Zarządzanie projektami w firmie jest zadaniem bardzo trudnym ze względu na mnogość czynności prowadzących do realizacji, jak i ilości osób, które je wykonują. Każdy kolejny projekt poszerza pracę menadżera, a ten musi czuwać nad poszczególnymi efektami pracy. Dlatego właśnie Microsoft wypuścił Microsoft Project, który może zastąpić wiele innych aplikacji i tym samym pomóc przy pilnowaniu ustalonego wcześniej harmonogramu. Co musisz wiedzieć o tym programie?
Jak Microsoft Project usprawnia zarządzanie projektami?
Microsoft Project jest to proste w obsłudze narzędzie przeznaczone do monitorowania procesów, które prowadzą do realizacji założonego projektu. Głównym założeniem tego programu jest utrzymywanie porządku przy doprowadzaniu projektów do końca. Oznacza to, że można w nim planować, nadzorować i sprawdzać postępy pracy, a także tworzyć harmonogramy czy zarządzać zasobami. Menadżer ma możliwość przygotowywania planu i kontrolowania przebiegu zdarzeń, a także zarządzania budżetem. W tym celu używa się szablonów projektowych, które są na tyle intuicyjne, że nie powinny nikomu sprawiać trudności w obsłudze. Dodatkowo w projektach można uwzględnić wykresy, diagramy, tabele oraz załączyć dane z innych programów, np. Microsoft Visio czy Excel.
Różnice między poszczególnymi planami Microsoft Project
Program Microsoft Project można nabyć w wersji lokalnej za jednorazową opłatą (Standard 2021 za 3999 zł, Professional 2021 za 7099 zł) oraz w wersji chmurowej. W drugim przypadku Plan 1 kosztuje miesięcznie €9.40, Plan 3 €28.10, natomiast Plan 5 €51.50. W każdym z nich możesz tworzyć projekty, śledzić wizualizacje wykonywanych zadań, sprawdzać postępy na osi czasu, współpracować nad nimi przez Microsoft Teams czy śledzić postępy za pomocą raportów. Jednak tylko wersja 3 i 5 pozwala definiować zespół projektu i przypisywać zadania do zasobów. Można ich używać na maksymalnie 5 komputerach PC. Najwyższy pakiet ponadto pozwala na modelowanie różnych scenariuszy dotyczących portfeli, rejestrację i ocenę pomysłów dotyczących projektów z dowolnego miejsca organizacji oraz przeglądanie i porównywanie sposobów wykorzystania zasobów w różnych projektach w celu optymalizacji przydziałów.
Porównanie wersji desktopowej i chmurowej
W organizacjach oczywiście lepiej sprawdzą się wersje chmurowe niż desktopowe, ponieważ wraz z cykliczną opłatą otrzymasz nowe aktualizacje oraz zapisywanie i udostępnianie harmonogramów w Project Online oraz SharePoint Online. Dzięki wersji chmurowej możesz np. umożliwić sprawdzanie postępów prac w przeglądarce wybranym osobom. Opłaty subskrypcyjne płaci się miesięcznie lub rocznie. Z kolei wersje dostępne po jednorazowym zakupie są podobne do MS Excel – projekty zapisuje się w plikach, a komunikacja z innymi osobami opiera się na ręcznym przesyłaniu tych plików. Brak tutaj obsługi sieciowej i łatwej współpracy kilku osób na jednym projekcie. W chmurze masz zawsze aktualne informacje dotyczące zasobów, dzięki czemu wygenerowane raporty będą pokazywały tylko aktualne informacje.
Co wybrać?
Chcąc maksymalizować korzyści płynące z lepszego planowania i zarządzania, warto rozważyć wdrożenie Microsoft Project w swojej organizacji. Dostrzegalne korzyści, takie jak zwiększona produktywność, lepsze wykorzystanie zasobów, skrócenie czasu realizacji projektu oraz poprawa komunikacji między zespołami, sprawiają, że decyzja o wdrożeniu tego programu może okazać się kluczowa dla przyszłego sukcesu firmy.
Jeżeli nie jesteś pewien/pewna, czy Microsoft Project to narzędzie dla Ciebie, zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji. Nasz zespół specjalistów chętnie pomoże Ci rozpoznać możliwości, jakie niesie ze sobą to oprogramowanie, oraz wskaże, jak najlepiej dostosować je do potrzeb Twojego biznesu.
