6 powodów dla których wybrałem Microsoft Exchange Online
Przetestowałem wiele skrzynek pocztowych i wiem jedno – żadna darmowa oferta nie zaspokoiłaby potrzeb mojej firmy. Dopiero Exchange Online w pełni przypadło mi do gustu. Jest to usługa dostępna w pakiecie Microsoft 365 lub sprzedawana osobno w dwóch różnych planach. Plan 1 za €3,40 oferuje pojemność 50 GB oraz wiadomości do 150 MB, natomiast w planie 2 za €6,60 dostajemy 100 GB miejsca, wiadomości do 150 MB i wbudowaną ochronę przed utratą danych (DLP). Do tego dochodzą usługi poczty głosowej wraz z odpowiadaniem na wywołanie, dołączaniem przez telefon i zautomatyzowaną recepcjonistką. Poniżej znajdziesz główne argumenty, które przekonały mnie do użytkowania Exchange Online na stałe.
Funkcje usprawniające działanie poczty
Oprócz podstawowych opcji występujących w każdej skrzynce pocztowej, Exchange Online ma wiele dodatkowych funkcji jak np. zarządzanie kontaktami, kalendarz czy możliwość wpisywania zadań i notatek. Asystent planowania ułatwiał mi sprawdzanie czasu wolnego pracowników, dzięki czemu nie miałem problemów z ustalaniem wspólnych spotkań. Wprowadzone przeze mnie informacje od razu pojawiały się u nich kalendarzach. Nie musiałem też wysyłać maili do każdego z osobna. Exchange Online pozwala na tworzenie wielu skrzynek pocztowych, więc zamiast wpisywać wszystkie adresy po kolei, zaznaczałem całe działy. Każda grupa ma własny kalendarz, listę zadań i alias pocztowy.
Nie tylko na PC i Windows
Poczta Exchange Online najlepiej współpracuje z klientem Outlook. Jej użytkowanie nie ogranicza się tylko do systemu Windows, więc w podróże służbowe nie musiałem brać ze sobą laptopa. Skrzynkę mam skonfigurowaną na komputerze w firmie i smartfonie z androidem. Na telefonie korzystałem głównie z podstawowych opcji jak odczytywanie i wysyłanie wiadomości czy zapisywanie zdarzeń w kalendarzu. Teksty były czytelne, opcje intuicyjne, a ogół użytkowania nie sprawiał mi żadnych problemów. W dobie urządzeń mobilnych takie rozwiązanie polecam każdemu przedsiębiorcy.
Archiwizacja danych
Obok głównych folderów skrzynki pocztowej w programie Outlook znajdziesz folder archiwizacyjny (Exchange Online Archiving). Użytkownicy mają do niego normalny dostęp i w razie potrzeby mogą przeszukiwać umieszczone tam dane. Dodatkowo z centrum administracyjnego EAC lub zdalnego programu Windows PowerShell jest możliwość uruchomienia opcji archiwizacji dla określonych użytkowników. Nie da się jednak tego zrobić za pomocą dzienników, reguł transportu czy reguł automatycznego przekazywania do kopiowania wiadomości. Wygodna archiwizacja zmniejsza zużycie przestrzeni dyskowej skrzynki i usprawnia znajdowanie istotnych informacji.
Usuwanie i odzyskiwanie elementów w Exchange Online
Microsoft Exchange Online nie jest rozwiązaniem backupowym, jednak ma pewne opcje, które ochraniają użytkowników przed nieodwracalną stratą. Skasowane dane z poczty można odzyskać w ciągu 14 dni. W skrzynce Outlook jest to opcja „Odzyskaj usunięte elementy”. Z kolei skasowanie użytkownika z lokalnego serwera Exchange sprawia, że jego archiwa są także usuwane. Microsoft wychodzi naprzeciw osobom, które z powrotem potrzebują tych danych i w ciągu 30 dni administratorzy mogą przeprowadzić odzyskiwanie. Po tym czasie ta opcja przestaje być możliwa. Myślę, że dla większości przedsiębiorców jest to wystarczające zabezpieczenie.
Bezpieczeństwo na pierwszym planie
Każda firma powinna przykładać dużą uwagę do właściwego zarządzania poufnymi danymi klientów. Exchange Online chroni informacje przesyłane drogą mailową na wielu poziomach. Jak zapewnia Microsoft, poczta jest całodobowo monitorowana przez specjalistów od zabezpieczeń, a serwery z różnych krajów pozwalają na awaryjne odzyskiwanie danych. Bezpieczeństwo skrzynki na wielu sprzętach zapewniają zasady uwzględniające listy zatwierdzonych urządzeń, blokady PIN czy opcja usuwania poufnych danych z ukradzionych telefonów. Dodatkowo funkcje ochrony uniemożliwiają omyłkowe wysyłanie wrażliwych informacji przypadkowym osobom.
Administracja skrzynek w Exchange Online
Dużą zaletą są także możliwości administracyjne Exchange Online. W centrum operacyjnym wita nas łatwy w obsłudze, oparty na sieci Web interfejs. Do wyboru jest wiele opcji i konfiguracji, dzięki którym mogłem m.in. ustawiać przepływ poczty, wpływać na filtr antyspamowy, tworzyć raporty o odbieranych i wysyłanych wiadomościach czy wprowadzać reguły. Warto zaznaczyć, że od grudnia 2022 r. klasyczne centrum administracyjne przestanie istnieć, a większość funkcji znajdzie się w nowym EAC. Będzie on zawierał spersonalizowany pulpit nawigacyjny, raporty dotyczące przepływu poczty i migracji, monitoring priorytetów czy nowy panel ułatwiający znajdowanie funkcji. Może zabraknąć w nim niektórych opcji dostępnych w klasycznej wersji.
Współczesny rynek oferuje mnóstwo różnorodnych skrzynek elektronicznych. Wśród nich są rozwiązania zupełnie darmowe, np. dołączane do serwisu hostingowego. Jeśli prowadzisz biznes, prawdopodobnie oczekujesz od poczty czegoś więcej niż wysyłanie i odbieranie wiadomości. Zważywszy na to, jakie możliwości ma Exchange Online, cena tej usługi nie jest wygórowana. Z takiej poczty mogą korzystać użytkownicy o niewielkich potrzebach, jak i przedsiębiorcy, którzy chcą mieć w jednym miejscu i na różnych urządzeniach mnogość opcji do zarządzania wiadomościami, kontaktami, notatkami i kalendarzami.
