Technologie cyfrowe i to w jaki sposób z nich korzystamy, zrewolucjonizowały sposób w jaki pracujemy. Firmy ze wszystkich branż chcąc w dalszym ciągu funkcjonować w szybko zmieniającym się środowisku, muszą w pewnym momencie swojego rozwoju przejść ewolucję. Popularnie nazywana jest ona cyfryzacją firmy. Dobrze przeprowadzona cyfryzacja przenosi firmę na zupełnie nowy poziom działania. Czym zatem jest cyfryzacja? Jak ją wdrażać? Od czego warto zacząć? Zapraszam do przeczytania wstępu do tego rozległego tematu, w którym odpowiem na wyżej postawione pytania.
Co to jest cyfryzacja firmy?
Cyfryzacja firmy to nic innego jak wykorzystanie różnych technologii cyfrowych w celu zwiększenia wydajności w swojej organizacji. Cyfryzacja korzysta z różnych narzędzi w celu poprawy szeregu procesów biznesowych takich jak zarządzanie zasobami ludzkimi, projektami, kadrami czy księgowością. Zapewnia rozwiązania problemów organizacyjnych, umożliwiając przedsiębiorstwom uzyskanie większej kontroli nad ich działalnością biznesową. Procesy, w których do tej pory wykorzystywane były tradycyjne metody zapisu (np. na papierze) mogą oznaczać stratę większej ilości czasu i duży nakład pracy. Cyfryzacja natomiast umożliwia szybszy dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie, pracę hybrydową czy wykorzystanie urządzeń mobilnych, które w wielu aspektach potrafią zastąpić komputery PC.
Cyfryzacja firmy to zatem wykorzystanie cyfrowych danych i technologii do usprawnienia procesów biznesowych. Przykładami cyfryzacji może być udostępnianie dokumentów (które zostały przekształcone w pliki PDF podczas digitalizacji) na firmowym dysku w chmurze członkom swojej organizacji czy korzystanie z profesjonalnej platformy takiej jak Microsoft 365.
Jak zacząć cyfryzację firmy?
Cyfryzację firmy powinniśmy zacząć od trzech kroków:
1. Identyfikacja obszarów do cyfryzacji – w pierwszej kolejności powinniśmy dokładnie przyjrzeć się tym obszarom firmy, w których wskazana (lub konieczna) może być cyfryzacja. Na przykład, jeśli ciągle otrzymujesz papierowe faktury, a następnie ręcznie wprowadzasz je do swoich rozliczeń dobrze jest zacząć od przejścia na wersje elektroniczne. Otrzymanie faktur w formie elektronicznej na swoją skrzynkę e-mail, a następnie wprowadzenie ich do swojego systemu za pomocą odpowiednich programów do fakturowania znacznie uprości i ulepszy cały proces. Cyfryzacja tych działań pomaga zobrazować, na przykład za pomocą programów Excel czy Power BI, finanse firmy, aby pomóc działowi finansowemu podejmować bardziej świadome decyzje, które przynoszą korzyści całej organizacji.
2. Zaangażowanie w cyfryzację całej organizacji lub wybranych osób – po zidentyfikowaniu jednego obszaru firmy do cyfryzacji należy przejść do przedstawienia tego pomysłu innym pracownikom Twojego przedsiębiorstwa. Bardzo ważne jest, żeby wszyscy byli świadomi zmian, które będą zachodzić w firmie i znali korzyści wynikające z tego procesu.
3. Zaplanowanie etapów – pamiętaj, że cyfryzacja firmy ma ulepszyć i przyspieszyć obecne procesy w niej zachodzące. Nie zależy nam na rewolucji, dlatego warto rozważyć przeprowadzenie cyfryzacji stopniowo wspierając się przy tym wiedzą i doświadczeniem wybranego przez Ciebie eksperta. Dzięki temu Twoja firma zyskuje pewność, że obecne procesy i systemy zostaną bezproblemowo przeniesione, a to przełoży się na ciągłość pracy i uniemożliwi utratę dotychczasowych danych.
Cyfryzacja przyszłością Twojej firmy
Aby zmaksymalizować korzyści płynące z cyfryzacji w Twojej firmie powinieneś zidentyfikować główne obszary, które wymagają transformacji, zaangażować resztę organizacji w ten projekt, a przede wszystkim znaleźć odpowiednich profesjonalistów, którzy pomogą Ci przez to przejść. Niezależnie od tego, czy chcesz zwiększyć wewnętrzną produktywność, usprawnić szkolenia i onboarding, procesy dokumentowania czy przepływ danych w firmie, cyfryzacja jest koniecznością. Jeśli wciąż masz wątpliwości od czego zacząć – chętnie Ci doradzimy. Wystarczy, że umówisz się jednym z naszych ekspertów na bezpłatną konsultację i porozmawiasz o tym, jak przez proces cyfryzacji przejść bezproblemowo, za to z największymi korzyściami dla Ciebie i Twojej firmy.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Koniecznie sprawdź nasz webinar na temat szybszej i efektywniejszej pracy.
