Słowa digitalizacja i cyfryzacja stają się coraz bardziej popularne. Czy wiesz co dokładnie oznaczają i jak mogą wpłynąć na Twoją codzienną pracę?

Digitalizacja to proces, w którym przekształcasz informacje z formatu analogowego na cyfrowy. Z pewnością jesteś w stanie wyobrazić sobie sytuację, w której masz na biurku stos dokumentów. Chciałbyś przechowywać je w bezpieczny i łatwo dostępny sposób. Dzięki digitalizacji możesz przekształcać dokumenty w formę elektroniczną, tak aby były dostępne na Twoim komputerze czy w firmowej chmurze. Dzięki temu zyskujesz nie tylko miejsce na biurku, ale również możliwość szybkiego wyszukiwania potrzebnych informacji.

Cyfryzacja jest pojęciem znacznie szerszym od digitalizacji. To nie tylko przekształcanie danych, ale przede wszystkim transformacja całego Twojego biznesu. Wykorzystując nowoczesne technologie cyfrowe możesz tworzyć nowe procesy biznesowe lub modyfikować te już istniejące. Dlaczego? Aby lepiej dostosować się do wymagań rynku i oczekiwań Twoich klientów. Cyfryzacja dotyka również kultury korporacyjnej – sposobu w jaki pracujesz, komunikujesz się z zespołem i podejmujesz decyzje.

Digitalizacja jest konwersją, podczas gdy cyfryzacja to transformacja. W obu przypadkach chodzi o wykorzystanie technologii do zwiększenia efektywności w pracy, ale to właśnie cyfryzacja ulepszy całą Twoją firmę.

Digitalizacja i cyfryzacja – co jest podstawą?

Digitalizacja jest jak wmurowanie pierwszego kamienia w fundamentach budynku, którym jest Twoja scyfryzowana firma. To pierwszy i najważniejszy krok na drodze do pełnej transformacji. Co może ona przynieść dla Twojego biznesu?

Szybkość i efektywność:

Dzięki digitalizacji dokumentów, przechowywanie, przetwarzanie i analiza danych stają się znacznie łatwiejsze i zdecydowanie szybsze. Koniec z przepatrywaniem stosów papierów na biurku w poszukiwaniu jednego, kluczowego dokumentu. W cyfrowej formie wszystko jest na wyciągnięcie ręki!

Bezpieczeństwo i oszczędność:

Zgubiłeś kiedyś ważny dokument? A może zdarzyła Ci wylać kawę na dopiero co podpisane faktury? Dzięki digitalizacji ryzyko takich incydentów jest znacznie mniejsze! Co więcej, przechowywanie danych w chmurze czy na serwerach znacząco obniża koszty związane z ich fizycznym magazynowaniem.

Podstawa do dalszych zmian:

Digitalizacja to nie tylko przekształcanie danych, ale również podstawa do wprowadzenia dalszych, bardziej zaawansowanych zmian w Twojej firmie. Jeżeli dokumenty i dane są już przekształcone na elektroniczną formę, możesz z łatwością przejść do cyfryzacji wszystkich procesów. Bez dokumentów w chmurze i systemów zarządzania danymi, trudno mówić o pełnej cyfryzacji firmy. Digitalizacja jest bezwzględną podstawą tego procesu.

Jak zacząć? Wybór narzędzi

Jeśli zrozumiałeś podstawy procesu digitalizacji, z pewnością zastanawiasz się nad doborem narzędzi, które ułatwią Ci wdrożenie tego procesu w Twojej firmie. My korzystamy z rozwiązania Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Online to nie tylko miejsce, w którym możesz przechowywać swoje dokumenty. To przede wszystkim zaawansowane narzędzie umożliwiające bezpieczne przechowywanie danych, szybkie udostępnianie i jednoczesną współpracę pracowników nad jednym dokumentem. Co więcej, wszystko to możesz robić z każdego miejsca na świecie, w którym masz dostęp do Internetu. Więcej o jego funkcjach przeczytasz tutaj.

Korzyści płynące z cyfryzacji

     ●   Optymalizacja procesów: Cyfryzacja pozwala na automatyzację wielu procesów biznesowych. Dzięki niej firmy mogą osiągnąć większą efektywność i obniżyć koszty operacyjne. Według badania przeprowadzonego przez firmę McKinsey w 2022 roku, przedsiębiorstwa, które wdrożyły u siebie cyfryzację, osiągnęły średnio 10% wzrost produktywności.

     ●   Dostępność danych: W dobie cyfryzacji, wykonywanie pracy nie jest już ograniczone tylko do biura. Możesz pracować z hotelu, greckiej wyspy czy kawiarni w centrum miasta. Wszystko to dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym dla wszystkich uprawnionych osób w firmie.

     ●   Poprawa doświadczenia klienta: Cyfryzacja umożliwia szybszy i bardziej efektywny kontakt z klientem. Nie musisz czekać kilku dni na odpowiedź – możesz wysłać dokument, a klient od razu wprowadza swoje poprawki. Dzięki temu oferty są bardziej dostosowane do jego indywidualnych potrzeb.

     ●   Efektywność i jakość pracy: Cyfryzacja eliminuje monotonne i powtarzalne zadania, co zwiększa jakość i przyjemność z wykonywanych obowiązków. Pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach, co przekłada się na lepsze wyniki osiągane przez Twoją firmę.

Digitalizacja i cyfryzacja firmy – klucz do sukcesu w nowoczesnym świecie

Współczesny rynek stawia przed firmami wiele wyzwań. Jednym z nich jest konieczność dostosowania się do cyfrowej rzeczywistości. Jak zrobić to skutecznie i bezbłędnie?

     ●   Plan: Kluczowym elementem każdej transformacji jest odpowiednie planowanie. Wymaga to dogłębnej analizy każdego działu w firmie, zrozumienia specyfiki stanowisk oraz identyfikacji potencjalnych problemów. Należy również ustalić kolejność działań, z uwzględnieniem najważniejszych procesów biznesowych.

     ●   Wybór odpowiednich narzędzi: Rynek technologiczny jest pełen różnorodnych rozwiązań. Dobór właściwych instrumentów to nie tylko kwestia funkcjonalności, ale także integracji z istniejącymi systemami oraz skalowalności w przyszłości.

     ●   Wdrożenie i przeszkolenie pracowników: Wprowadzenie nowych narzędzi to tylko początek całego procesu cyfryzacji. Kluczowe jest przeszkolenie zespołu, monitorowanie postępów oraz ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się warunków.

Cyfryzacja to proces niezwykle ważny, ale również złożony i pełen wyzwań. Doświadczenie w tym obszarze jest nieocenione – pozwala uniknąć typowych błędów i przyspiesza osiągnięcie sukcesu. Nasza bogata praktyka obejmuje ponad 100 wdrożeń oraz setki zadowolonych z nich klientów. Zaopatrzeni w wiedzę i niezbędne narzędzia chętnie pomożemy Tobie i Twojej firmie w cyfrowej transformacji i osiągnięciu wszystkich płynących z niej korzyści.

Rozumiemy, że każda firma jest niepowtarzalna i wymaga indywidualnego podejścia. Oferujemy wsparcie od okresu planowania, aż po moment wdrożenia. Pomagamy dostosować proces cyfryzacji do Twoich specyficznych potrzeb. Jeśli zastanawiasz się jak zacząć, zapraszamy na bezpłatne konsultacje, które pomogą Ci przygotować skuteczny plan działania. Razem możemy osiągnąć jeszcze większy sukces!