Power Automate to dawny Microsoft Flow. Obie te nazwy mogą już przybliżyć funkcjonalności tej usługi chmurowej, czyli automatyzacji przepływów. Jego podstawową funkcją jest automatyzowanie czynności, stanowi swoisty łącznik między aplikacjami, które do tej pory były czasochłonne, ponieważ wykonywane ręcznie. Jak zatem można wykorzystać Power Automate, aby usprawnić pracę? O tym opowiemy w poniższym artykule.
Power Automate – co to?
To jedna z usług wchodząca w skład Microsoft 365, jednak należy pamiętać, że usługa w wersji podstawowej jest dostępna wyłącznie w planach dla dużych przedsiębiorstw. Samo słowo „automate” wskazuje, że usługa jest związana z automatyzacją. Poprzednia nazwa Microsoft Flow nasuwa na myśl słowo „przepływ” i w istocie usługa właśnie tym jest, czyli tworzeniem przepływu zautomatyzowanych czynności. Konfigurując Power Automate warto wykorzystać go również do automatyzacji poczty elektronicznej, synchronizacji danych czy zaprojektowania przepływu procesów biznesowych. Tak, aby w pełni skorzystać z jego potencjału jako łącznika między aplikacjami.
Power Automate – przykłady automatyzacji zadań
Publikując np. film na YouTube musisz zaplanować i wykonać szereg powtarzalnych zadań. Na przykład: przygotować miniaturę, wysłać newsletter z powiadomieniem o nowym odcinku, przygotować po na social media itd.
A teraz wyobraź sobie, że masz wdrożone Power Automate. Przy odpowiedniej konfiguracji przepływów, czyli wyzwalaczy (trigger) i akcji, które mają po nich następować cały proces wysyłania mailingu oraz publikowania informacji np. na Facebooku dzieje się automatycznie. Co oznacza, że w Power Automate wysyłanie maili jest również możliwe.
Oprócz planowania jednorazowych wyzwalaczy i akcji można również zaplanować cykliczne automatyzacje. Kierownicy działów w Twojej firmie powinni wypełniać comiesięczne raporty dla zarządu? Zaplanuj cykl w Power Automate, który będzie wysyłał powiadomienia do wszystkich kierowników z przypomnieniem o uzupełnieniu danych w raporcie. To bardzo pomocne narzędzie, które zdecydowanie usprawnia pracę. Wszystko dzieje się samoistnie, a Ty nie musisz angażować do tego zadania dodatkowych osób. Raz, dobrze zaplanowane cykle automatyczne będą działały stale. A Ty nie będziesz musiał o nich myśleć.
Power Automate – jak działa
Praca z usługą rozpoczyna się w momencie konfiguracji. Po wykupieniu pakietu Automate otrzymujesz jedynie funkcjonalność, którą należy dostosować do potrzeb Twojej organizacji. Aby mieć pewność, że wdrożenie się powiodło, a wszystkie przepływy i wyzwalacze zostały poprawnie zaplanowane, rozważ pomoc doświadczonych konsultantów, którzy na co dzień wdrażają usługi Microsoft 365 i doskonale się na tym znają.
Poprawne zaplanowanie ścieżek wyzwalacz – akcja, usługa działa w tle, realizując zadania. Jeśli zaplanowałeś cykl cotygodniowych maili informujących o nowym wpisie na firmowym intranecie, po wdrożeniu Power Automate możesz zapomnieć o wysyłce poprzez kliknięcie “wyślij”. Od teraz wszystko dzieje się automatycznie według zaplanowanego schematu.
Niezwykle ciekawą funkcją Power Automate jest możliwość integracji z aplikacjami spoza środowiska Microsoft 365. Usługę możesz zsynchronizować m.in. z:
• usługą Dropbox
• kalendarzem Google
• Adobe Creative Cloud
• Asaną
Power Automate cennik i plany
Power Automate oferuje dwa typy planów subskrypcyjnych. Pierwszy z nich, to miesięczna opłata abonamentowa dzieląca się na trzy możliwości:
• plan na użytkownika, Koszt około 13 euro za miesiąc
• plan na użytkownika z nadzorowaną automatyzacją RPA. Koszt tej subskrypcji, to około 34 euro miesięcznie
• plan na przepływ kosztuje około 85 euro miesięcznie *
Drugi wariant planów abonamentowych, to tak zwana „płatność zgodna z rzeczywistym użyciem”. Aby móc skorzystać z tego modelu, należy wykupić również subskrypcję platformy Azure. Jak sama nazwa wskazuje, rozliczane jest tutaj faktycznie zużycie usługi. Koszt za przepływ jest stały w dwóch wariantach:
• na przebieg przepływu (w tym przebieg przepływu w chmurze
• na przebieg przepływu, w tym przepływ pulpitu (RPA) w trybie nadzorowanym
W obu przypadkach opłata wynosi około 0,50 euro* za jeden przepływ. Ostatni dostępnym wariantem jest plan na przebieg przepływu w trybie nienadzorowanym, którego koszt wynosi około 3 euro* za przepływ.
*koszt planu na październik 2022
Podsumowanie
Usługa sprawdzi się w firmach, które potrzebują usprawnić pracę przez wdrożenie rozwiązań automatycznych. Rekomendowane przez Microsoft branże to:
• bankowość
• ubezpieczenia
• ochrona zdrowia
Jeśli Twoja firma nie działa w wyżej wymienionych branżach, nie oznacza to, że nie powinieneś zastanowić się nad Automate. Jeśli wiesz, że wdrożenie tej usługi usprawniłoby pracę Twojej firmy, rozważ konfigurację Power Automate. Możesz tylko zyskać! Jeśli nie wiesz, jak poprawnie dokonać konfiguracji, zgłoś się do profesjonalistów. Zaoszczędzisz mnóstwo czasu i energii.
