Obieg dokumentów w Microsoft SharePoint – dlaczego warto?
Obieg dokumentów w firmie to nic innego jak ścieżka akceptacji np. faktur wewnątrz organizacji. Często oznacza po prostu przekazywanie dokumentów do zaakceptowania poszczególnym osobom w różnych działach. Przykład: jako pierwsza fakturę zatwierdza osoba, dla której dokument został wystawiony (np. dyrektor marketingu otrzymuje fakturę za działania promocyjne na Facebooku), następnie trafia ona do kontroli finansowej, później do księgowości – tam wstawiana jest do płatności i archiwizowana. Cały proces wygląda oczywiście zupełnie inaczej w przypadku różnych firm. Jednak bez względu na to w jakiej branży działasz – prawidłowy obieg dokumentów jest kluczowy do funkcjonowania firmy. Dotyczy to wszystkich działów w firmie – zarówno księgowości, działu handlowego jak i zarządu. Niejednokrotnie dobrze zaplanowany proces obiegu dokumentów jednak nie wystarcza. Bardzo często papierowe dokumenty są gubione, ponieważ przechodzą z rąk do rąk i trudno zapanować nad ich obiegiem. Wiele razy zdarza się również, że ktoś nie wpisze do ewidencji zakończenia procesu obiegu faktury, co może skutkować ponownym jej procesowaniem.
Obieg dokumentów – zrób to inaczej
Ostatnie lata pokazały, że obieg dokumentów w firmie może wyglądać zupełnie inaczej. Ponad dwuletnia praca zdalna, która była codziennością wielu firm unaoczniła, że e-dokumenty są kluczowe do zarządzania organizacją. Dzisiaj coraz więcej osób chce pracować z dowolnego miejsca, zatem elektroniczny obieg dokumentów to już nie wymysł, a konieczność. Firmy coraz częściej stawiają na zdalne zespoły, wiele z nich zrezygnowało już nawet z opłacania biur i w pełni przeszło na model pracy z domu. Jeszcze bardziej popularna jest praca hybrydowa, gdzie pracownicy również mają możliwość wyboru dni w których pojawiają się w biurze. Te zmiany jednoznacznie wskazują, że elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie bez którego trudno byłoby funkcjonować wielu firmom. Jak zatem zarządzać e-dokumentami? Dlaczego wyłącznie papierowy obieg dokumentów to niekoniecznie dobry pomysł?
Elektroniczny obieg dokumentów – jak to działa?
Elektroniczny obieg dokumentów to wygodna forma współdzielenia plików, udostępniania ich i szybkiej akceptacji. Taki proces działa w chmurze, co oznacza, że żadne dokumenty nie zaginą i zawsze będą pod ręką. To pierwszy argument przemawiający za wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Drugim, niezwykle istotnym aspektem jest fakt, że pracując nad idealną wersją dokumentu, na przykład umowy, powstaje jej wiele wersji. Dzięki plikom w wersji cyfrowej możesz wrócić do każdej poprzedniej wersji, co zdecydowanie usprawni pracę nad poprawkami. Co istotne – nie zgubisz też ważnego maila czy załącznika, na którym masz pracować. Wszystkie pliki będą przechowywane w SharePoint.
Problemem, który rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów, jest również nieobecność w biurze osób, które powinny zatwierdzić dokumenty przed wdrożeniem. W dobie niesłabnącej popularności pracy zdalnej wydaje się to być rzeczywistością, a nie trendem, jak jeszcze kilka lat temu. Teraz jednym kliknięciem mogą zatwierdzić fakturę czy umowę.
Obieg dokumentów z Microsoft 365
Zdecydowanym usprawnieniem elektronicznego obiegu dokumentów było wprowadzenie usługi Microsoft 365 (dawniej Office 365). Samo narzędzie działa na zasadach płatnej subskrypcji i oferuje rozwiązania chmurowe, które pozwalają na przechowywanie plików w tak zwanej chmurze, czyli wirtualnym dysku.
Początkowo Microsoft kierował swoje usługi pakietu Office wyłącznie dla małych i średnich firm. Z czasem jednak rozwiązania zaczęły cieszyć się popularnością również w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach.
Ścieżki akceptacji w Microsoft SharePoint
Ten etap jest ściśle powiązany z elektronicznym obiegiem dokumentów, ponieważ opiera się on na schemacie akceptacji dokumentu zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi firmy. Program SharePoint daje możliwość ustawienia samodzielnie ścieżek akceptacji, dzięki czemu możesz dopasować je konkretnie pod wymogi własnego biznesu. Co ważne – dla każdego dokumentu ścieżka akceptacji może być zupełnie inna. Co ma sens, ponieważ inaczej wygląda ten proces dla podpisania umowy, a inaczej dla zatwierdzenia faktury.
Samo workflow (schemat akceptacji) wystarczy rozpisać raz dla danego typu dokumentu. Dla faktury może to być ścieżka akceptacji zależna od działu do którego faktura zostanie przypisana lub od jej wielkości. Jeśli raz przypiszesz w procesie workflow, że faktury od kwoty X akceptujesz Ty, Twój szef, controlling, a następnie trafia ona do księgowości, każda kolejna faktura od tej kwoty trafi dokładnie do tego samego schematu.
Przechowywanie plików na SharePoint
Przechowywanie plików w SharePoint jest wygodne z kilku powodów. Po pierwsze, dzięki przechowywaniu w chmurze masz dostęp do swoich plików szybko i z dowolnego miejsca. Nie musi zabierać komputera, aby mieć dostęp do twardego dysku.
Organizacja plików w aplikacji jest bajecznie prosta. Możesz bowiem tworzyć dedykowane, opisane biblioteki plików, a dodawanie do nich dokumentów jest bardzo intuicyjne. Wystarczy, że wejdziesz w wybraną bibliotekę, wybierzesz zakładkę „Dokumenty”, a następnie klikniesz „Nowy” i z rozwiniętej listy możesz wybrać dokument, który chcesz stworzyć. Następnie klikasz na przykład „Dokument programu Word” i rozpoczynasz pracę z tekstem.
Praca nad dokumentami w SharePoint Online
Użytkownicy SharePoint mają również możliwość jednoczesnego edytowania tego samego dokumentu, a dodatkowo na bieżąco mają dostęp do najnowszej wersji pliku. Co zdecydowanie usprawnia pracę nad nim. Dzięki temu na tym etapie wyeliminowane zostały pomyłki wynikające z pracy nad poprzednimi wersjami dokumentów.
Co więcej – na każdym pliku udostępnionym za pomocą SharePoint jednocześnie może pracować kilka osób – chyba że zablokujesz możliwość edycji dla innych użytkowników. Jednak jeśli udostępniasz plik swojemu zespołowi, każdy z jego członków może nanosić zmiany, które Ty kontrolujesz z poziomu swojego dostępu. To duże ułatwienie dla osób zarządzających danym projektem czy plikiem, dzięki temu na bieżąco możesz śledzić postępy i reagować na błędy.
Crème de la crème – czyli historia dokumentu
Po udostępnieniu pliku jako jego właściciel masz niemal nieograniczone możliwości śledzenia zmian. Możesz sprawdzić m.in.:
- kto edytował dokument
- kiedy dokument był edytowany
- co zawierała edycja.
Oprócz możliwości weryfikacji zmian możesz przywrócić wersję sprzed edycji. Jeśli chcesz być na bieżąco ze zmianami nanoszonymi na dokument, możesz zaznaczyć opcję powiadomień mailowych, za każdym razem kiedy dokument zostanie zmodyfikowany.
