Czy znacie jakąś firmę, która się nie posiada e-maila kontaktowego? Jestem przekonany, że nie! Poczta elektroniczna to coś, z czego korzysta większość użytkowników Internetu. Oczywiście popularnością cieszą się również inne komunikatory, jednak czy wyobrażasz sobie wysłać propozycję współpracy do dużej firmy poprzez Messenger? Powszechnie przyjęło się, że e-mail to oficjalna forma komunikacji, dlatego założenie firmowej elektronicznej poczty to jedna z pierwszych rzeczy, którą się robi przy stworzeniu firmy. Dobór właściwiej platformy jest niezwykle istotny. Jeśli oprócz wysyłania i odbierania wiadomości, istnieją jeszcze inne przydatne funkcje, to czemu by z tego nie skorzystać?
Co wybrać?
Dodatkowe funkcje to jeden z powodów dla którego wiele przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z Microsoft Outlook. To co rzuciło mi się w oczy przy pierwszych tygodniach korzystania z tej aplikacji, to funkcja wyszukiwania wiadomości. Nie raz miałem problem ze znalezieniem e-maila, który dostałem kilka miesięcy wstecz, a potrzebowałem go w danym momencie. Przeszukiwanie wszystkich wiadomości jest dość problematyczne i czasochłonne. Tym bardziej, jeśli się nie pamięta dokładnego adresu e-mail adresata. Microsoft Outlook ułatwia odszukiwanie starych wiadomości dzięki rozbudowanym opcjom wyszukiwania. Możesz uściślić na jakiej podstawie chcesz odszukać dany e-mail. Istnieje opcja wyszukiwania poprzez adresata, temat, datę, załączniki i wiele innych. To znacznie ułatwia odnalezienie się wśród tysięcy wiadomości. W Outlooku swoją skrzynkę pocztową możesz podzielić na foldery i przypisać do nich konkretne adresy e-mail, aby wszystko było odpowiednio posegregowane. Ciekawą funkcją jest również możliwość zaplanowania wiadomości. Czasem bywa tak, że musisz wysłać e-mail konkretnego dnia w określonych godzinach i nie możesz tego zrobić ani później, ani wcześniej. Zamiast stresować się, że może Ci to umknąć w natłoku zadań, wystarczy, że przed wysłaniem wiadomości zaznaczysz opcję „Opóźnij dostarczenie” i zdecydujesz o tym, kiedy wiadomość ma dotrzeć do odbiorcy. Warto pamiętać, że jest też opcja umożliwiająca otrzymanie potwierdzenia o dostarczeniu wiadomości, a to również potrafi zaoszczędzić sporo nerwów.
Grunt to porządek
Nie raz pewnie słyszałeś/aś, że aby lepiej się pracowało, to potrzebny jest ład i porządek. Osobiście łatwiej mi się funkcjonuje, kiedy wiem co gdzie mam i nie tracę czasu na zbędne poszukiwanie czegoś, co jest mi aktualnie potrzebne. Pracując w firmie zapewne posiadasz dwa adresy e-mail – służbowy i prywatny. Zdarza się też, że tych skrzynek pocztowych jest więcej. Warto wtedy zadbać, aby przełączanie się między nimi nie było uciążliwe. I tak jest w Outlooku – wszystko masz w tym samym miejscu i kontrolujesz z tego samego poziomu. Za pomocą jednego kliknięcia zmienisz e-mail służbowy na prywatny. Jest też coś takiego jak flaga monitująca. Służy ona do oznaczania konkretnej wiadomości, którą w najbliższym czasie musisz mieć na uwadze. Dzięki temu jest nikła szansa, że zapomnisz o danym elemencie. Wracając do porządku w pracy to aby go utrzymać pomocne są foldery, które możesz stworzyć w swojej poczcie. Tak jak przy układaniu puzzli robi się wstępną segregację na elementy, które będą tworzyć ramkę, potem na kolory albo wedle uznania, tak samo warto posortować e-maile. W ten sposób Twoja poczta będzie bardziej zorganizowana.
Oczywiście w Outlooku jest o wiele więcej dodatkowych funkcji oraz narzędzi, które możesz wykorzystać w swojej pracy i firmie. To zależy tylko od Ciebie jak je wykorzystasz. Jeśli jeszcze tego nie robisz to najlepszy czas, aby to zmienić!
