Podstawową funkcją usługi Microsoft Power Automate jest tworzenie automatycznych przepływów zadań, czyli najprościej mówiąc tworzenie ścieżki wyzwalaczy i następujących po nich akcji. W ten sposób można zautomatyzować szereg akcji związanych z dystrybucją wiadomości email, wysyłaniem i otrzymywaniem powiadomień czy też z wykonywaniem powtarzalnych czynności. Oto kilka najpopularniejszych przykładów automatyzacji, którą możesz wdrożyć jeszcze dzisiaj.
Przesyłanie wiadomości do uczestników końcowych
Wyobraź sobie, że umówiłeś prezentację z klientem na dzień X – zaplanowane wydarzenie automatycznie pojawia się w obu kalendarzach. Dzięki Power Automate nie będziesz musiał wysyłać powiadomienia do klienta. Specjalnie opracowana ścieżka automatyzacji rozpozna nadchodzące zdarzenie w Twoim kalendarzu i wyśle powiadomienie do uczestników spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem. To Ty zdecydujesz kiedy to nastąpi – dzień czy może godzinę przed zdarzeniem.
Najprawdopodobniej najczęściej wykorzystywaną funkcją w firmach, które wprowadzają automatyzację, jest właśnie wysyłanie przypomnień o spotkaniach. Jeśli kiedykolwiek zapisałeś się na organizowany w sieci webinar, doskonale wiesz, jak takie przypomnienia działają. Celowo wspominamy o webinarach, ponieważ to właśnie na ich przykładzie najlepiej widać, jak przebiega ten proces. Po zaplanowaniu wydarzenia online zawsze kolejnym krokiem jest stworzenie maili przypominających o nim oraz ustalenie częstotliwości wysyłki. Na podobnej zasadzie wygląda to w Power Automate, gdzie również planujesz częstotliwość wysyłki wiadomości przypominających o spotkaniu. Na tym etapie planujesz również porę, o której chcesz wysłać przypomnienie na przykład godzinę przed spotkaniem, dzień przed spotkaniem itd.
Po poprawnym skonfigurowaniu przepływu w ustalonej dacie otrzymasz przypomnienie o spotkaniu. Co ważne podczas konfiguracji tego typu przepływów, możesz zaplanować jakim kanałem będziesz się komunikował z klientami. Możesz wybrać SMS lub email, możesz również wybrać oba. Wówczas klient otrzyma powiadomienia na skrzynkę mailową oraz na telefon (uwaga – usługa SMS wymaga połączenia z dodatkowymi usługami zewnętrznymi). Nie muszą to być dwie jednakowe wiadomości, nawet dobrze byłoby, gdyby były inaczej napisane. Jeśli dla grupy klientów posiadasz jedynie dane kontaktowe w postaci adresu mailowego, możesz zaplanować dwa przepływy: dla jednej grupy mailowy, dla drugiej SMS-owy.
Zapisywanie załączników z wiadomości email
Kolejną ciekawą funkcją Power Automate jest automatyczne zapisywanie załączników wiadomości. Konfiguracja procesu jest intuicyjna i nie powinna przysporzyć problemu, jeśli podejmie się jej osoba specjalizująca się w usługach Microsoft 365. Pliki mogą zostać zapisane w SharePoint lub OneDrive, czyli trafiają do chmury, gdzie przechowujesz inne pliki opracowywane w Microsoft 365. To bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ często otrzymujesz na maila wiadomości z bilansem spółki czy raportami finansowymi. To dane niezwykle istotne dla Twojej organizacji. Dzięki automatycznemu zapisywaniu załączników, masz pewność, że wszystkie przysłane do Ciebie zestawienia trafią do odpowiedniego folderu w chmurze. Usprawni to pracę całej organizacji, gdyż unikamy kolejnych próśb o ponowne przesłanie plików – wszystkie można szybko znaleźć w chmurze. Automatyzacja najczęściej kojarzy się z udogodnieniami oraz przyspieszeniem wielu procesów. Mocno przepełnione foldery na dyskach, w których trudno cokolwiek znaleźć mogą stać się historią, kiedy postawisz na automatyzację w postaci zapisywania załączników z wiadomości email.
Jeśli nie chcesz tworzyć przepływów automatyzujących pobieranie załączników samodzielnie, możesz skorzystać z gotowych szablonów przygotowanych przez Microsoft lub przez społeczność użytkowników Power Automate.
Uzupełnianie danych w listach Microsoft SharePoint
Uzupełnianie danych w listach Microsoft SharePoint jest możliwe dzięki synchronizacji z Power Automate. Dzięki niej oprócz uzupełniania list możesz również tworzyć niestandardowe wizualizacje danych. Samo tworzenie list jest niezwykle łatwe i można je zaplanować dosłownie kilkoma kliknięciami. Na początku otwórz aplikację SharePoint, wybierz listę, a następnie automatyzuj wybierz usługę Power Automate. Kolejnym krokiem będzie „Utwórz przepływ”, aby dopasować przepływ do swoich potrzeb, wybierz opcję „Konfiguruj przepływ”. Jak widzisz cały proces to kilka kliknięć myszką. Zawsze ostateczna konfiguracja należy do Ciebie i jest dostosowana do potrzeb Twojej firmy, a nawet potrzeb konkretnego zadania.
Jakie może być zastosowanie list? Przypuśćmy, że dział marketingu w Twojej firmie zbiera dane z ankiet NPS badających satysfakcję z obsługi klienta. Uzupełnianie danych w listach SharePoint, które jest zautomatyzowane, daje Ci możliwość zbierania danych w jednym miejscu – właśnie w SharePoint. Kiedy dyrektor marketingu będzie potrzebował danych pochodzących z ankiet szybko znajdzie je w chmurze.
Podobne zastosowanie tej funkcji można znaleźć w dziale HR, gdzie dyrektor tego działu gromadzi cykliczne odpowiedzi na pytania o feedback.
Podsumowanie możliwości Power Automate
Jak widzisz, Power Automate to niezwykle pomocna usługa, która pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz zautomatyzować monotonne i nieskomplikowane zadania. To ułatwienie, które usprawnia wiele procesów w firmie. Automatyzacja to zdecydowanie przyszłość.
Jej zastosowanie jest niezwykle szerokie od opisanych powyżej do na przykład wysyłania powiadomień w aplikacji Teams, kiedy na Twitterze pojawi się wpis osoby lub instytucji, która Cię interesuje. Obserwujesz ważną postać ze świata finansów, kiedy doda on jakikolwiek wpis, Twój zespół zdefiniowany jako zainteresowany “grupą finanse” otrzymuje powiadomienie: “Osoba XXX informuje o nowej stawce podatku VAT”.
Power Automate można również integrować z innymi, zewnętrznymi systemami, na przykład programami mailowymi, gdzie każdy nowy adres mailowy pozyskany np. z kampanii internetowej automatycznie trafia do bazy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Power Automate polecamy Ci również nagranie naszego webinaru “Przestań pracować – komputer zrobi to za Ciebie”
