Coraz więcej pism funkcjonuje prawnie w formie cyfrowej. Pod wieloma względami jest to duże ułatwienie dla każdej firmy, która nimi zarządza. Jednak przesyłanie elektronicznych faktur, zarządzanie poufnymi danymi klientów czy przekierowywanie różnego rodzaju istotnych plików wymaga stworzenia spójnego systemu, który będzie działał płynnie i bezpiecznie. 

Elektroniczny obieg dokumentów – co twoja działalność zyska na jego wdrożeniu? 

Cyfryzacja firmy to proces, który prędzej czy później będzie musiał rozważyć każdy przedsiębiorca. Z jednej strony pozbycie się sterty papieru związane jest z ochroną środowiska, a z drugiej to ogromna wygoda dla pracowników. Potrzebujesz wygrzebać starą fakturę? Nie musisz już odkopywać segregatora i przeszukiwać stron według daty, nazwy firmy czy kwoty. Wystarczy, że wejdziesz w archiwum i skorzystasz z opcji „szukaj”. Dokumenty księgowe, umowy czy raporty znajdziesz za pomocą każdego urządzenia podpiętego do firmowej sieci. Krótszy czas tych operacji i mniejsze zużycie papieru przekładają się nie tylko na wygodę, ale również na pieniądze. Poprawne zarządzanie dokumentami pozwoli utrzymać porządek i wyeliminować błędy ludzkie powstałe przez powtarzalne czynności. Pamiętaj, że aplikacje nie robią takich pomyłek. 

Jak przeprowadzić cyfryzację firmy? 

Jeśli twoje przedsiębiorstwo potrzebuje automatyzacji procesów biurowych, potrzebny jest tzw. workflow dokumentów. Oznacza to przekazywanie informacji od jednej osoby do drugiej według określonych schematów zarządczych. Należy do tego podział zadań między pracownikami, przedstawienie jasnych wytycznych oraz sprawny przepływ danych za pomocą właściwego oprogramowania. Standardowe funkcje podlegające pod workflow dla firm to skanowanie, obliczanie kosztów, archiwizacja i rejestracja. Dobry program powinien ułatwiać tworzenie i modyfikację nowych procesów z tymi, które już istnieją. Na rynku można znaleźć wiele tego typu rozwiązań w różnych cenach i zakresach funkcji. 

Firmowy intranet – zamknięta przestrzeń pracy 

Intranet, czyli wewnętrzna sieć przedsiębiorstwa ma wiele zastosowań. Przede wszystkim służy do komunikacji między zespołami i poszczególnymi członkami, ale też znacznie ułatwia wiele procesów pracowniczych. Kryjące się pod tym pojęciem narzędzia powinny realizować funkcje informacyjne, organizacyjne i biznesowe. Im większe jest przedsiębiorstwo, tym trudniej stworzyć dostosowaną do niego firmową sieć. Nie trzeba jednak samodzielnie projektować wszystkiego od zera, by zapewnić bezpieczny elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Oczywiście można to zrobić, ale jest też wiele gotowych rozwiązań, które wystarczy tylko odpowiednio skonfigurować. 

Funkcjonalność lokalnej sieci SharePoint 

Microsoft swój produkt określa jako mobilny i inteligentny intranet. Jak działa SharePoint? Tworzy się w nim witryny internetowe, dzięki którym można przechowywać, organizować i udostępniać informacje. Spośród programów o podobnych funkcjach wyróżnia się prostą konfiguracją i integracją ze środowiskiem Microsoft 365, którego jest częścią. Oznacza to pełny dostęp do firmowych zasobów z różnych źródeł, czyli m.in. poczty Outlook, komunikatora Teams oraz dysku OneDrive. Ty i twoi pracownicy możecie pracować jednocześnie na tych samych plikach. Utworzenie magazynu danych sprawi, że elektroniczny obieg dokumentów w SharePoint będzie bezproblemowy dla każdego członka firmy. Dostęp do danych zależny jest od uprawnień przekazanych przez administratora. 

Bezpieczeństwo przechowywania danych w chmurze 

Coraz częściej przesyłanie elektronicznych dokumentów odbywa się za pomocą wirtualnych nośników. Zapewne każdy, kto zarządza poufnymi danymi, zadał sobie pytanie – czy pliki w chmurze są bezpieczne? Na pewno jest to wygodniejsze niż trzymanie ich na przykład na dysku przenośnym. Są różne sposoby na wyciek i skasowanie danych – atak hakerski, zniszczenie serwerów, użycie czyichś danych do logowania na służbowym koncie. Sprzęt w twojej firmie także może ulec awarii. Nikt nie spodziewa się pożaru czy zalania. A jeśli ktoś go ukradnie lub po prostu uzyska dostęp do konta jednego z pracowników? 

Reasumując, pliki w chmurze nie są zabezpieczone przed wszelkimi możliwymi zagrożeniami, jednak powszechnie stosowane systemy bezpieczeństwa chronią je bardziej, niż mogą to zrobić pracownicy większości firm. Rzadko który użytkownik dba o tworzenie kopii zapasowych i zapisywanie ich na różnych nośnikach, regularne zmiany haseł, aktualizowanie programów antywirusowych itp. 

Przykład elektronicznego obiegu dokumentów  

Automatyzacja pracy kancelarii czy firmy handlowej zauważalna może być już w sekretariacie, gdzie faktury oraz pozostałe dokumenty papierowe wpływające do firmy są rejestrowane i skanowane bezpośrednio do komputera. Następnie system przekazuje je do odpowiednich działów i osób. Sporządzanie umów nie wymaga już kartek i długopisów, ale uprzednio przygotowanych szablonów, do których wystarczy wpisać odpowiednie dane. Jeśli chcesz szybko edytować dokument papierowy, wystarczy, że użyjesz opcji skanowanie i edytowanie dokumentu w MS Word.  

Nie potrzebujesz już tylu segregatorów, papierów i drukarek, ponieważ większość pism znajdziesz w archiwum za pomocą szybkiego wyszukiwania. Dobrze skonfigurowana poczta e-mail pozwoli ci bezpiecznie przesyłać dane bez możliwości przekierowywania wiadomości do innych osób. Sposobów na cyfryzację firmy jest wiele i mogą się one różnić w zależności od charakteru twojej działalności. Zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa i płynności przesyłania informacji to także wiadomość dla twoich klientów i współpracowników o rzetelności marki. 

Elektroniczny obieg dokumentów – podsumowanie

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów z Alterity pozwoli na osiągnięcie większej efektywności, redukcję kosztów oraz minimalizację błędów ludzkich, zapewnienie bezpieczeństwa danych, płynność przesyłania informacji i poprawę współpracy między zespołami. Korzyści te przełożą się wprost na lepsze relacje z klientami i większe zyski.

Nie zwlekaj dłużej i weź pod uwagę możliwości związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Alterity oferuje bezpłatną konsultację, która pozwoli na ocenę korzyści wynikających z tego procesu dla twojej firmy. Skontaktuj się z nami już dziś, a nasi specjaliści pomogą ci przygotować plan wdrożenia, dostosowany do indywidualnych potrzeb twojej organizacji. Zaufaj profesjonalistom, którzy pomogą ci osiągnąć sukces w dziedzinie cyfryzacji i zainwestuj w przyszłość swojej firmy. Przekonaj się sam, jak wiele korzyści może przynieść wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w twoim przedsiębiorstwie!