Jak oszczędzić cenne godziny, a być może nawet dziesiątki godzin, które do tej pory marnowałeś na ręcznym zapisywaniu pojedynczych załączników? Aplikacja Power Automate pozwoli Ci zautomatyzować i przyspieszyć te czynności – odbierze otrzymane e-mailem pliki i zapisze je w wybranej przez Ciebie lokalizacji. 

Do pracy potrzebujesz Microsoft 365 oraz licencji Power Automate. Jeżeli jej nie posiadasz, możesz aktywować wersję próbną i sprawdzić, czy takie rozwiązanie pomoże w Twojej codziennej pracy. Programy w pierwszej interakcji mogą wydać się skomplikowane, jednak warto wykazać się cierpliwością, by w pełni skorzystać z oferowanych przez nie możliwości. 

Co zrobić, by plik z załącznika e-mail zapisywał się automatycznie w wybranym folderze Microsoft SharePoint bez mojego udziału? 

     ●   Włącz aplikację Power Automate. 

     ●   Z paska po lewej wybierz zakładkę Moje przepływy, a następnie rozwiniętą poniżej opcję Utwórz. 

     ●   W tym miejscu możesz przejrzeć dostępne szablony lub kliknąć Utwórz własną. 

     ●   Na dole strony wybierz Przejdź do tworzenia własnego przepływu. 

     ●   Kliknij ikonę Office 365 Outlook. 

     ●   Wybierz właściwą dla siebie opcję: Po nadejściu nowej wiadomości e-mail, jeśli chodzi o Twoją własną, indywidualną skrzynkę lub Po nadejściu nowego e-maila do udostępnionej skrzynki, jeżeli jest to poczta współdzielona. 

     ●   W kolejnym oknie wpisz adres poczty oraz rozwiń ustawienia zaawansowane. Ustaw opcję Tak przy zapisywaniu wiadomości Tylko z załącznikami oraz przy Dodaj załączniki. 

     ●   Kliknij Nowy Krok. 

     ●   W polu wyszukiwania wpisz SharePoint jako katalog źródłowy w skrzynce pocztowej, do której trafiają odbierane wiadomości i z wyświetlonych opcji wybierz Utwórz plik, a następnie uzupełnij: 

            •   adres witryny, czyli ogólny adres witryny zespołu w SharePoint, do którego trafią wiadomości; 

            •   ścieżka folderu, za pomocą ikony folderu z prawej strony wybierz dokładny folder, w jakim pojawią się pliki z e-maili; 

            •   nazwa pliku, pod jakim będzie zapisywany dokument, np. nazwa załącznika czy godzina odebrania; 

            •   zawartość pliku -> Załączniki zawartość, czyli polecenie zapisania załącznika. 

     ●   Kliknij Zapisz. 

Nie jesteś pewien, czy Power Automate działa, czy nie popełniłeś błędu podczas dodawania kolejnych opcji? Możesz przetestować przepływ: 

     ●   W prawym górnym rogu wybierz Przetestuj. 

     ●   Zaznacz opcję Ręcznie. 

     ●   Kliknij Przetestuj. 

     ●   Na górze strony otrzymasz informację Aby poznać teraz sposób działania, wyślij nową wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej. 

     ●   Przejdź na swoją pocztę i wybierz Nowa wiadomość. 

     ●   Jako adresata wiadomości wpisz adres poczty, do której przed chwilą ustawiałeś przepływ. 

     ●   Dodaj dowolny załącznik i wybierz Wyślij. 

     ●   Przejdź do Power Automate i zakładki Moje Przepływy. Po chwili na ekranie powinna pojawić się informacja, że przebieg przepływu zakończył się pomyślnie. 

     ●   Możesz teraz przejść do wybranego folderu w SharePoint, gdzie znajdziesz zapisany załącznik. 

To prosty sposób na zautomatyzowanie zapisywania otrzymywanych w e-mailach załączników. Jeżeli do Twojej firmy przesyłanych jest np. wiele faktur, dzięki tej metodzie możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu i zbędnych kliknięć. 

Masz pytania związane z Power Automate? Umów się na bezpłatną konsultację. 

____________________________________________________________________ 

Wolisz wideo? Poniżej znajdziesz nasz tutorial.