Elektroniczne udostępnianie dokumentów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy przyspiesza komunikację i procesy związane z obiegiem dokumentów. Mimo że jest to duże ułatwienie dla pracowników, to niesie ze sobą spore ryzyko dla firmy. Organizacja musi zadbać o to, aby osoby nieupoważnione nie miały dostępu do firmowych danych. Dzięki Azure Information Protection jest to możliwe, dlatego skupimy się na funkcjach, które to umożliwiają. Sprawdź, jak możesz podnieść poziom bezpieczeństwa w firmie dzięki AIP.
Bezpieczeństwo z Azure Information Protection – dostęp do dokumentów firmowych
Jeśli chcesz zwiększyć poziom bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, powinieneś opracować strategię i zasady przepływu dokumentów elektronicznych. Wdrożenie w firmie Azure Information Protection pomoże Ci ustalić reguły, które zapanują nad dostępem do plików. Przede wszystkim uda Ci się skutecznie wyeliminować nieupoważniony dostęp do poufnych danych firmowych czy ważnych arkuszy przeznaczonych wyłącznie dla kadry lub zarządu. AIP to narzędzie, które umożliwia kontrolę tego, co dzieje się z dokumentami na wielu poziomach. Dla zwiększenia bezpieczeństwa w firmie możesz między innymi:
● Ustalić zasady związane z dostępem do plików, czyli umożliwić użytkownikowi zapoznanie się z treścią danego dokumentu. Ustalenie praw dostępu oparte jest o uwierzytelnienie tożsamości i autoryzację. Brak obecności któregokolwiek z tych dwóch czynników nie pozwoli na dostęp do pliku, ponieważ AIP zablokuje taką możliwość.
● Określić zakres działań, jakie przysługują użytkownikowi. Sam dostęp do dokumentu nie upoważnia go jeszcze do ingerowania w zawartość. Uprawnienia obejmują kwestie związane z wyświetlaniem, edytowaniem lub komentowaniem dokumentu, jednak bez możliwości wprowadzania w nim zmian.
● Zabronić dystrybucji dokumentów, poprzez np. przesyłanie lub drukowanie. Dzięki temu osoba zarządzająca plikiem ma pełną kontrolę nad sposobem wykorzystania go przez innych użytkowników. To kolejna funkcja pozwalająca na zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych do danej treści.
● Odebrać prawo dostępu do zawartości lub pozbawić konkretnego użytkownika wglądu w plik. Dzięki funkcji śledzenia dostępu w AIP masz pełną kontrolę nad udostępnianymi dokumentami.
Azure Information Protection – bezpieczne wysyłanie danych pocztą elektroniczną
Firmowa korespondencja przesyłana mailowo również będzie bezpieczna dzięki Azure Information Protection. Jest to możliwe dzięki tzw. etykietom, które są systemem klasyfikacji pozwalającym na podniesienie poziomu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie. Możesz ustalić odgórne zasady, które AIP będzie za każdym razem realizowało wraz z wysłaniem e-maila. Etykiety pozwalają przypisać do wiadomości lub załączników klasyfikację. To natomiast warunkuje podjęcie kolejnych, ustalonych scenariuszy działania. Określ preferencje dotyczące etykiety ogólnej oraz poufnej, aby Azure Information Protection podjęło konkretną akcję, np. przy wysyłaniu wiadomości na zewnątrz zaszyfrowało ją lub zablokowało możliwość przesłania treści dalej. Co ważne, występuje hierarchia wśród funkcji i akcji. To znaczy, że dla AIP określone działanie nie może zostać zmienione, np. zakaz przesłania wiadomości, nie zostanie wycofany, nawet jeśli wiadomość zostałaby zaszyfrowana. Dzięki temu masz pewność, że przekazywana korespondencja elektroniczna w Twojej firmie jest bezpieczna i posiada odpowiedni poziom zabezpieczeń.
Dopasuj poziom bezpieczeństwa do potrzeb firmy z Azure Information Protection
Konfigurację programu Azure Information Protection dopasujesz do potrzeb i wymagań swojej organizacji. Dlatego to rozwiązanie sprawdzi się niezależnie od wielkości firmy i liczby pracowników. Administrator może łatwo kontrolować ustalone mechanizmy, etykiety oraz klasyfikacje i dbać tym samym o bezpieczeństwo plików przechowywanych lokalnie lub w chmurze. Taka ochrona będzie szczególnie pomocna dla firm, które zarządzają wieloma dokumentami aplikacji Word, arkuszami kalkulacyjnymi Excel, czy plikami tekstowymi PDF. Co więcej, mechanizmy ochrony zintegrowane są z programami pakietu Microsoft i również same sugerują użytkownikowi wykonanie określonej akcji. Natomiast, jeśli Twoja firma potrzebuje dodatkowego poziomu zabezpieczeń dla ważnych dokumentów przechowywanych w chmurze, może rozszerzyć działanie AIP i skorzystać z kluczy szyfrowania. Wybierz jedno z dwóch rozwiązań – Bring Your Own Key (BYOK) lub Hold Your Own Key (HYOK), dzięki którym będziesz miał wpływ na przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie plików. Zarządzanie takimi kluczami daje firmie pełną kontrolę, ponieważ to ona jest ich pełnoprawnym właścicielem, a nie dostawca usługi chmurowej. Dlatego tylko Ty masz możliwość szyfrowania i deszyfrowania przechowywanych informacji.
Jeśli szukasz rozwiązania, które zapewni Twojej firmie wysoki poziom bezpieczeństwa korespondencji elektronicznej oraz przechowywanych danych, to skontaktuj się z nami. Realizujemy wdrożenia Microsoft Azure Information Protection i pomożemy skonfigurować to rozwiązanie dla Twojej organizacji.
