Jak często zdarzyło Ci się wysyłać tego samego e-maila do kilku osób? Wpisywać zaproszenie na spotkanie od nowa, kopiować i wklejać, dodawać coraz to nowych odbiorców tylko po to, by za chwilę okazało się, że o kimś zapomniałeś? Wysyłanie tej samej wiadomości do dużej grupy odbiorców może być trudnym zadaniem, szczególnie jeśli masz obszerną listę kontaktów. Na szczęście w programie Microsoft Outlook znajdziesz opcję masowego wysyłania wiadomości e-mail za pomocą wbudowanej funkcji listy kontaktów, dzięki której wyeliminujesz nużące i monotonne kliknięcia w tę i z powrotem w celu dodawania kolejnych odbiorców. Jak to działa?
Za pomocą poniższego poradnika krok po kroku możesz łatwo dotrzeć do dużej grupy kontaktów za pomocą jednego e-maila, dzięki czemu komunikacja w Twojej firmie stanie się bardziej zorganizowana i efektywna.
Jak dodać listę kontaktów i wysłać jednego maila do kilku osób na raz?
● Otwórz Microsoft Outlook.
● Z panelu po lewej wybierz ikonkę dwóch postaci, czyli kontaktów.
● Wybierz skrzynkę pocztową, na której będziesz pracować, a następnie z karty na górze ekranu “Narzędzia główne”.
● Kliknij w strzałkę “Nowy element” przy przycisku “Nowy kontakt” (lub wybierz na klawiaturze Ctrl + N).
● Z rozwijanego menu kliknij “Grupa kontaktów” (Ctrl + Shift + L).
● W nowym oknie, w polu “Nazwa”, nadaj nazwę swojej grupie kontaktów, np. “Dział sprzedaży i marketingu”, “Informatycy”, “Dział księgowości” itp..
● W górnym panelu tego okna znajdź “Dodaj członków”, a następnie z rozwijanej zakładki “Z książki adresowej”.
● Teraz wybierz wszystkie osoby z Twojej listy kontaktów, które chcesz dodać do tworzonej właśnie grupy odbiorców (czyli wszystkie osoby z działu marketingu itp.) i zatwierdź “Ok”.
● Kliknij “Zapisz i zamknij” na górnym pasku.
Jak korzystać z listy kontaktów w Microsoft Outlook?
Jeżeli utworzyłeś już grupę kontaktów, możesz teraz łatwo wysłać do jej wszystkich członków tego samego e-maila.
● Kliknij “Nowa wiadomość e-mail”.
● W polu “do” zacznij wpisywać nazwę wcześniej utworzonej listy, np. “Dział…”. Grupa powinna wyświetlić się w podpowiedziach, na rozwijanej liście. Kliknij na nią, dodając tym samym wszystkich jej członków jako adresatów wiadomości.
Obok nazwy grupy znajdziesz ikonę plusa. Po jego kliknięciu, czyli rozwinięciu, możesz zobaczyć wszystkie osoby, do których trafi e-mail.
● Teraz wystarczy, iż uzupełnisz temat, treść wiadomości i wysłać.
Gratulacje! Udało Ci się w krótkim czasie wysłać jednego e-maila do wielu osób na raz. Ta metoda nie tylko oszczędza czas, ale również zapewnia spójność i skuteczność komunikacji oraz ogranicza pomyłki czy niedopatrzenia.
Masz dodatkowe pytania? Szukasz również pomocy przy wdrożeniach lub szkoleniach z obsługi narzędzi Microsoft 365? Już teraz skontaktuj się z naszym ekspertem i przenieś swoje umiejętności na wyższy poziom!
