„Kto mówi językiem niezrozumiałym dla nikogo poza nim, nie mówi w ogóle. Mówić, to mówić do kogoś” – te słowa Hansa Georga Gadamera doskonale obrazują to, jak ważna w naszym życiu jest komunikacja. Odpowiednie przekazanie myśli ma ogromny wpływ na to, jak jesteśmy odbierani przez innych. Niezwykle ważne jest, by robić to precyzyjnie i odpowiednio do sytuacji, w której się znajdujemy.
W dobie cyfrowej transformacji, gdy wiele firm przechodzi na hybrydowy lub zdalny tryb pracy, oprócz języka, w komunikacji ważne są również narzędzia, z których korzysta zespół. Dzięki odpowiednio dobranym nośnikom informacji, proces komunikacji może stać się prostszy i jeszcze bardziej skuteczny.
Jaki jest klucz do udanej współpracy?
Rozmowy są ważną częścią współpracy zespołowej. Nie jest tajemnicą, że dzięki wzorowej komunikacji możesz nie tylko polepszyć, ale również znacznie przyspieszyć wiele procesów w swoim przedsiębiorstwie. To z kolei pozytywnie wpłynie na relacje zarówno w firmie, jak i z Twoimi kontrahentami.
Pomyśl o sytuacji, w której wraz z osobami z innego działu pracujesz właśnie nad ważnym projektem. Dzięki pracy zdalnej masz możliwość współpracy z najlepszymi specjalistami z całego kraju i świata. Zastanawiasz się jednak, w jaki sposób prowadzić z nimi skuteczną komunikację. Znane Ci z pracy w biurze sposoby przekazywania informacji takie jak zostawianie karteczek na tablicy korkowej czy bezpośrednia rozmowa na firmowym korytarzu nie zdają w tym wypadku egzaminu. Jak w takim razie możesz skutecznie komunikować się ze swoimi współpracownikami?
Rozwiązaniem tego problemu może okazać się wdrożenie do Twojego przedsiębiorstwa narzędzia Microsoft Teams. Jeśli w ciągu dnia odkryjesz, że potrzebujesz natychmiastowej pomocy swojego współpracownika, możesz szybko zadzwonić do niego i skonsultować każdą niecierpiącą zwłoki kwestię. Takie spotkanie nie tylko pozwoli Wam błyskawicznie stawić czoła każdemu napotkanemu wyzwaniu, ale również pozytywnie wpłynie na Waszą relację.
Nie możesz rozmawiać, a Twój problem nie cierpi zwłoki? Wyślij do swojego współpracownika wiadomość! Pozostawanie w stałym kontakcie jest przecież jedną z zasad skutecznej komunikacji. Wysłanie krótkiej wiadomości na wspólnym czacie pozwoli Ci precyzyjnie określić napotkany problem w momencie, w którym on wystąpi. Nie musisz już czekać na wspólny wolny termin na rozmowę. Wyślij wiadomość i po postu czekaj na odpowiedź! Twój współpracownik czasami zapomina Ci odpisać? Warto poznać kilka sprawdzonych sposobów na to, by na pewno zauważył i odpowiedział na Twoją wiadomość.
Zaplanuj wspólne zadania
W pracy zdalnej lub hybrydowej często spotykamy się z wyzwaniem dobrej organizacji zadań, która jest podstawą komunikacji w zespole. Z naszego doświadczenia wynika, że współpraca oparta jedynie na wiadomościach czy rozmowach nie zawsze przynosi pełen sukces. Warto pomyśleć o wdrożeniu do swojego przedsiębiorstwa narzędzi, które ułatwią komunikację podczas pracy nad konkretnymi zadaniami.
Jeśli z kimś współpracujesz, z pewnością wiesz już jak ważna jest dobra komunikacja. Czasem jednak nawet najlepsze sposoby mogą okazać się nieskuteczne. Tworzycie projekt dla kluczowego klienta i nie do końca wiecie, które z Waszych zadań należy wykonać w pierwszej kolejności? A może macie problem w kwestii dogadania ze sobą kluczowych terminów? Z tymi wszystkimi wyzwaniami świetnie poradzi sobie Microsoft Planner! To narzędzie, które umożliwi zarówno Tobie, jak i Twojemu zespołowi efektywnie planowanie wszystkie kolejne czynności oraz nadawanie im właściwych priorytetów.
Przykładowo, jeśli w trakcie realizowania projektu gonią Was kolejne deadline’y, możecie skorzystać z opcji planowania zadań w kalendarzu. Jeśli włączysz powiadomienia w swoim Plannerze, narzędzie to będzie wysyłać Ci przypomnienia o zbliżającym się terminie wykonania danego zadania. To znakomite rozwiązanie dla osób, które codziennie wykonują mnóstwo zadań i obawiają się, że któreś z nich mogą im umknąć.
Jesteś koordynatorem projektu i zastanawiasz się, jak usprawnić komunikację podczas pracy? Tutaj również możesz skorzystać z pomocy Plannera! Pomyśl o sytuacji, w której rozmawiasz ze swoimi współpracownikami o podziale obowiązków na najbliższy tydzień. Podczas długiego spotkania, które właśnie odbyliście, udało Wam się ustalić najbardziej optymalny plan działania w związku z kończącym się już projektem. Niestety, wszystkie informacje zostały przez Was zapisane tylko w wirtualnym dokumencie Word. Po poprawkach naniesionych zaraz po spotkaniu obawiasz się, że Twoi współpracownicy mogą nie zrozumieć tego, które zadania zostały im przydzielone. Jeśli w swojej firmie korzystasz jednak z Plannera, możesz odetchnąć z ulgą. Dzięki temu narzędziu, masz możliwość nie tylko przejrzystego rozpisania wszystkich zadań, ale przede wszystkim możesz przydzielać je do konkretnych osób. To sprytne rozwiązanie sprawi, że każdy, komu przypiszesz dany priorytet zostanie o tym niezwłocznie powiadomiony. To również świetny sposób na to, żeby uniknąć nieporozumień w komunikacji ze współpracownikami wynikających z nie do końca przejrzyście stworzonego planu.
Zadbaj o komunikację – wybierz Microsoft!
Efektywna komunikacja w zespole jest niczym wieża. Postawiona na solidnych fundamentach, którymi są odpowiednio dobrane słowa i narzędzia do ich przekazywania, pozwoli rozwinąć skrzydła każdej firmie. Warto zadbać więc o to, by w Twoim przedsiębiorstwie komunikacja zawsze stanowiła podstawę do dalszego działania.
Jeśli chcesz poznać inne produkty Microsoft, które pomogą Ci w skutecznej komunikacji w firmie – skontaktuj się z nami. Chętnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego przedsiębiorstwa!
