Microsoft Power Automate i SharePoint Online to dwa całkiem różne produkty firmy Microsoft. Power Automate (dawniej znany jako Microsoft Flow) jest platformą do tworzenia automatyzacji. Umożliwia ona użytkownikom tworzenie rozwiązań pozwalających na wyeliminowanie powtarzalnych, czasochłonnych czynności, a także integrację różnych aplikacji oraz synchronizację danych między różnymi systemami. Microsoft SharePoint natomiast to platforma do zarządzania treścią i współpracy w organizacji. Umożliwia ona użytkownikom tworzenie i udostępnianie witryn internetowych, bibliotek dokumentów, list, formularzy i innych zasobów, które można wykorzystać do przechowywania, udostępniania i współpracy nad danymi. Aby lepiej wykorzystać potencjał zarówno Power Automate, jak i SharePoint Online należy te dwa narzędzia ze sobą połączyć, aby zmaksymalizować korzyści płynące z ich użytkowania. Jak to zrobić?
Na czym polega integracja Power Automate i SharePoint Online?
Microsoft Power Automate i SharePoint Online można ze sobą w łatwy sposób zintegrować, aby usprawnić różne procesy biznesowe zachodzące w Twojej firmie. Przykładowo, można użyć Power Automate do automatycznego wysyłania powiadomień lub dodawania nowych plików do biblioteki SharePoint, gdy zostanie utworzony nowy wpis w bazie danych, takiej jak SQL Server lub Excel (w którym zawarte dane mogą służyć za bazę danych). Integracja między tymi platformami pozwala na oszczędność czasu i eliminację potencjalnych błędów Twoich pracowników.
Aby wdrożyć synchronizację między tymi dwoma platformami, należy najpierw stworzyć przepływ pracy w Power Automate i wybrać odpowiednie akcje, które będą służyć do synchronizacji z SharePoint. Można na przykład wykorzystać akcję „Get items” w Power Automate, aby pobrać dane z listy SharePoint, a następnie użyć innej akcji, takiej jak „Create item”, aby dodać te dane do innego systemu. Innym przykładem synchronizacji między Power Automate i SharePoint może być automatyczne przesyłanie powiadomień e-mail, gdy zostanie dodany nowy plik do biblioteki dokumentów SharePoint. W tym przypadku, można wykorzystać akcję „When a file is created (properties only)” w Power Automate, aby automatycznie uruchomić przepływ pracy, gdy zostanie dodany nowy plik. Następnie, można użyć akcji „Send an email” w Power Automate, aby automatycznie wysłać powiadomienie e-mail z informacją o nowym pliku.
Ważne jest, aby wybrać odpowiednie akcje Power Automate i skonfigurować je zgodnie z wymaganiami procesu biznesowego, aby zapewnić efektywną synchronizację między Power Automate i SharePoint.
Jak może wyglądać proces synchronizacji Power Automate i SharePoint Online?
Jak zatem może wyglądać proces synchronizacji pomiędzy platformą Power Automate i SharePoint Online?
Jednym z przykładów synchronizacji między Power Automate a SharePoint Online może być automatyczne wysyłanie powiadomienia e-mail do określonej osoby lub grupy osób, gdy zostanie dodany nowy plik do określonej biblioteki dokumentów w SharePoint Online. Aby to zrobić, można utworzyć przepływ w Power Automate, który będzie wykonywał następujące kroki:
● Wybierz zdarzenie wyzwalające, np. „Kiedy zostanie dodany nowy element” w bibliotece dokumentów SharePoint Online.
● Dodaj działanie „Wyślij e-mail”, aby powiadomić określoną osobę lub grupę osób o nowym pliku.
● Skonfiguruj działanie „Wyślij e-mail”, wprowadzając adresy e-mail odbiorców, temat i treść wiadomości e-mail.
● Przetestuj i opublikuj przepływ, aby automatycznie wysyłać powiadomienia e-mail, gdy zostanie dodany nowy plik do biblioteki dokumentów SharePoint Online.
Dzięki temu procesowi automatyzacji osoba odpowiedzialna za bibliotekę dokumentów SharePoint Online nie musi ręcznie wysyłać powiadomień o nowych plikach, co pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy.
Innym przykładem synchronizacji między Power Automate a SharePoint Online może być automatyczne kopiowanie plików z jednej biblioteki dokumentów do innej biblioteki. Aby to zrobić, można utworzyć przepływ w Power Automate, który będzie wykonywał następujące kroki:
● Wybierz zdarzenie wyzwalające, np. „Kiedy zostanie dodany nowy plik” w określonej bibliotece dokumentów SharePoint Online.
● Dodaj działanie „Pobierz plik”, aby pobrać nowy plik z biblioteki dokumentów.
● Dodaj działanie „Utwórz element” i wybierz docelową bibliotekę dokumentów, do której chcesz skopiować plik.
● Skonfiguruj działanie „Utwórz element”, ustawiając nazwę pliku i ścieżkę docelową.
● Przetestuj i opublikuj przepływ, aby automatycznie kopiować nowe pliki z jednej biblioteki dokumentów do innej.
Dzięki temu procesowi automatyzacji nie trzeba ręcznie kopiować plików między bibliotekami dokumentów SharePoint Online, co pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy.
Podsumowanie
Integracja Power Automate i SharePoint Online umożliwia automatyzację i ułatwienie pracy z danymi przechowywanymi w SharePoint. Dzięki temu, użytkownicy SharePoint mogą wykorzystać Power Automate, aby zautomatyzować różne procesy biznesowe, takie jak przetwarzanie danych, powiadamianie użytkowników, czy aktualizacja plików.
Power Automate umożliwia łatwe i intuicyjne tworzenie przepływów pracy, które wykorzystują dane z SharePoint Online. Proces synchronizacji między tymi narzędziami opiera się na wyzwalaczach i akcjach, które można skonfigurować w Power Automate, aby przetwarzać i synchronizować dane między SharePoint a innymi aplikacjami. Dzięki temu procesowi synchronizacji, użytkownicy SharePoint mogą zaoszczędzić czas i wysiłek, który musieliby poświęcić na ręczne wykonywanie tych samych zadań. W rezultacie, procesy biznesowe stają się bardziej efektywne i łatwiejsze do zarządzania. Chcesz wiedzieć więcej jak zarządzać synchronizacją między Power Automate, a SharePoint Online w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a doradzimy jak najlepiej wykorzystać obie platformy w Twojej organizacji.
