Jak dzięki platformie Microsoft 365 możesz zyskać więcej czasu?
Dla nowych użytkowników pakiet Microsoft 365 może wydawać się przytłaczający pod względem ilości dostępnych funkcji. Szybko jednak okazuje się, że jest on bardzo wygodny w użytkowaniu, a jedna platforma po prostu zastępuje wiele samodzielnych programów, które prędzej czy później i tak byłyby potrzebne. Daje to mnóstwo sposobów na to, by usprawnić obowiązki pracowników biurowych. Tutaj przeczytasz o funkcjach, których być może nie znasz, a które na pewno pozwolą ci zyskać więcej czasu.
Zacznij używać Microsoft Forms
Przeprowadzanie ankiety czy testu wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu. Jedna osoba musi sporządzić sensowne pytania i ułożyć je pod względem kompozycji oraz logiczności, a druga powinna je sprawdzić, by wyłapać ewentualne błędy. Gotowy formularz jest dla pracowników drukowany, wysyłany mailem w pliku tekstowym lub przesyłany za pomocą aplikacji. MS Forms upraszcza wszystkie te czynności. W nowym szablonie możesz wprowadzić pytanie z odpowiedziami do wyboru, miejscem na opis, prośbą o ocenę czy rubryką wymagającą ustawienia daty.
Jeśli zajdzie taka potrzeba, dodaj podtytuły i rozgałęzienia lub zaznacz, które pytania są obowiązkowe, a które można pominąć. Istnieje także możliwość obsługi wielu języków, więc bez problemu stworzysz jedną ankietę dla pracowników z różnych krajów. W odrębnej zakładce sprawdzisz, ile osób ją skończyło oraz jaki był czas udzielania odpowiedzi. Wyniki możesz wyświetlić w programie Microsoft Excel. Proste, prawda?
Szybkie części w Microsoft Outlook
Współczesne poczty elektroniczne często sugerują wybór adresów e-mail po wpisaniu pierwszych liter. Jest to bardzo wygodna opcja, którą możesz stosować zarówno do pojedynczych fraz, jak i wielu zdań. Galerię szybkich części znajdziesz w zakładce Wstaw > Szybkie części. W MS Outlook jest opcja autotekstu, czyli zapamiętywania bloku tekstu do ponownego wykorzystania poprzez zaznaczenie go i zapisanie w galerii. Zamiast wymyślać podobne wiadomości do różnych osób po prostu wklejaj gotową treść. Opcja ta przydaje się do zdań rozpoczynających oficjalne maile oraz dłuższych wiadomości, które tylko w pewnych miejscach są personalizowane. Wysyłanie kilkunastu e-maili o tej samej tematyce będzie znacznie prostsze, jeśli tylko poprawisz użyty wcześniej tekst.
Jak usprawnić pisanie w Microsoft Word?
Szybkie części da się także zapisywać w najpopularniejszym na świecie edytorze tekstowym. Możesz dodać do nich właściwości dokumentu oraz pola z godziną, tytułem i numerami stron. W pozycji Organizator bloków konstrukcyjnych wyświetlisz wszystkie dostępne bloki do wykorzystania. W tym miejscu możesz także zmienić ich właściwości.
Kolejną opcją, która pozwala zaoszczędzić sporo czasu, jest możliwość dyktowania dokumentów. Wystarczy mikrofon i połączenie internetowe, by tworzyć tekst konwertowany z mowy na tekst roboczy. Jeśli szykujesz dokument w wersji oficjalnej, stawiaj znaki przestankowe poprzez ich jawne wymawianie. Po skończonym dyktowaniu popraw błędy za pomocą klawiatury i zapisz tekst. Opcję konwertowania tekstu z mowy znajdziesz w: Narzędzia główne > Dyktowanie. Dostępnych jest kilkanaście języków. Długie teksty i konspekty najłatwiej tworzyć w MS Word, lecz do głosowego zapisywania pomysłów i pojedynczych fraz lepiej sprawdzi się program OneNote.
