Jak zautomatyzować umawianie spotkań przy pomocy Microsoft Bookings?
Twoja firma prowadzi regularne działania contentowe, strona internetowa jest poprawnie wypozycjonowana, a kontakty nie spływają? Może powodem jest niejasna ścieżka pozostawienia kontaktu dla potencjalnego klienta lub jest ona zbyt trudna? Jak często słyszysz od pracowników, że mają kilka nieodebranych połączeń po godzinach pracy? Co, jeśli Twoi klienci chcą kupić Twój produkt, ale kontakt z Twoją firmą jest utrudniony? Warto sprawdzić wszystkie te elementy i wprowadzić zautomatyzowane narzędzie, które będzie intuicyjne i proste w obsłudze dla Twojej grupy docelowej. Jak zatem zautomatyzować umawianie spotkań, a tym samym pozyskiwanie kontaktów? W poniższym artykule znajdziesz odpowiedź.
Microsoft Bookings – co to?
Microsoft Bookings to aplikacja do umawiania terminów spotkań. Może znaleźć szerokie zastosowanie w firmach takich jak salony kosmetyczne czy fryzjerskie, ponieważ pozwala w szybki sposób na zarezerwowanie wizyty bez konieczności umawiania jej przez telefon. Automatyzacja tego procesu pozwala również na zapobieganie sytuacjom, kiedy dwie osoby zostają umówione na ten sam termin. Unikanie takich sytuacji, to unikanie frustracji klientów, a ty samym negatywnych opinii na temat Twojej firmy.
Prawidłowa konfiguracja usługi pozwala na zarządzanie zaplanowanymi spotkaniami: przekładaniem ich, odwoływaniem, informowaniem o opóźnieniu. Co bardzo wygodne, to każda zmiana naniesiona na spotkanie skutkuje wysłaniem wiadomości do osób przypisanych do spotkania. Dzięki czemu w dowolnym momencie można sprawdzić, czy spotkanie odbędzie się w planowanym wcześniej terminie czy nie. Przypomnienie o zaplanowanym spotkaniu również wysyłane jest w postaci maila, to duże ułatwienie dla zabieganych osób, które często zapominają o umówionych terminach. Cały proces wysyłania powiadomień oraz aktualizacji odbywa się automatycznie, co również jest niezwykle pomocne w każdym biznesie, gdzie czas jest na wagę złota.
Microsoft Bookings – stworzenie kalendarza do spotkań
Twój biznes świetnie prosperuje? Masz duży wskaźnik konwersji i wejść na stronę? Może warto to wykorzystać i zautomatyzować proces umawiania spotkań? W tym procesie pomoże Ci Microsoft Bookings, odciąży Twoich pracowników, którzy odbierają telefony i odpisują na maile potwierdzające termin spotkania. Po konfiguracji Bookings wszystko będzie działo się automatycznie. Czyli jak? Klient wchodzi na Twoją stronę, jest zainteresowany usługą, widzi kafelek „Umów spotkanie”, klika i umawia się na pierwszy wolny termin. Potwierdzenie spotkania wraz z zaproszeniem do kalendarza przychodzi zarówno na Twój adres email jak i email klienta, dzięki czemu termin znajduje się w kalendarzach wszystkich osób zainteresowanych. Dzięki temu potencjalny klient ma poczucie, że szanujesz jego czas, ponieważ może dopasować Wasze spotkanie do swojego kalendarza i dodatkowo dzieje się to w szybki i wygodny sposób. To zdecydowanie kolejny krok to zwiększenia zainteresowania Twoją marką – ludzie lubią szybkie rozwiązania. Dając im taką możliwość punktujesz.
Jak zatem założyć kalendarz, aby zacząć umawiać spotkania?
Zacznij od konfiguracji usługi w swoim pakiecie Microsoft 365 – można to zrobić w kilku prostych krokach, jeśli jednak chcesz mieć pewność, że wszystkie ustawienia zostaną poprawnie skonfigurowane to skontaktuj się z wybranym partnerem Microsoft, który zadba o to, żeby wszystko działało na “tip top” i pomoże Ci w spersonalizowaniu Twojego systemu rezerwacyjnego.
Microsoft Bookings – dystrybucja linków
Stworzenie kalendarza to tylko początek, ponieważ aby umieścić go na stronie konieczne jest wygenerowanie linku do zapisów online. Proces ten jest bardzo prosty i nie powinien sprawiać trudności. Po stworzeniu kalendarza wystarczy, że klikniesz przycisk „Udostępnij”, wygeneruje się link, który możesz umieścić na stronie www lub na Facebooku. Tam, skąd chcesz pozyskiwać kontakty.
Link możesz dystrybuować w dowolny sposób. Możesz go umieścić:
🔘 na stronie www,
🔘 w newsletterze,
🔘 na profilach w social mediach,
🔘 w formie kodu QR na ulotkach lub plakatach,
🔘 w stopce maila.
Jak widzisz, jest wiele możliwości na umawianie spotkań, a to z pewnością nie wszystkie. Warto pobudzić odrobinę kreatywność i wymyślić kolejne sposoby na zdobycie kontaktów z użyciem kalendarza. Najbardziej popularny, czyli umieszczenie go na stronie internetowej może być świetnym pomysłem, jeśli Twoja marka ma wielu zwolenników, a ruch na stronie jest zadowalający. Warto jednak zastanowić się również nad innym podejściem i sposobem dotarcia do klientów – wszystko bowiem zależy od branży. Zatem jeśli prowadzisz salon kosmetyczny możesz pomyśleć o programie rekomendacyjnym – wydrukuj małe, ładnie zaprojektowane ulotki à la wizytówki, gdzie opiszesz, jak działa rekomendacja. Koniecznie pamiętaj o kodzie QR prowadzącym do kalendarza rezerwacji. Jeśli natomiast prowadzisz firmę usługową specjalizującą się w doradztwie podatkowym, możesz pomyśleć o serii artykułów na blogu firmowym lub kanałach zewnętrznych, gdzie umieścisz link do rezerwacji spotkań. Tutaj świetnym pomysłem może być również kanał na YouTubie, gdzie podsumowaniem Twojego filmu będzie zaproszenie do rezerwowania terminów spotkań.
Więcej o wdrożeniach Microsoft Bookings dowiesz się tutaj.
