Jeśli chodzi o codzienną pracę biurową to chyba nikomu nie trzeba przedstawiać najpopularniejszych aplikacji platformy Microsoft 365 takich jak Word, Excel, Teams czy Outlook. Służą one między innymi bardziej efektywnemu wykonywaniu zadań i lepszej organizacji pracy. Dzisiaj przyjrzymy się innej, mniej znanej aplikacji z portfolio firmy Microsoft jaką jest Microsoft Planner. Zaprojektowany i przeznaczony do lepszej organizacji swoich zadań i zwiększenia produktywności, może stać się Twoim nowym kompanem w codziennej pracy biurowej. Jeśli chcesz wiedzieć czym jest Microsoft Planner, a także poznać jego mniej oczywiste, a zarazem ważne funkcje, przeczytaj do końca nasz mini poradnik.
Czym jest Microsoft Planner?
Microsoft Planner jest, jak wspomnieliśmy wcześniej, częścią platformy Microsoft 365 i służy jako aplikacja wspomagająca organizację zadań z listą rzeczy do zrobienia. Jest to aplikacja, z której można korzystać zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i laptopach i komputerach stacjonarnych. Dzięki jej funkcjom, firmy mogą lepiej organizować pracę zespołową, a także widoczność i koordynację postępów w ramach poszczególnych projektów.
Microsoft Planner może być używany do realizacji wyzwań związanych z zarządzaniem poszczególnymi zadaniami. Zaliczyć do nich możemy na przykład: zarządzanie czasem, kontakt z klientami lub członkami innych zespołów, zapewnianie równego podziału pracy czy też sprawdzenie realizacji postępów projektu. Z racji tych funkcji często porównywany jest z takimi aplikacjami jak Slack, Asana czy też polski Hey Space. Część z funkcjonalności Microsoft Planner jest natomiast mniej oczywista, a może bardzo ułatwić organizację pracy. O jakich funkcjach mowa?
Szablony zadań
Dla osób często korzystających z Microsoft Planner i zarazem mających bardzo rutynowe lub często powtarzające się zadania, idealnym rozwiązaniem byłyby gotowe szablony zadań. Ułatwiają one organizację nowych planów projektów zawierających powtarzające się zagadnienia. Aby utworzyć gotowe szablony w MS Planner i zaoszczędzić sobie dużo czasu należy wykonać kilka kroków:
1. Utwórz plan – w aplikacji Planner utwórz swój pierwszy plan. Będzie on podstawą do tworzenia szablonu.
2. Przejdź do centrum planów – wejdź na stronę tasks.office.com naciśnij na utworzony przez siebie plan i następnie naciśnij trzy kropki w górnym pasku zadań
3. Skopiuj plan – z opcji dostępnych po rozwinięciu wybierz „Kopiuj plan”.
4. Wybierz co chcesz udostępnić – w tym momencie możesz nazwać swój plan, a także uwzględnić co w jego ramach chcesz udostępnić. Mogą to być na przykład Daty czy Priorytety.
5. Wybierz grupę – możesz teraz wybrać do jakiej grupy chcesz skopiować swój plan. Może to być nowa grupa lub już istniejąca.
6. Kopiuj plan – wybierz teraz widoczną na dole okna opcję „Kopiuj plan” i poczekaj. Gotowy szablon będzie widoczny po kilku chwilach.
Dodawanie załączników
Microsoft Planner umożliwia dodawanie załączników takich jak pliki czy zdjęcia bezpośrednio do wykonywanych zadań. Użytkownicy mogą otwierać karty zadań i w łatwy sposób uzyskiwać dostęp do wszystkich dołączonych zasobów, dzięki czemu w danym planie mają dostęp do wszystkich potrzebnych zasobów. Aby dodać załączniki należy:
1. Otworzyć wybrane zadanie w ramach planu.
2. Z sekcji „Załączniki” należy kliknąć w „Dodaj załącznik”
3. Z rozwijanej listy wybrać jedną z trzech opcji: „Z komputera”, „Z plików zespołu” lub „Link do adresu URL”.
4. Po wybraniu załącznika będzie on zaraz widoczny w ramach zadania.
Ciekawą opcją w ramach dodawania załącznika jest opcja „Pokaż na karcie”. Umożliwia ona wybranie, który załącznik będzie wyświetlał się jako podgląd na karcie zadania. Dzięki tej temu w przypadku dużej ilości zadań do realizacji możemy w szybki sposób zidentyfikować to, które nas w danym momencie najbardziej interesuje.
Widok harmonogramu w Microsoft Planner
Dzięki możliwości widoku harmonogramu zadań, użytkownicy Planner’a mogą w bardzo łatwy i szybki sposób sprawdzić stan danego projektu. Dzięki niemu mogą z wyprzedzeniem planować i sprawdzać terminy poszczególnych zadań co znacznie ułatwi śledzenie i realizację całego projektu. Za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” w ramach harmonogramu możesz przeciągać niezaplanowane zadania do poszczególnych dni miesiąca, które następnie będą widoczne przy wybranej dacie.
Największą zaletą harmonogramu zadań jest to, że wszystkie zlecenia do wykonania masz tak naprawdę dostępne w jednym miejscu. Dzięki temu już wzrokowo jesteś w stanie sprawdzić co masz do zrobienia w przeciągu dnia czy całego miesiąca. Po wybraniu opcji filtrowania można sprawdzić dokładnie co musisz zrobić w danym dniu, a co możesz zignorować, bo jest zaplanowane w innym terminie.
Podsumowanie
Planowanie zadań do wykonania nie należy do łatwych zagadnień. Każdy z nas ma więcej celów do zrobienia niż czasu na ich wykonanie. Z pomocą w organizacji codziennych aktywności zawodowych (i nie tylko) przychodzi nam Microsoft Planner. Dzięki niemu możesz planować czas jaki posiadasz i dostosowywać do niego zadania, które planujesz lub otrzymujesz od swojego przełożonego. Robiąc to w ramach Planner’a masz pewność, że wszystko co sobie zaplanowałeś masz w jednym miejscu i nie musisz się już martwić, że czegoś zapomnisz. Wszystkie jego funkcje, w tym te mniej oczywiste sprawią, że zorganizujesz swój dzień przy znacznie mniejszym wysiłku i stresie.
Zastanawiasz się nad wdrożeniem Microsoft Planner w swojej firmie? Tutaj znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje.
