Offboarding jest procesem, który musisz przeprowadzić, gdy Twój pracownik opuszcza swój team. To moment, który jest trudny zarówno dla zespołu, jak i dla pracodawcy. Aby zmniejszyć stres związany z nadchodzącymi zmianami, kluczowe jest opracowanie skutecznego schematu postępowania. Takie podejście nie tylko ułatwi Ci zarządzanie tym szczególnym okresem, ale również pomoże w utrzymaniu pozytywnych relacji z odchodzącym z firmy pracownikiem.
Dostęp do niektórych elektronicznych narzędzi może podnieść poziom przeprowadzonego offboardingu. Korzystając z rozwiązań cyfrowych, możesz nie tylko zapewnić płynność i skuteczność tego procesu, ale także zagwarantować, że wszystkie niezbędne procedury są realizowane na najwyższym, przyjętym przez Twoją organizację poziomie. Czy wiesz jak wykorzystać potencjał narzędzi zdalnych w zarządzaniu offboardingiem, by proces ten był jak najmniej obciążający dla każdej ze stron?
Czym jest offboarding?
Sytuacja, w której pracownik decyduje się na rozstanie z firmą, jest bardzo częsta. Zdarza się, że drogi pracownika i jego dotychczasowej firmy zwyczajnie się rozchodzą. Offboardin pomaga zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy, w sprawnym i rzetelnym załatwieniu wszelkich formalności związanych z zakończeniem pracy. Jeśli nie masz żadnego konkretnego planu działania na wypadek odejścia pracownika z firmy, musisz każdego dnia pamiętać o sprawdzeniu, czy wszystkie istotne kwestie związane z jego odejściem zostały już załatwione. Bez ustalonego schematu offboardingu, jesteś ciągle pod presją, zastanawiając się, czy niczego nie przeoczyłeś. Stworzenie kompleksowej procedury na wypadek odejścia pracownika daje Ci pewność, że wszystkie niezbędne zadania zostaną wykonane, a Ty będziesz mógł pożegnać się z nim w przyjaznej atmosferze.
Offboarding wiąże się z załatwianiem różnorodnych spraw, nie ograniczając się jedynie do aspektów formalnych, takich jak wypełnianie dokumentów kończących współpracę. Zadania te obejmują również kwestie związane z oddaniem sprzętu czy zamknięciem projektów, nad którymi pracownik ostatnio pracował. Złożoność procesu offboardingu wynika z jego wielowymiarowości. Dotyka on wielu obszarów funkcjonowania organizacji. Stworzenie go w Twojej organizacji powinno być zatem traktowane jako inwestycja w kulturę pracy. Dzięki temu, offboarding staje się nie tylko obowiązkiem administracyjnym, ale również okazją do zachowania dobrych relacji z pracownikiem, który opuszcza firmę. Pamiętaj, że sposób, w jaki organizacja zarządza odejściami, może mieć duży wpływ na jej wizerunek jako pracodawcy, zarówno w oczach obecnych, jak i przyszłych pracowników. Dlatego też, odpowiednio zarządzany offboarding jest kluczowy dla budowania pozytywnej reputacji Twojej firmy na rynku pracy.
Zaplanuj offboarding w swojej firmie!
Proces offboardingu to złożone zadanie, które wymaga precyzyjnego działania krok po kroku. Pomyśl o sytuacji, w której stajesz przed koniecznością przeprowadzenia offboardingu, nie mając do dyspozycji żadnego wcześniej przygotowanego planu. Nagły napływ zadań może okazać się przytłaczający. Zwłaszcza, gdy musisz pamiętać o wszystkich administracyjnych szczegółach związanych z zakończeniem współpracy. W tej sytuacji z pomocą przychodzi Microsoft ToDo. To narzędzie pozwala na stworzenie listy zadań, która stanowi świetny punkt wyjścia do przeprowadzenia wszystkich niezbędnych procedur. Dzięki niemu, żaden ważny krok procesu offboardingu nie zostanie pominięty. Co więcej, lista zadań stworzona w narzędziu ToDo może pomóc Ci opracować schemat, który ujednolici i usystematyzuje cały proces. Dzięki liście zadań stworzonej w Microsoft ToDo, zarówno Ty jak i Twoi współpracownicy będziecie doskonale wiedzieć, na jakim etapie procesu się znajdujecie.
