Jeżeli zastanawiałeś się, jak ograniczyć czas poświęcany na częstym tworzeniu wiadomości o podobnej i powtarzalnej treści, jeżeli jesteś zmęczony ciągłym pisaniem od nowa niemal identycznych e-maili do kilku klientów dziennie, to Twoje problemy rozwiąże opcja szybkich części w programie Microsoft Outlook. 

Szybkie części w Outlook to powtarzalne elementy Twoich wiadomości w Microsoft Outlook, które możesz wstawiać do kolejnych e-maili, nowych adresatów, bez konieczności ręcznego pisania ich od zera, korzystania z notatek, czy wybierania ctrl+c, ctrl+v. 

Jak ustawić szybkie części w Microsoft Outlook? 

     ●   Otwórz Microsoft Outlook. 

     ●   Z górnego paska wybierz “Nowa wiadomość e-mail”. 

     ●   W treści wiadomości wpisz tekst, który jest powtarzalny i często przesyłasz go do różnych adresatów/klientów/współpracowników, więc chcesz zapisać go jako szybką część np. “Dzień dobry, w nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej przesyłam w załączniku wycenę szkolenia z aplikacji Microsoft 365. Pozdrawiam” 

     ●   Zaznacz cały tekst, przytrzymując lewy przycisk myszy i przeciągając kursorem od początku do końca wiadomości. 

     ●   Na górze okna, w zakładce “Wstawianie”, kliknij element “Szybkie części”. Jeżeli nie jest on widoczny, wybierz ikonę trzech kropek i znajdź go w dodatkowych opcjach -> prawy przycisk -> “Przypnij do wstążki”, by był zawsze pod ręką. 

     ●   Po kliknięciu “Szybkie części” z nowej zakładki wybierz “Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części…” 

     ●   W nowo otwartym oknie możesz wpisać nazwę szablonu, pod jakim dany tekst będzie dostępny w galerii szybkich części, np. “Podsumowanie rozmowy z klientem”. 

                 •   Jeżeli będziesz tworzyć więcej szybkich części, możesz je łatwo zorganizować, dodając je do różnych kategorii i sekcji, tworząc poręczne foldery. 

     ●   Kliknij “OK”, by zapisać Szybką część. 

Teraz, gdy chcesz napisać wiadomość używając szybkiej części, wystarczy, że podczas tworzenia nowego e-maila lub odpisując na otrzymany, wybierzesz zakładkę “Wstawianie” -> strzałka przy opcji “Szybkie części” -> zapisany wcześniej tekst. Zostanie on automatycznie wklejony do treści wiadomości. Możesz go od razu wysłać lub edytować, np. zmienić nazwisko klienta widoczne w treści czy dodać załącznik. 

Masz dodatkowe pytania związane z oprogramowaniem Microsoft 365? Chętnie pomożemy. 

________________________________________________________________________________________________________________

Wolisz wideo? Sprawdź nasz tutorial.