W dobie dynamicznego rozwoju technologii coraz większa liczba firm przechodzi na cyfrowe rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów. Jednym z najpopularniejszych sposobów zarządzania danymi jest korzystanie z chmury. W poniższym artykule przedstawimy czym jest chmura, jakie są najczęstsze obiekcje użytkowników oraz jakie korzyści dla firm wynikają z przechowywania dokumentów w chmurze.
Czym jest chmura?
Chmura, czyli cloud computing, to model przechowywania i przetwarzania danych, który pozwala na dostęp do zasobów informatycznych za pośrednictwem Internetu. Zamiast korzystać z lokalnych serwerów i urządzeń, użytkownicy mogą skorzystać z usług dostarczanych przez dostawców chmury, którzy zarządzają infrastrukturą i oprogramowaniem. Dzięki temu możemy przechowywać pliki w znacznie wygodniejszy i bardziej elastyczny sposób. Ta technologia sprawia, że dane są dostępne z dowolnego miejsca na świecie, gdzie tylko dostępny jest Internet.
Czy chmura jest bezpieczna?
Niezaprzeczalnie jednym z najczęstszych obiekcji, jakie użytkownicy mają w stosunku do przechowywania danych w chmurze, jest obawa o bezpieczeństwo informacji, ich utratę lub kradzież. Oto kilka faktów, które mogą zdementować te wątpliwości:
a) Bezpieczeństwo infrastruktury: Wiodący dostawcy chmury inwestują ogromne środki w zabezpieczenie swojej infrastruktury. Posiadają oni zaawansowane mechanizmy ochrony, takie jak firewall, wirtualne sieci prywatne (VPN), autoryzacja wielopoziomowa, szyfrowanie danych, itp.
b) Kontrola dostępu: Dostawcy chmury oferują możliwość zarządzania dostępem do danych na różnych poziomach. Użytkownicy mogą określić, kto ma prawo do odczytu, edycji lub udostępniania konkretnych dokumentów.
c) Kopie zapasowe: W chmurze dane są regularnie tworzone kopie zapasowe, co minimalizuje ryzyko ich utraty w wyniku awarii sprzętu lub oprogramowania.
d) Certyfikacje i zgodności: Dostawcy chmury często spełniają wymogi różnych certyfikacji i zgodności, takich jak ISO 27001, HIPAA czy GDPR, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie danych.
e) Monitorowanie i analiza: Dostawcy chmury śledzą aktywność użytkowników i mogą szybko zidentyfikować potencjalne zagrożenia.
Cyfryzacja firmy dzięki chmurze
Przechowywanie dokumentów w chmurze nie tylko gwarantuje bezpieczeństwo danych, ale także przyczynia się do usprawnienia działań w firmie:
a) Współpraca: Chmura umożliwia łatwą współpracę między pracownikami, niezależnie od ich lokalizacji. Dzięki temu zespoły mogą pracować nad tym samym dokumentem w czasie rzeczywistym.
b) Mobilność: Dostęp do danych w chmurze jest możliwy z każdego urządzenia z dostępem do Internetu. Pracownicy mogą swobodnie pracować z biura, z domu, podczas podróży służbowych, a to znacznie zwiększa produktywność.
c) Zarządzanie wersjami: Chmura pozwala na przechowywanie wielu wersji tego samego dokumentu. Użytkownicy mogą śledzić historię zmian i wrócić do poprzednich wersji w razie potrzeby.
d) Elastyczność: Dostawcy chmury oferują elastyczne plany abonamentowe, które pozwalają firmom dostosować usługi do swoich potrzeb, co może przynieść oszczędności.
e) Ekologia: Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej jest również bardziej ekologiczne, ponieważ znacznie zmniejsza zużycie papieru i energii. Dla coraz większej liczby firm dbanie o środowisko jest jednym z priorytetów.
Najpopularniejsze rozwiązania do przechowywania dokumentów
Wśród popularnych rozwiązań do przechowywania dokumentów w chmurze warto wyróżnić:
a) Google Drive: Doskonały wybór dla użytkowników korzystających z innych narzędzi Google, oferuje dużo miejsca w darmowym planie.
b) Dropbox: Jedna z najbardziej rozpoznawalnych platform do przechowywania danych, prostota obsługi i różnorodność planów abonamentowych.
c) Microsoft OneDrive: Integruje się z pakietem Office, co ułatwia współpracę i edycję dokumentów w trybie online.
d) Box: Skupia się na bezpieczeństwie i współpracy w zespołach, często wybierany przez firmy.
e) Microsoft SharePoint Online: Zaawansowane narzędzie do przechowywania, organizacji i udostępniania dokumentów w obrębie całej organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów
Przechowywanie dokumentów w chmurze wpisuje się w trend elektronicznego obiegu dokumentów, co przynosi wiele korzyści, m.in.:
a) Redukcja kosztów: Elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza wydatki na drukowanie, przechowywanie papierowych dokumentów i wysyłkę pocztową.
b) Szybki dostęp: Elektroniczne dokumenty można szybko wyszukać i uzyskać do nich dostęp w dowolnym miejscu i czasie.
c) Środowisko: Redukcja użycia papieru wpływa pozytywnie na środowisko naturalne.
d) Automatyzacja: Procesy związane z fakturami elektronicznymi mogą być zautomatyzowane, co przyspiesza płatności i minimalizuje błędy.
eFaktury w szczególności stanowią zaawansowany sposób zarządzania dokumentami finansowymi. Pozwala to na ich przechowywanie w chmurze, uproszczenie procesu wystawiania i odbierania faktur oraz poprawę kontroli nad płatnościami.
Postaw na chmurę
Przechowywanie dokumentów w chmurze to nie tylko bezpieczny sposób zarządzania danymi, ale także efektywny sposób pracy i usprawnienie działań firmy. Wprowadzenie chmury do procesów biznesowych może przyczynić się do zwiększenia produktywności, współpracy i redukcji kosztów, zwłaszcza w kontekście eFaktur i elektronicznego obiegu dokumentów. Wybierając odpowiednie rozwiązania i dbając o właściwe zabezpieczenia, firma może czerpać korzyści z przechowywania danych w chmurze.
Jeśli potrzebujesz porady w wyborze odpowiedniego rozwiązania do przechowywania dokumentów w chmurze dla swojej firmy – umów bezpłatną konsultację z jednym z naszych ekspertów. Z pewnością pomoże Ci w dokonaniu odpowiedniego wyboru.
