Podstawą efektywności jest skuteczne planowanie działań. Dotyczy to zarówno sfery prywatnej, jaki i funkcjonowania każdej firmy. Bez względu na jej wielkość, odpowiednia organizacja pracy pozwala wykorzystać pełnię potencjału Twojego zespołu. Oczywiście kluczowy będzie dobór narzędzia. Jednym z nich jest Microsoft Planner. Co możesz osiągnąć poprzez wdrożenie tej aplikacji?  

Microsoft Planner, czyli efektywne zarządzanie projektami

Microsoft Planner jest łatwo dostępną aplikacją, która przy poprawnym wdrożeniu może znacznie zwiększyć produktywność firmy. Planowanie projektów, przydzielanie zadań do  zespołów, podział obowiązków i kontrola postępów – wszystko to za pomocą jednego narzędzia. Co więcej, możesz zsynchronizować Microsoft Planner z innymi aplikacjami Microsoft 365. Jak wpłynie to na funkcjonowanie firmy? Posiadanie wielu aplikacji do zarządzania projektami i zadaniami w różnych działach firmy, może paradoksalnie zakończyć się dezorganizacją działań. Kiedy zarządzanie pocztą, planowanie i gromadzenie dokumentacji projektowej oraz komunikacja zespołu odbywa się w jednym miejscu, dużo łatwiej osiągać zamierzone cele.

Co jest główną zaletą Microsoft Planner? Odpowiedź to integracja z innymi aplikacjami Microsoft 365. Tuż po pojawieniu się nowego zadania, wszystkie osoby do niego przydzielone, otrzymują powiadomienie na maila. Widoczne są również komentarze wszystkich uczestników projektu, co znacząco usprawnia współpracę nawet na odległość.  

Co możesz zyskać?  

Microsoft Planner to szereg ciekawych narzędzi, które pomogą skutecznie zarządzać wszystkimi projektami w Twojej firmie. Na co warto zwrócić uwagę?  

● Proste i efektywne monitorowanie postępów. Dzięki przejrzystym harmonogramom będzie jasne, kto zajmuje się konkretnym zadaniem. Sprawnie skontrolujesz nie tylko efekt końcowy, ale przede wszystkim postępy. W przypadku ewentualnych opóźnień istnieje szansa na wcześniejszą reakcję i zniwelowanie negatywnego wpływu na produktywność firmy.

● Wszystkie zadania i projekty znajdują się w jednym miejscu. Każde z nich jest opatrzone czasem realizacji. To znacznie ułatwia procesy decyzyjne, a także daje dostęp członkom zespołu do wszystkich niezbędnych informacji na temat zlecenia.

● Prosty i przejrzysty interfejs sprawia, że aplikacja jest dostępna dla każdego. Łatwy sposób korzystania z Microsoft Planner również ma istotny wpływ na wydajność firmy.

● Wizualizacje graficzne w ciekawy i niesztampowy sposób przedstawiają efekty prac. Wówczas dużo prościej zaplanować działania na najbliższy czas, a także ustalić realne cele.

● Możliwość monitorowania efektów oraz postępu pracy z każdego miejsca. Efekty działań Twojego zespołu sprawdzisz zarówno z biura, jak i w trakcie podróży pociągiem. Co więcej, gdy status projektu zmieni się, na Twoim mailu od razu pojawi się powiadomienie.

Zarządzanie wszystkimi projektami z jednego poziomu  

W sieci mamy do dyspozycji sporo aplikacji, które mają pomóc w zarządzaniu projektami i tym samym wpłynąć na wydajność zespołów, a także komunikację w firmie. Jednak oczywistym jest, że zarządzanie przy użyciu wielu narzędzi jest mniej skuteczne. Tutaj z pomocą przychodzi pakiet Microsoft 365, który organizuje i porządkuje wszystkie działania w firmie. Dla zarządzania projektami najważniejszą aplikacją będzie Microsoft Planner. Dzięki niej przeprowadzimy cały proces od planowania, aż po finalizację zadania.

Zastosowanie Microsoft Planner opiera się przede wszystkim o zarządzanie projektami, ale to nie wszystko. W końcu różnorodność zadań w firmie bardzo często wymaga indywidualnego podejścia. Za pomocą tego narzędzia możesz zarządzać bieżącymi pracami, tworzyć plany dla cyklicznych projektów, a także rozdzielać obowiązki. Microsoft udostępnia do dyspozycji tzw. koszyki, z których użyciem tworzy się grupy zadań. Wówczas do każdego koszyka przydzielamy konkretny zespół osób. Jednocześnie wszystko to kontrolujemy z jednego panelu, między innymi poprzez Microsoft Teams.

Kluczowy moment, czyli wdrażanie Microsoft Planner  

Podstawa skuteczności wszystkich aplikacji przeznaczonych do zarządzania projektami, to dostosowanie dostępnych funkcji do swoich potrzeb. Każda firma, zespół, a także projekt wymaga indywidualnego podejścia. Właśnie dlatego warto zdecydować się na proste, przejrzyste i funkcjonalne rozwiązanie, które będzie elastyczne w zależności od potrzeb. Microsoft Planner sprawdzi się zarówno w przypadku mniejszych firm, jak i przy zarządzaniu większymi zespołami. Przykładowo opcja koszyków pozwala rozdzielać obowiązki w dużych zespołach.

Warto skonfrontować swoje oczekiwania z całym wachlarzem możliwości planów Microsoft 365. Każdy z nich będzie oferować różne możliwości. Warto zwrócić na to uwagę już w trakcie wdrażania. W końcu dostępne aplikacje mają ułatwić zarządzanie w firmie, a nie wprowadzać nieporozumienia.  

Czy w Twoim zespole brakuje dobrej organizacji czasu? Masz wrażenie, że nie panujesz nad ilością projektów i procesem realizacji? A może chcesz zwiększyć wydajność firmy i wspiąć się na kolejny poziom rozwoju? Jeśli tak, to koniecznie postaw na kompleksowe rozwiązanie w jednym pakiecie. Microsoft Planner pozwoli Ci uzyskać zadawalające efekty, a przy tym podnieść poziom komunikacji w zespołach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z wdrożenia Microsoft Planner w Twojej firmie to tutaj znajdziesz dodatkowe informacje.