Janusz prowadzi firmę, w której zatrudnionych jest kilkadziesiąt pracowników. Wypłaty, podatki i ciągłe balansowanie na rynku pełnym konkurencji prowadzą do tego, że tam, gdzie może, szuka oszczędności. Wydaje mu się, że to jest kluczem do sukcesu. Nie wie, że jego przesadna oszczędność odbija się na wydajności i zadowoleniu pracowników, bo przekłada się na większe marnotrawienie czasu, za który ostatecznie i tak zapłaci.
Brak digitalizacji dokumentów
Każda firma musi przechowywać przez określony czas setki papierów. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zapewnienie przy tym odpowiedniej dbałości. Pracownicy nie mają łatwo, gdy trzeba znaleźć starą fakturę lub odszukać jakieś pisma sprzed kilku lat. Janusz woli tradycyjne metody, bo papier łatwo jest podpisać, ale trudno zgubić. Nie dociera do niego, że wdrożenie obiegu elektronicznych dokumentów zajęłoby kilka dni, a ich wyszukiwanie już na zawsze byłoby łatwiejsze. Każdy pracownik mógłby znaleźć to, czego szuka, bez wstawania od komputera. Dokumenty byłyby bezpieczne, ponieważ nie mogłyby się zgubić czy ulec zniszczeniu. Co więcej, Janusz oszczędziłby na kosztach związanych z ich wysyłaniem, drukowaniem i skanowaniem. Elektroniczne faktury to również informacja dla klientów, że przedsiębiorca idzie z duchem czasu i wspiera rozwiązania ekologiczne.
Brak spójnej strategii
Janusz nie ma ustalonego procesu sprzedaży, choć wymaga od swoich handlowców pozyskiwania nowych źródeł dochodu. Reklamy, ulotki, ogłoszenia i maile ofertowe nie zwracają się w postaci klientów. Prezes nie wie, jak pozyskiwać leady sprzedażowe i jak zamieniać je w swoją klientelę. Nie zamierza inwestować w nowe technologie czy marketing internetowy, bo nie widzi w tym potencjału. Facebook? YouTube? Responsywna strona internetowa? Profesjonalna poczta e-mail? A na co to komu? – powtarza. Jego pracownicy muszą mierzyć się z markami, które znajdują się w wyszukiwarce na pierwszej stronie, mają nowoczesne reklamy i dostosowują się do nowych pokoleń odbiorców.
Tanie programy cyfrowe
Pracownicy biurowi tej firmy korzystają z darmowych programów, bo według szefa nie ma sensu płacić za coś, co jest powszechnie dostępne. W końcu w dzisiejszych czasach nie trudno znaleźć bezpłatne odpowiedniki popularnych edytorów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, czy innych programów używanych w każdej firmie. Jednak przy ich stosowaniu mogą pojawiać się problemy np. z edytowaniem zawartości, co wymaga dodatkowego konwertowania plików przesyłanych przez klientów. Janusz nie wie, że na jednej platformie takiej jak Microsoft 365 można udostępniać notatki i wydarzenia w kalendarzu, prowadzić wideokonferencje czy tworzyć prezentacje z diagramami dla partnerów biznesowych. Do tego jest dostęp do wielu programów przy użyciu urządzeń mobilnych.
E-mail bez firmowej domeny
Skoro tyle firm udostępnia za darmo swoje miejsce serwerowe na potrzeby poczty elektronicznej, to po co za to płacić? Darmowe skrzynki przeważnie wystarczają tylko użytkownikom indywidualnym. Prowadzenie dużej ilości korespondencji, archiwizowanie maili z załącznikami czy wysyłanie plików multimedialnych wymaga odpowiednio dużej przestrzeni. Do tego firmy, których adresy mailowe kończą się np. gmail.com, onet.pl, wp.pl czy outlook.com prezentują się nieprofesjonalnie. Janusz nie zdaje sobie sprawy, ilu potencjalnych klientów odrzuci jego ofertę mailową w obawie o bezpieczeństwo swojego komputera. Jak można zaufać marce, której nie stać na firmowy adres?
Typowy Janusz na każdym kroku próbuje oszczędzać, zamiast inwestować. Jest w stanie obliczyć związane z tym zyski, lecz nie potrafi podsumować wynikłych z tego powodu strat. Nie bądź jak Janusz. Płać swoim pracownikom za dobrze wykonaną pracę, a nie marnowanie czasu kosztem osiągania drobnych oszczędności.
