Workflow – co to jest? 

Najprościej mówiąc, workflow to przepływ modelowany w określony sposób, czyli na przykład akceptacja umów czy faktur przez przekazywanie dokumentów dla poszczególnych pracowników. Zatem to nic innego, jak opisana ścieżka przepływu dokumentów wewnątrz firmy. Przykładowo, jeśli do systemu trafia faktura za paliwo jest ona kierowana do menedżera, który ją zatwierdza. Następnie jest wysyłana do księgowości, po sprawdzeniu zgodności danych kierowana jest do płatności, a w ostatnim etapie zostaje zarchiwizowana. 

Workflow w Microsoft SharePoint – akceptacja dokumentów  

Jedną z najbardziej podstawowych funkcji przepływu pracy w SharePoint jest akceptacja dokumentów. Proces może być zaplanowany osobno dla każdego typu dokumentu oraz osobno dla każdego działu firmy. Jest to istotne, ponieważ zupełnie inne osoby powinny mieć dostęp do budżetów marketingowych, a zupełnie inne do listy płac. Jeśli w firmie zaplanowany jest wewnętrzny obieg dokumentów papierowych, łatwo go przełożyć na cyfrową wersję. 

Pracę z cyfrowym obiegiem dokumentów znacznie usprawni Microsoft SharePoint, ponieważ każdy typ dokumentu można zaakceptować niemal jednym kliknięciem.  

Po poprawnym skonfigurowaniu ścieżki workflow możesz cieszyć się zaoszczędzonym czasem. Dlaczego? Ponieważ zaplanowane procesy będę się działy automatycznie i niejako w tle, co powoli Ci na skupienie się na innych obowiązkach. Nie będziesz musiał już nadzorować projektów przez ciągły kontakt z podwykonawcami. Wszystkie informacje o aktualnym stanie projektu znajdziesz w SharePoint. Cyfrowy przepływ pracy jest to ogromnym udogodnieniem, ponieważ nie zmusza pracowników do biegania po firmie z plikiem dokumentów czy projektów do zaakceptowania przez kolejne osoby. Wszystko dzieje się za pomocą zdalnego dostępu do plików. A każda z osób podpiętych do projektu (pliku) może otrzymać maila z powiadomieniem na przykład o konieczności sprawdzenia i zaakceptowania bądź odrzucenia dokumentu lub naniesienia poprawek. Dzięki bieżącemu monitorowaniu aktualizacji plików praca nad dokumentem jest zdecydowanie bardziej usprawniona. 

Workflow w Microsoft SharePoint – powiadomienia 

Jeśli zarządzasz projektem z pewnością czujesz dużą odpowiedzialność ze jego efektywność. Aby mieć stałą pieczę nad plikami powstającymi w ramach projektu, warto ustawić powiadomienia o wszystkich naniesionych zmianach. Pozwoli Ci to na co dzień na zajęcie się innymi obowiązkami. Powiadomienia będą przychodziły automatycznie, aby informować Cię o wszystkich zmianach. Dzięki temu będzie mógł włączyć się do działania w odpowiednim momencie. 

Powiadomieniami możesz zarządzać dla bibliotek, folderów, plików, a nawet elementów. Zatem jeśli w bibliotece znajdują się pliki, których nie musisz na bieżąco monitorować, włącz powiadomienia związane z nimi. Alerty, czyli powiadomienia tworzy się w bardzo prosty sposób: 

– kliknij w trzy poziome kropki, 

– wybierz „Prześlij mi alert”, 

– wybierz interesujące Cię opcje np. „Ostrzegaj mnie o zmianie elementów”, 

– zatwierdź, wciskając „Ok”. 

W każdej chwili możesz również anulować alerty przez wybór opcji „Zarządzaj moimi alertami”, a następnie wybór „Usuń wybrane alerty”. Całość procesu jest bardzo intuicyjna i nie powinna sprawić problemu. 

Powiadomieni są przydatne, ponieważ każda zmiana naniesiona na dokument zostanie Ci zasygnalizowana przez wysłanie maila, co umożliwia Ci natychmiastową reakcję i naniesienie poprawek lub akceptację.  Technologia usprawnia pracę i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Jest również nieoceniona dla zapominalskich, którzy po naniesieniu zmian na plik zapominają o jego wysłaniu do akceptacji. 

Workflow w SharePoint Online – zmiana statusu dokumentu 

Współdzielenie plików i praca nad nimi to istotne ułatwienie, jakie umożliwia SharePoint. Głownie dlatego, że tworząc plik, możesz zadecydować komu i na jakich warunkach go udostępniasz. Możesz nadać pełen dostęp wszystkim swoim współpracownikom, ale funkcję przeglądającego przypisać przełożonemu. To bardzo wygodna forma, ponieważ masz pewność, że tylko osoby upoważnione będą miały dostęp do plików. 

Ty oraz inni edytorzy dokumentu macie możliwość podglądu ostatnio wprowadzonych zmian. Możecie również podejrzeć, kto te zmiany wprowadził. W chmurze nic nie ginie, więc poprzednie wersje dokumentu również możesz odzyskać. Ustawiając powiadomienia mailowe, jesteś na bieżąco z wprowadzanymi danymi, ponieważ jeśli w bibliotece plików, gdzie znajdują się dokumenty dla klienta X, pojawi się plik o nazwie „Wzór umowy”, otrzymasz powiadomienie, dzięki czemu od razu będziesz mógł się zapoznać z jego treścią.

Co bardzo istotne – w przypadku właśnie wspomnianego wzoru umowy możesz współdzielić plik również ze swoim klientem, dzięki czemu żadne zapisy nie zginą (ważne jest jednak odpowiednie skonfigurowanie uprawnień do danej witryny SharePoint), a każda ze stron będzie miała stały dostęp do najaktualniejszej wersji. W tym przypadku możesz również ograniczyć dostęp do tego pliku dla Ciebie, prawnika firmowego, klienta oraz jego prawnika. To zdecydowanie usprawnia pracę.

Wszystkie naniesione zmiany widzisz w czasie rzeczywistym, eliminujesz problem jak na przykład wprowadzenie zmian do umowy, ale bez wysłania ich do akceptacji. W chmurze widzisz każdą zmianę i możesz reagować na nią natychmiastowo. Oczywiście wymaga to wprowadzenia odpowiedniej konfiguracji uprawnień SharePoint, które pozwolą na takie współdzielenie plików. Zazwyczaj wygląda to tak, że firma, która dysponuje wewnętrznym systemem do wymiany plików, udostępnia dostęp do nich jedynie swoim pracownikom, kiedy dokument jest jeszcze traktowany jako plik roboczy. Udostępniany jest na zewnątrz dopiero w wersji finalnej. Konfigurując SharePoint, nadając odpowiednie uprawnienia, możesz udostępniać pliki już w wersji roboczej. Może to pozytywnie wpłynąć na zmniejszenie ilości poprawek na gotowym dokumencie.

Więcej o wdrożeniach Microsoft SharePoint Online dowiesz się tutaj.