Dodatkowym atutem narzędzia Microsoft ToDo jest możliwość udostępnienia stworzonej listy zadań pracownikowi, który opuszcza firmę. To sprawia, że offboarding staje się bardziej zorganizowany i mniej stresujący dla obu stron. Odchodzący pracownik ma jasność co do tego, jakie formalności musi jeszcze dopełnić przed zakończeniem współpracy z Twoją firmą. Dzięki temu, proces offboardingu przebiega sprawniej, a Ty masz możliwość do tego, żeby jasno i rzetelnie określić wszystkie obowiązki. To z kolei buduje wzajemne zaufanie i szacunek na ostatnim etapie współpracy.
Zarządzanie offboardingiem kilku osób jednocześnie, każdej z różnym okresem wypowiedzenia, może stanowić wyzwanie. Bez dobrze zorganizowanego planu działania wydaje się być wręcz niemożliwe. Dzięki Microsoft ToDo z funkcją przypisywania dat do zadań, to wyzwanie nie stanowi żadnego problemu! Narzędzie pozwala na ustalenie optymalnych momentów wykonania poszczególnych zadań offboardingowych i zapewnia chronologiczne ich wykonywanie. Dzięki temu, nawet w przypadku jednoczesnego zarządzania kilkoma procesami offboardingu, każdy z nich przebiega płynnie i zgodnie z planem. Ryzyko pominięcia ważnego elementu całego procesu w odniesieniu do któregoś z pracowników również zostanie zminimalizowane.
Poznaj wartość rozmowy
Podczas offboardingu kluczową rolę odgrywa zapewnienie odchodzącemu pracownikowi możliwości stałej komunikacji z pozostałymi członkami zespołu. Pomyśl o sytuacji, gdy z Twojego zespołu odchodzi osoba odpowiedzialna za obsługę kluczowego klienta. Przekazanie zgromadzonej wiedzy na temat tej współpracy może okazać się dużym wyzwaniem, wymagającym licznych spotkań i konsultacji. W takim momencie nieocenionym narzędziem staje się Teams. Dzięki niemu możesz organizować wirtualne spotkania, podczas których współpracownicy mają możliwość tworzenia wspólnych notatek dzięki synchronizacji z OneNote. Współpraca nad tworzeniem dokumentacji związanej z obsługą klienta sprawi, że nie przeoczycie już żadnej ważnej informacji. Jest to również świetny sposób na to, żeby dostosować szczegółowość notatek do wymagań pozostających na stanowisku pracowników.
Teams okazuje się również niezastąpiony podczas organizowania ostatnich, podsumowujących spotkań z pracownikiem, który opuszcza firmę. W okresie intensywnych rozmów i ustaleń, dobra organizacja spotkań jest absolutnie kluczowa. Dzięki możliwości synchronizacji kalendarza Outlook z Teams, masz pewność, że żadne spotkanie nie zostanie zaplanowane w nieodpowiednim momencie. Jeżeli Twój pracownik zaplanował w swoim kalendarzu spotkanie z klientem lub innym współpracownikiem, nie będziesz mógł w tym samym momencie zorganizować z nim swojego spotkania. Prowadzenie elektronicznego kalendarza dostępnego dla innych współpracowników jest znakomitym rozwiązaniem, który oszczędza wszystkim czas. Nie musisz już kontaktować się bezpośrednio z daną osobą w celu ustalenia terminu Waszego spotkania. Wystarczy, że zajrzysz w udostępniony przez nią kalendarz, znajdziesz wspólny wolny termin i wyślesz zaproszenie na spotkanie! Taka komunikacja nie tylko usprawnia współpracę, ale również potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Pamiętaj, że kluczem do sukcesu w offboardingu jest trzymanie się ustalonego wcześniej harmonogamu wykonywani a zadań. Taka organizacja pracy pozwala na uporządkowane przeprowadzenie wszystkich niezbędnych kroków. Pomaga również w pilnowaniu tego, żeby żaden element procesu offboardingu nie zostanie pominięty. Offboarding przeprowadzony w taki sposób staje się nie tylko efektywny, ale również mniej stresujący dla wszystkich zaangażowanych stron.
Usprawnij offboarding dzięki narzędziom od Microsoft
Przeprowadzenie offboardingu to ważny element zarządzania zasobami ludzkimi. Odpowiednio dobrane do tego narzędzia mogą sprawić, że proces ten stanie się bardziej przystępny i mniej stresujący. Dzięki skutecznemu wykorzystaniu tych narzędzi, offboarding staje się świetnie zorganizowany, co pozwala na rzetelne wykonanie wszystkich niezbędnych zadań.
Jeśli chcesz wiedzieć, jakie jeszcze narzędzia od Microsoft możesz zastosować w czasie offboardigu, zachęcamy do kontaktu z nami. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i dobierzemy odpowiednie narzędzia do specyfiki Twojej organizacji!
