Intranet firmowy w Microsoft SharePoint – czym jest i do czego służy
Intranet firmowy to świetne narzędzie do wewnętrznej komunikacji w organizacji. Jeszcze do niedawna, własny intranet mogły posiadać jedynie korporacje i duże firmy, ponieważ należało zbudować infrastrukturę serwerową, kupić licencje SharePoint Server oraz opłacić licencje dla pracowników. To wiązało się z kosztami od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dzięki usłudze SharePoint nawet mała firma może sobie pozwolić na wewnętrzny intranet, ponieważ nawet niewielkie przedsiębiorstwa dysponują miesięcznym budżetem kilkunastu złotych w przeliczeniu na pracownika. Jak go zorganizować w Microsoft 365? Jakie funkcje SharePoint można wykorzystać do budowania wewnętrznej komunikacji? Odpowiedzi poniżej.
Intranet – definicja
Intranet to narzędzie umożliwiające wewnętrzną komunikację firmową. Osoba odpowiedzialna za nią umieszcza informacje istotne dla pracowników i ogólne ciekawostki z życia firmy. W intranecie Twoi pracownicy będą mogli przeczytać o benefitach jakie im przysługują, o organizowaniu firmowego wolontariatu lub informację o nagrodzie dla pracownika miesiąca. To narzędzie, które pozwala zapoznawać pracowników z życiem firmy i na bieżąco informować ich o zmianach. Bardzo ważne miejsce szczególnie w przypadku zespołów rozproszonych lub dużych organizacji, gdzie rozmowa twarzą w twarz i przekazywanie pakietu informacji jest utrudniona. Intranet rozwiązuje ten problem.To również miejsce, gdzie pracownicy mogą znaleźć niezbędne informacje o firmie czy zakresie obowiązków. Jednym słowem intranet może pełnić rolę bazy wiedzy lub bazy kontaktów firmowych.
Intranet firmowy w Microsoft SharePoint - budowa kultury organizacyjnej
Jednym z głównych aspektów tworzenia wewnętrznego intranetu jest zdecydowanie budowanie kultury organizacyjnej. Skupia się ona na kreowaniu wizerunku firmy, pokazaniu jej wartości i wytyczeniu wspólnych celów. Dzięki temu każdy pracownik wie, po co pracuje i jaki to przynosi efekt. Takie działania mogą wpływać na budowanie przewagi konkurencyjnej. Specjaliści jednoznacznie wskazują, że pracownik, który zna cel swojej pracy oraz widzi jej realny skutek, dużo rzadziej choruje na wypalenie zawodowe.
Oprócz tego intranet jest doskonałym miejscem do umieszczenia informacji na temat firmy, które z pewnością będą ciekawe dla pracowników pracujących z domu, którzy nie mają okazji do swobodnej rozmowy przy kawie w firmowej kuchni i tym samym wymiany informacji o tym, co słychać w organizacji. Intranet świetnie rozwiązuje tę kwestię. Warto pamiętać, że na rynku pracy dokonuje się wymiana pokoleniowa. Dzisiaj dominującymi pokoleniami pracowników są milenialsi i Zetki, czyli osoby urodzone między 1980 r. a 2000 r., czyli najaktywniejsi użytkownicy Internetu. Osoby dla których naturalne jest prowadzenie komunikacji w sieci.
Intranet firmowy w Microsoft SharePoint – wymiana plików
Odkąd w 2001 roku pojawił się SharePoint i jego kolejne aktualizacje, organizacja firmowego intranetu staje się dużo łatwiejsza. Wymiana plików jest istotnym elementem funkcjonowania firmy, a SharePoint zdecydowanie to ułatwia, ponieważ biblioteki plików mogą być:
• przechowywane,
• udostępniane,
• zarządzane.
Co niezwykle ułatwia codzienną pracę zarówno tę wykonywaną z domu, jak i w biurze. W przypadku pracy zdalnej sprawa jest oczywista – wymiana plików pomaga w codziennych obowiązkach zespołowi rozproszonemu. Każdy członek zespołu widzi poprawki naniesione na dokument i może pracować nad nimi w czasie rzeczywistym. Jednak zarządzanie plikami w chmurze może być równie przydatne w biurze, ponieważ ogranicza konieczność przekazywania dokumentów z rąk do rąk, a tym samym ogranicza możliwość zagubienia ich. Dodatkowo skraca ścieżkę akceptacji dokumentów – jednym kliknięciem można potwierdzić zgodność dokumentu i przejść do kolejnych etapów procedowania lub archiwizacji.
