Jeżeli na swoją skrzynkę Outlook dostajesz wiele e-maili od różnych klientów lub współpracowników, z zapytaniami, ofertami, fakturami oraz raportami, na pewno zdarzy Ci się zagubić w gąszczu wiadomości. W prosty sposób możesz wprowadzić do swojej poczty porządek i harmonię i z łatwością odnaleźć najważniejsze maile. Wystarczy w programie Microsoft Outlook stworzyć regułę, która, na podstawie określonych słów występujących w treści lub temacie wiadomości, automatycznie będzie przypisywać nadchodzącą korespondencję do konkretnych kategorii. Uporządkuj swoją skrzynkę kilkoma kliknięciami!
Automatyzacja procesu kategoryzacji wiadomości pozwala je wizualnie rozróżnić i nadać priorytet, usprawniając tym samym działanie Twojej skrzynki i zmniejszając potrzebę ręcznego sortowania korespondencji. Kategoryzując wiadomości na podstawie treści (np. automatycznie oddzielając e-maile zawierające słowo „faktura” czy „oferta), możesz skupić się na rzeczach najważniejszych. Korzystanie z reguł kategorii w Microsoft Outlook sprawi, że Twoja skrzynka odbiorcza będzie spójna i zorganizowana, co zaoszczędzi Twój czas i zwiększy efektywność pracy.
Jak stworzyć regułę kategorii w Microsoft Outlook?
● Otwórz Microsoft Outlook.
● W lewym górnym rogu kliknij w przycisk „Plik”
● Wybierz opcję „Zarządzaj regułami i alertami”.
● W nowootwartym kreatorze reguł kliknij „Nowa reguła…”.
● Kolejne kroki będą zależały od tego, jaką regułę chcesz utworzyć. Więcej na temat tworzenia reguł przeczytasz tutaj.
● W tym przykładzie chcemy zastosować tworzoną regułę do wszystkich otrzymywanych wiadomości. Aby to zrobić, z kategorii „Rozpocznij od pustej reguły” wybieramy „Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości” i zatwierdzamy „Dalej”.
● Wybierz warunki, jakie chcesz zastosować. Jeżeli reguła ma zadziałać tylko do wiadomości zawierających w tytule e-maila słowo „faktura”, zaznacz warunek „zawierającej określone słowa w temacie”. Możesz także zastosować warunek do określonych słów w treści całej wiadomości.
● W kroku drugim edytuj opis reguły, tj. kliknij podkreśloną wartość „określone słowa” i w nowym oknie wpisz wyraz „faktura”, następnie wybierz „Dodaj”. Możesz wpisać więcej wyrazów, co do których ta reguła będzie zastosowana, np. „FVAT” czy „rozliczenie”. Następnie zatwierdź „OK”.
● Przejdź „Dalej”, by wybrać akcję dla kwalifikujących się do tej reguły wiadomości.
● Wybierz opcję „przypisz ją do kategorii [podaj kategorię]”.
● W kroku drugim kliknij hiperłącze [podaj kategorię] i z nowego okna wybierz jedną z dostępnych kategorii. Jeżeli nie utworzyłeś ich wcześniej, wybierz „Nowa…”, nadaj jej tytuł oraz kolor. Zatwierdź „OK”.
● Sprawdź opis Twojej reguły. Powinien określać jej działanie np. Po nadejściu wiadomości zawierającej „faktura” lub „FVAT” w temacie przypisz ją do kategorii „Ważne”. Przejdź „Dalej”.
● Pojawi się komunikat „Ta reguła będzie działać tylko wtedy, gdy będziesz sprawdzać pocztę w programie Outlook. Jeśli program Outlook nie jest uruchomiony, ta reguła nie będzie działać względem poczty e-mail sprawdzanej w trybie online lub z innego urządzenia”. Zatwierdź „OK”. Następnie „Zastosuj” i ponownie „OK”.
Jak sprawdzić, czy stworzona reguła na pewno działa?
Otwórz Microsoft Outlook.
● W lewym górnym rogu kliknij „Nowa wiadomość”.
● Jako odbiorcę wpisz swój adres mailowy.
● W temacie wpisz słowo „Faktura” i wyślij wiadomość.
● Dla pewności utwórz kolejne e-maile, powtarzając powyższe kroki, tym razem wpisując w tytule kolejne wyrazy użyte do stworzenia reguły, czyli np. „FVAT”.
● Po kilku sekundach w Twojej skrzynce odbiorczej powinny znaleźć się nowe wiadomości, a z ich prawej strony kolorowy prostokąt oznaczający nadaną wcześniej kategorię.
Dzięki regułom możesz także automatycznie przenosić oflagowane wiadomości do innego folderu lub przesyłać ich kopię do jednego ze współpracowników. Dzięki temu Twoja skrzynka pozostanie świetnie zorganizowana. Nie musisz już przekopywać się przez gąszcz wiadomości, by znaleźć interesujące Cię maile. Gdy zastosujesz regułę kategorii, cała oznaczona przez Ciebie korespondencja trafi do wyznaczonego miejsca.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat narzędzi od Microsoft, koniecznie skontaktuj się z nami. Chętnie dopasujemy nasze rozwiązania do specyfiki pracy w Twojej frimie!
