Ciekawi Was na jak bardzo polscy prawnicy są obyci z nowoczesnymi rozwiązaniami cyfrowymi? Jakie obecnie rozwiązania technologiczne są najpopularniejsze w branży prawnej? Które narzędzia pozwalają na najlepszą komunikację, a które gwarantują poufność i bezpieczeństwo? Na te i wiele innych pytań znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule opartym na raporcie komisji LegalTech działającej przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie.
Kim oni są? Czyli o ankietowanych
Na wstępie kilka słów o respondentach. W znakomitej większości byli to radcy prawni lub aplikanci radcowscy/adwokaccy pracujący najczęściej w kancelariach, działach prawnych firm bądź organach administracji. Respondenci to osoby w różnym wieku mieszkające głównie w dużych miastach powyżej 250 tys. mieszkańców.
Zmiany technologiczne w branży prawnej
Z raportu wynika, że większość ankietowanych w przeciągu ostatnich trzech lat zaczęła korzystać z nowego rozwiązania technologicznego. Najczęściej wskazywanymi rozwiązaniami były Microsoft Teams oraz pakiet Microsoft Office 365. Dla porównania konkurencyjny pakiet G-Suite firmy Google wskazało jedyne 5% respondentów, czyli ponad 7 razy mniej niż w przypadku razem wziętych wspomnianych wyżej produktów Microsoft.
W kolejnych pytaniach respondenci mieli za zadanie wskazać nazwy lub rodzaje rozwiązań o które byli pytani bądź proszeni o ich stosowanie przez swoich klientów. Cztery najczęściej padające odpowiedzi to: chmura, digitalizacja akt, komunikatory oraz panel klienta. Warto zwrócić uwagę, że te odpowiedzi łączą się ze wcześniej przytoczonym pytaniem o nowe rozwiązania technologiczne. Usługi Microsoft są najczęściej wprowadzanymi rozwiązaniami technologicznymi właśnie dlatego, że kompleksowo zaspakajają powyższe obszary. Pakiet Microsoft 365 działa całkowicie w chmurze, co oznacza, że mamy do niego dostęp z dowolnego urządzenia i dowolnego miejsca. Dzięki usłudze SharePoint zdigitalizowane dokumenty i akta mogą znajdować się w cyfrowej przestrzeni firmowej, co znacząco ułatwia ich wspólną edycję i zespołową pracę nad konkretną sprawą. Jednocześnie odbywa się to przy zachowaniu bezpieczeństwa poprzez przypisanie poziomu dostępu dla każdego z dokumentów. W pakiecie M365 znajdziemy również narzędzie do pracy zespołów i komunikacji, czyli dobrze znany Teams oraz aplikację Planner służącą zarówno do planowania i rozdzielania zadań, jak i do monitorowania postępu prac nad sprawą klienta.
Obszary zastosowania nowych technologii
Dalej respondenci zostali poproszeni o uszeregowanie obszarów w których technologia jest najbardziej przydatna w ich firmach. Trzy obszary z największą ilością głosów to odpowiednio: zdalna praca, zabezpieczanie poufności dokumentów przesyłanych klientowi oraz ułatwienie współpracy z klientem. To, że właśnie takie obszary padały najczęściej w odpowiedziach jest całkowicie zrozumiałe. Praca zdalna stała się w ostatnim czasie niezwykle powszechnym zjawiskiem zmuszającym do oswojenia się z rozwiązaniami technologicznymi pozwalającymi na pracę poza biurem. Przez ograniczenie kontaktów również większość dokumentów trafia do klientów drogą cyfrową. Dlatego należy zadbać o bezpieczeństwo i poufność takich dokumentów np. poprzez przyznawanie uprawnień dostępu do dokumentów lub ich etykietowanie. Firma Microsoft posiada takie rozwiązania pozwalające na pełną kontrolę nad obiegiem poufnych plików zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią.
Najczęściej wykorzystywane narzędzia w branży prawnej
W późniejszej części raportu ankietowani byli pytani o wykorzystywane technologie w ramach swojej praktyki prawnej. W kwestii rozwiązania do poczty elektronicznej respondenci najczęściej wskazywali tradycyjny hosting poczty typu nazwa.pl, home.pl (36%), następnie Microsoft Exchange, czyli biznesową pocztę klasy premium (26%) oraz bezpłatne konta pocztowe tj. Gmail czy Poczta Onet (15%). Najpopularniejszym programem do obsługi poczty okazał się Microsoft Outlook (63%), a ponad czterokrotnie niższy wynik uzyskał Gmail.
Pozostając dalej w sekcji wykorzystywanych technologii postawiono przed badanymi pytanie o wykorzystywany program do przygotowania dokumentów. Tutaj bez zaskoczenia – 93% ankietowanych wskazało na pakiet Microsoft Office zawierający takie aplikacje jak Word, Excel czy PowerPoint. W kolejnym pytaniu 58% respondentów przyznało, że korzysta z rozwiązań chmurowych. Najpopularniejszymi narzędziami okazały się Microsoft 365 (i wchodząca w jego skład usługa OneDrive – razem 28%) oraz Dysk Google (9%). Najczęściej wskazywanymi narzędziami do komunikacji były Teams (16%) oraz Zoom (11%), a także, w mniejszym zakresie, Whatsapp (6%). Do badanych prawników zostało również skierowane pytanie o poziom zadowolenia ze stosowanych rozwiązań – ankietowani najczęściej wskazywali Microsoft Office.
Nowe technologie a praca zdalna
Ostatnia sekcja, której przyjrzymy się w tym artykule poświęcona jest pracy zdalnej. Aż 87% prawników przyznało, że w okresie pandemii pracowało właśnie w ten sposób. W raporcie możemy przeczytać, że „wyniki ankiety wskazują na dość duży poziom odporności branży prawniczej na wpływ pandemii. Ponad 2/3 badanych oceniło, że miała ona pozytywny wpływ na ich praktykę prawniczą, podczas gdy odmiennego zdania było 29% ankietowanych”. Ponadto blisko 93% ankietowanych stwierdziło, że technologia ma istotne znaczenie dla jakości wykonywanej przez nich pracy zdalnej.
Przyglądając się tym wszystkim wynikom możemy łatwo dość do wniosku, że technologia na dobre zadomowiła się w kancelariach. Od dawna najczęściej wykorzystywanymi aplikacjami do pracy były narzędzia Microsoftu takie jak Word, Excel czy Outlook. Natomiast sytuacja pandemii zmusiła do przemodelowania trybu pracy większość branż, co również nie odbiło się bez echa na branży prawnej. Na dobre na naszych komputerach zadomowiły się takie aplikacje chmurowe jak Teams czy OneDrive. Wszystkie te aplikacje oraz wiele innych usprawniających pracę usług zawarte zostały w pakiecie Microsoft 365 stworzonym właśnie do prowadzenia odpowiedzialnego i profesjonalnego biznesu.
Pomożemy Ci stworzyć cyberbezpieczną kancelarię
Natomiast jeśli chcesz wdrożyć w swojej kancelarii spójny system zapewniający bezpieczeństwo, łatwość w komunikacji, kontrolowany obieg dokumentów bądź nauczyć się w pełni wykorzystywać posiadane już narzędzia – skontaktuj się z nami. Posiadamy wieloletnie doświadczenie we współpracy z kancelariami poparte licznymi opiniami zadowolonych klientów. Jako partner Microsoft stawiamy na jakość oraz narzędzia, którym – jak wynika z powyższego badania – zaufała już większość prawników.
