Czy posiadasz jeden telefon do grania, a drugi do rozmów? A może kupiłeś jeden telewizor do odtwarzania Netflixa, a kolejny do oglądania YouTube? Pewnie nie, bo nie ma to większego sensu. Przecież nie musisz duplikować urządzeń, aby korzystać z wielu funkcji. I tutaj pojawia się pytanie: z jakiego powodu korzystasz tak ze swoich programów? Dlaczego wykupujesz abonament serwerów, aby trzymać pliki w chmurze, organizujesz pracę pojedynczych zespołów na Discordzie i dlaczego korzystasz z oddzielnych aplikacji z listą zadań? Przecież wszystko to i o wiele więcej możesz zrobić w jednej aplikacji – SharePoint, która znajduje się w pakiecie Microsoft 365.
Poznaj najistotniejsze możliwości SharePoint i zdecyduj, czy sprawdzi się on w Twojej firmie.
SharePoint jako miejsce do przechowywania plików
Prędzej czy później nieporządek na dyskach, gdzie przechowujemy pliki, przyniesie wiele problemów. Na szczęście SharePoint Online oferuje, by w jednym miejscu przechowywać pliki i je segregować m.in. dzięki bibliotekom i folderom, dzięki czemu zdecydowanie łatwiej będzie Ci je odnaleźć. Możesz szukać po nazwie pliku, typie, a nawet treści. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie nazwał dokumentu „fdsasd.docx”, po czym nie mógł go odnaleźć. W SharePoint znajdziesz go w kilka sekund.
Wspólna edycja tego samego dokumentu
Wyobraź sobie, że śpieszysz się na spotkanie, ale musisz dokończyć jeden dokument, by nie przeszkodzić w pracy całemu zespołowi. Co więcej, musisz zabrać ze sobą swój komputer, więc nikt inny nie dokończy go za Ciebie. Dość kłopotliwa sytuacja, prawda? Ten problem znika, gdy pracujesz w SharePoint. W nim każdy z Twoich współpracowników w dowolnym momencie może zajrzeć do pliku oraz skończyć go bez przerwania ciągłości pracy zespołu. Dzięki tej usłudze współpraca przebiega zdecydowanie sprawniej.
Dostęp na każdym urządzeniu dzięki SharePoint
Przypomniało Ci się, że w przygotowanym pliku na jutro do wysłania nie poprawiłeś jednej kluczowej frazy, a właśnie jesteś z dala od swojego komputera służbowego? Spokojnie, prosimy nie panikować. Możesz korzystać z SharePointa na każdym urządzeniu i w dowolnym momencie. Wystarczy, że wyciągniesz swojego smartphone’a z kieszeni i zrobisz to, co musisz.
PS Podpowiadamy, że podróż pociągiem mija znacznie produktywniej, jeśli możesz popracować na swoim telefonie.
Organizacja pracy
SharePoint oferuje Ci wiele udogodnień. Na przykład, jeśli i tak korzystacie całym zespołem z jednej usługi, również tam planujcie swoje działania, to funkcja Lists sprawdzi się doskonale! Pozwoli Ci ona na tworzenie listy zadań dla zespołów, zaznaczanie czym aktualnie się zajmujesz, przydzielanie obowiązków, a także na obserwowaniu postępu w dotarciu do Waszego celu.
Bezpieczeństwo
W dobie Internetu zdecydowanie warto dbać o swoje pliki w jak najlepszy sposób. Dlatego pakiet Microsoft 365 oferuje dwuetapowe uwierzytelnianie – to Ty decydujesz, kto ma dostęp do Twoich danych, a także ustalasz zasady dotyczące haseł w Twojej firmie. Jeśli wciąż czujesz się niepewnie, to warto zaznaczyć, że Microsoft korzysta z BitLockera do ochrony danych, czyli technologii, którą określa jako klucz 48-cyfrowe hasło, które nie wpuści nikogo, jeśli nie ma w 100% potwierdzonej tożsamości.
To zaledwie ułamek możliwości SharePointa – myślisz, że pomógłby on pomóc Twojej firmie we wskoczeniu na wyższy poziom? Daj znać co o tym myślisz Olafowi – w prawym dolnym rogu jest okienko czatu na którym możesz z nim porozmawiać.