Intranet firmowy w Microsoft SharePoint – współpraca
Dużą i ważną częścią SharePoint jest możliwość współpracy członków zespołu z dowolnego miejsca na ziemi. W dobie ogromnej popularności pracy w pełni zdalnej i hybrydowej to rozwiązanie niemal konieczne do wdrożenia w wielu firmach. Współpracę w SharePoint można realizować przez wymianę plików, ale również przez organizację firmowego intranetu. Jednak jedną z najważniejszych cech SharePoint jest możliwość wspólnej edycji plików. Jednocześnie, jeden dokument może edytować nawet 99 osób! Należy jednak pamiętać, że jeśli liczba edytorów przekracza 10 osób system może mieć problem z nadpisywaniem zmian. Nie mniej to ogromna zaleta w przypadku edycji, ponieważ często nad jednym projektem pracuje duża grupa osób.
Świetnym pomysłem na wykorzystanie SharePoint do współpracy jest tworzenie zespołów projektowych, gdzie pracownicy zyskują przestrzeń do wymiany informacji i pomysłów. Wszystkie dane zebrane w jednym, dostępnym miejscu ułatwią późniejsze prace projektowe.
Intranet firmowy w Microsoft SharePoint – baza wiedzy, procedur, regulaminów, dobrych praktyk
Firmowy intranet może również pełnić funkcję bazy wiedzy dla Twoich pracowników. Gdzie zazwyczaj rozwieszasz regulaminy dotyczące bezpieczeństwa pracy? Zapewne w widocznym miejscu, gdzie pracownicy często zaglądają – na przykład w sekretariacie. Dzięki SharePoint możesz umieścić je w intranecie – będą zawsze pod ręką również dla osób pracujących z domu.
To również świetny sposób na onboarding, czyli wdrożenie nowego pracownika w firmie, ponieważ w jednym miejscu ma on dostęp do najważniejszych informacji o firmie i zakresie obowiązków. Nie musi się ich uczyć, bo zna miejsce, gdzie je znaleźć. W każdej chwili może do nich wrócić. Dzięki czemu zyskuje przestrzeń na poznanie obowiązków w praktyce.
Intranet firmowy w Microsoft SharePoint – zaangażowanie pracowników w życie firmy
Dobrze zaplanowany intranet firmowy w Microsoft SharePoint umożliwia budowanie zaangażowania pracowników w sprawy firmy. W jaki sposób? Jeśli oferujesz swoim pracownikom ciekawe informacje, a nie tylko suche fakty, jak na przykład, jaką kwotę zysku wypracowała firma w ciągu roku czy miesiąca, pracownicy będę chętnie czytać informacje zamieszczane w intranecie. Co w takim razie publikować?
• informacje przydatne z punktu widzenia pracownika:
– zapytaj w ankiecie, jaki benefit chcieliby Twoi pracownicy,
– zapytaj, jakie szkolenie przydałoby się w zespołach,
• opowiedz o działaniach CSR firmy,
• zorganizuj wolontariat, o którym będziesz pisać na łamach intranetu,
• stwórz kącik polecanych książek dla działów – najlepiej poprosić o wsparcie kierownika działu.
Sprawdź, które działania przynosi największe zainteresowanie i zacznij je rozwijać.
Intranet firmowy w Microsoft SharePoint – lista kontaktów firmowych
Lista kontaktów firmowych w SharePoint to ogromne ułatwienie, ponieważ umożliwia szybkie sprawdzenie danych telefonicznych czy mailowych do osób z firmy. Jest to szczególnie istotne, kiedy pracujesz z kimś nad projektem, ale ta osoba idzie na urlop, a Ty nie wiesz, kto inny może odpowiedzieć Ci na pytania. Szukasz więc w strukturze organizacji, kto jest przełożonym osoby, z która dotychczas współpracowałeś lub kto pracuje na podobnym stanowisku. Kilkoma kliknięciami myszki otrzymujesz numer telefonu oraz adres e-mail, aby się skontaktować i uzyskać potrzebne informacje. Funkcja ta będzie najbardziej przydatna w większych organizacjach.
