Microsoft Planner jest produktem uniwersalnym. Jednak wdrażanie aplikacji jest indywidualne dla każdej firmy i wymaga sprawnego opracowania. W końcu funkcjonowanie dużej korporacji różni się od kilkuosobowego przedsiębiorstwa. Mimo wszystko łączy je jedno, czyli chęć sprawnego zarządzania działalnością. Jak zatem sprawnie wdrożyć Microsoft Planner?
Microsoft Planner – główne założenia aplikacji
Na samym początku odpowiedzmy sobie na pytanie: Dlaczego warto rozważyć wdrożenie Microsoft Planner? Przede wszystkim to aplikacja, która zwiększa efektywność pracy zespołowej. Pozwala tworzyć plany, a także przydzielać i uporządkowywać zadania. Dzięki temu możemy na bieżąco podsumowywać dotychczasowe działania i planować przyszłe.
Jakie możliwości daje Microsoft Planner? Wszystkie zadania są zgromadzone w jednym miejscu. Co więcej, za pośrednictwem aplikacji możemy przydzielać projekty do konkretnych zespołów. Oprócz tego to sprawdzony sposób organizacji pracy, kiedy część pracowników pracuje zdalnie lub hybrydowo.
Za pomocą wyłącznie jednego narzędzia możemy planować, rozdzielać i śledzić postępy pracy. Wszystkie zadania znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia również proces decyzyjny. Członkowie zespołów mają swobodny dostęp do wszystkich niezbędnych plików, a to usprawnia działania firmy.
Zarządzanie projektami przy użyciu Microsoft Planner okazuje się pomocne również przy okazji cyklicznych zadań. Aplikacja jest przejrzystym i funkcjonalnym rozwiązaniem. Pozwala między innymi na podział prac pomiędzy konkretnymi zespołami. Każdy z nich ma dostęp do swojego własnego „koszyka”, w którym wyznaczono zakres działań.
Microsoft Planner – etapy i elementy wdrożenia
Decydując się na wdrażanie aplikacji Microsoft Planner, warto zastanowić się nad naszymi oczekiwaniami. Przy okazji istotna jest odpowiedź na pytania o poziom komunikacji w firmie, jakość pracy zespołowej, przebieg projektów, a także napotykane problemy z finalizacją zadań.
Kolejnym krokiem jest opracowanie procesu i stopnia wdrażania Microsoft Planner, ze szczególnym uwzględnieniem punktów newralgicznych. W końcu chodzi o to, aby aplikacja jak najszybciej zaczęła przynosić pożądane efekty. Kluczowe w trakcie wdrażania powinny być aktualne potrzeby firmy. W kolejnych etapach możemy uwzględnić również przyszłe cele. Już w momencie planowania wprowadzenia aplikacji w firmie, należy zastanowić się nad przykładowymi szablonami, według których będziemy budować „szkielety” projektów. Właśnie dlatego istotne jest dopasowanie sposobu wdrażania do potrzeb firmy.
Oczywiście jednym z ważniejszych elementów jest zapoznanie pracowników z możliwościami aplikacji Microsoft Planner. Konieczne jest przedstawienie nowej formuły zarządzania projektami, a także przekazanie wszystkich korzyści z tego płynących. Zatem kluczowa okazuje się szybka adaptacja zespołu z nowym narzędziem.
Paradoksalnie wdrożenie Microsoft Planner również musi zostać dobrze zaplanowane. Warto podzielić ten proces na etapy i stale monitorować efekty, w tym ewentualne trudności. Mimo wszystko efekty wdrożenia są dostatecznym dowodem na potencjał narzędzia Microsoft Planner, a sam proces zwykle trwa kilka godzin.
W razie potrzeby konsultacji i pomocy w wdrożeniu Microsoft Planner, zawsze możesz się z nami skontaktować.
Efekty wdrożenia Microsoft Planner w firmie
Najistotniejszym elementem wdrażania każdego nowego rozwiązania jest badanie efektów końcowych. Jak się okazuje cel i proces to nie wszystko, bo na końcu chodzi o realne korzyści. W związku z tym wprowadzenie w firmie narzędzia, jakim jest Microsoft Planner również wymaga kontroli.
Należy sprawdzać, czy harmonogram wdrożenia idzie zgodnie z planem, a także, jak z nową aplikacją radzą sobie zespoły. Czy potrzebują dodatkowych szkoleń? Jak wygląda efektywność działań firmy z użyciem Microsoft Planner? Ewentualne trudności powinny być rozwiązywane od razu. Co więcej, ułatwia to odpowiedni harmonogram wdrożenia.
Co jest efektem wprowadzenia Microsoft Planner? Ważne są nie tylko wyniki firmy. W trakcie monitorowania skuteczności aplikacji istotna jest również komunikacja zespołowa. Czy uległa poprawie? Czy od czasu wdrożenia pojawiły się problemy z przekazywaniem i kontrolą zadań? Kolejna kwestia to satysfakcja z organizacji pracy. Czy każdy zna swoje obowiązki? Oczywiście nie bez znaczenia pozostaje ewaluacja projektów. Czy Microsoft Planner ułatwia kontrolowanie postępów?
Podsumowując – przed wdrożeniem aplikacji Microsoft Planner należy przemyśleć potrzeby firmy. Następnie konieczne jest skuteczne opracowanie planu wprowadzenia narzędzia życie i ocena każdego etapu. Na samym końcu musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, co udało nam się osiągnąć, a nad czym powinniśmy jeszcze popracować. Wówczas uda nam się wykorzystać wszystkie możliwości tej aplikacji i co najważniejsze również naszego zespołu.
