworzyć doskonały plan, wykorzystując do tego narzędzia cyfrowe?
Zapanuj nad swoimi terminami
Pomyśl o sytuacji, w której dostajesz od swojego przełożonego listę zadań, którą musisz wykonać do końca tygodnia pracy. Plik stworzony w Wordzie może mieć nawet kilka stron, przez co będzie dla Ciebie trochę nieczytelny. Nic w tym dziwnego – zwykły spis zawierający tylko konkretne wytyczne, nazwę klienta i termin deadline’u może być przytłaczający nawet dla doświadczonego pracownika. W jaki sposób uporządkować projekty tak, żeby każdy został wykonany w odpowiednim momencie? Z pomocą przyjdzie tu Microsoft Planner – narzędzie, które stanie się Twoim niezastąpionym asystentem w walce ze ścigającymi Cię terminami.
Dzięki wdrożeniu i wykorzystaniu tego narzędzia w Twojej organizacji, możesz zapewnić sobie i swoim współpracownikom doskonałe miejsce do współpracy. To sprawi, że łatwiej będzie Wam dotrzymywać zbliżających się terminów wykonania projektów, a ich realizacja przebiegnie znacznie szybciej niż dotychczas.
Planowanie zadań z wykorzystaniem narzędzia do organizacji pomoże Ci również w zhierarchizowaniu priorytetów. Dzięki jednej z funkcji Plannera, możesz grupować swoje zlecenia według ich priorytetów. To najlepsze rozwiązanie, jeśli w swojej codziennej pracy zajmujesz się projektami o różnym stopniu ważności.
Jedną z nieoczywistych, a zarazem najciekawszych funkcji Plannera, są powiadomienia o zbliżających się terminach wykonania zadania. Pomyśl o sytuacji, w której przez natłok obowiązków zapomniałeś o dacie deadlien’u, a skupiłeś się jedynie na swojej jakości i efektywności przy realizacji zlecenia. Niestety, przez to, że nie dotrzymałeś wiążącego Cię terminu, Twój klient nieco się zirytował. To bardzo stresująca sytuacja, której mogłeś uniknąć włączając powiadomienia o zbliżającym się terminie wykonania zadania w Twoim plannerze. Dzięki tej funkcji nie zapomnisz więcej o goniących Cię terminach – Microsoft Planner zapamięta je za Ciebie i przypomni o zbliżającej się dacie zakończenia projektu w dogodnym dla Ciebie momencie. Nie wiesz jak włączyć funkcję powiadomień w swoim planerze? Koniecznie zobacz nasz film na ten temat!
Zorganizuj każdy dzień
Sytuacja, w której każdego dnia otrzymujesz informację o zadaniach, które musisz wykonać w ciągu najbliższych kilku godzin zdarza się niemal codziennie. Ustalenie priorytetów i kolejnych punktów do zrealizowania staje się kluczowym elementem organizacji dnia. W takim wypadku planowanie zadań z wykorzystaniem Plannera może okazać się nieefektywne. Microsoft znalazł jednak na to rozwiązanie – dzięki wykorzystaniu narzędzia Microsoft To Do, masz możliwość utworzenia listy zadań na jeden, konkretny dzień. Dzięki „odhaczaniu” kolejnych punktów na liście nie tylko będziesz widział realne postępy w swojej pracy, ale też podniesiesz swoją motywację do dalszego działania. To rozwiązanie sprzyja również podniesieniu produktywności – jeśli widzisz realne postępy swojej pracy, dużo łatwiej jest wykonywać kolejne przydzielone zadania.
Funkcjonalność tego narzędzia nie kończy się jednak na stworzeniu unikalnej listy priorytetów dla konkretnego dnia. Jeśli z jakiegoś powodu nie zostałeś fanem Plannera, do planowania długofalowych zadań możesz wykorzystać narzędzie To Do. Kryje ono w sobie nie tylko możliwość tworzenia jednodniowej checklisty, ale również opcję sporządzania długoterminowych planów działania.
Pomyśl o tym, że wyjeżdżasz na wymarzony urlop. Przed spakowaniem swojej walizki chcesz jednak przekazać swoje kluczowe zadania jednemu ze współpracowników. Długo zastanawiasz się, w jaki sposób możesz to zrobić. Rozwiązanie masz jednak na wyciągnięcie ręki! Wystarczy, że stworzysz listę zadań i skorzystasz z opcji udostępniania jej innym osobom. Twój współpracownik dostanie przejrzyste zestawienie najważniejszych wiadomości i priorytetów, które powinien wykonać. Nie będzie musiał martwić się o planowanie zadań czy szukanie informacji o deadline’ach – wszystko to może znaleźć w udostępnionej przez Ciebie liście. Microsoft To Do pomoże Wam sprawnie przejść przez proces przekazywania obowiązków, co pomoże Wam zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu.
Efektywne planowanie zadań
Przypomnij sobie ostatnie spotkanie swojego działu, podczas którego przeprowadziliście burzę mózgów. Wymienialiście się pomysłami i szukaliście najlepszych rozwiązań, które pomogłyby w rozwoju Waszej firmy. Podczas meetingu przeprowadzonego za pomocą narzędzia Teams, ustalaliście, co należy zrobić, żeby jeszcze bardziej podnieść zadowolenie Waszych klientów z oferowanych przez Was usług.
Każdy członek zespołu miał możliwość przedstawienia swojego pomysłu, który szybko przeradzał się w kolejne zadanie do wykonania. Jeśli nie pomyślałeś o ich zapisaniu, błyskawicznie zostały zapomniane. Rozwiązanie tego problemu jest niezwykle proste – wystarczy, że podczas spotkania uruchomisz składnik Loop. Pozwala on na stworzenie listy priorytetów, którą możesz swobodnie zarządzać podczas spotkania oraz po jego zakończeniu. Dzięki wykorzystaniu tej funkcji masz pewność, że wszystkie najważniejsze kwestie poruszone podczas spotkania zostały przekształcone w kolejne zadania.
Planowanie zadań z wykorzystaniem Loopa jest idealnym rozwiązaniem w trakcie burzy mózgów – pozwala na edycję informacji w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wspólne ustalanie kolejnych kroków jest niezwykle efektywne i skuteczne. Każdy pomysł może zostać zapisany, przeanalizowany i zmieniony w dowolnym momencie. To pozwala na stworzenie idealnego planu działania, dostosowanego do Waszych unikalnych potrzeb.
Doskonała organizacja – klucz do sukcesu!
Planowanie zadań jest wyzwaniem, z którym mierzysz się niemal codziennie. Niezależnie od tego, czy jesteś managerem w przedsiębiorstwie, czy stawiasz dopiero pierwsze kroki w biznesie – doskonale wiesz już, że kluczem do sukcesu jest dobra organizacja i plan działania. Wybór oprogramowania, które pomoże Ci w perfekcyjnym rozplanowaniu zadań może jednak okazać się wyzwaniem. Przy wyborze odpowiednich narzędzi powinieneś wziąć pod uwagę nie tylko najważniejsze potrzeby Twojego przedsiębiorstwa, ale również organizację oraz specyfikę pracy w Twojej firmie.
Chętnie pomożemy Ci dobrać idealne narzędzie do Twoich potrzeb. Podczas bezpłatnej konsultacji możesz poznać kolejne zastosowanie narzędzi Microsoft do planowana zadań w Twojej firmie. Nie czekaj – skontaktuj się z naszym ekspertem już teraz!
