Microsoft Power Automate to narzędzie, które pozwala na łatwe tworzenie automatycznych przepływów pracy i integracji między różnymi aplikacjami i usługami. Jest to produkt, który może zrewolucjonizować sposób pracy wielu firm, dzięki temu, że pozwala na automatyzację powtarzalnych i czasochłonnych czynności, które wcześniej wykonywane były ręcznie. Czym jest ten zestaw narzędzi? Jak działa? Jakie korzyści może zyskać Twoja organizacja dzięki wdrożeniu Microsoft Power Automate? Zapraszamy do naszego artykułu, w którym dokładnie odpowiemy na wszystkie te pytania.
Czym jest Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate (wcześniej znany jako Microsoft Flow) to usługa oparta na chmurze, która umożliwia jej użytkownikom automatyzację powtarzalnych czynności i zadań w różnych programach i usługach. Wpływa to pośrednio na oszczędność kosztów, ponieważ pozwala na redukcję czasu i zminimalizowanie wystąpienia błędów. Power Automate umożliwia połączenie kilku aplikacji zarówno tych z Microsoft 365, jak i innych producentów, co pozwala na bezproblemowe przesyłanie i aktualizowanie danych między programami. Dzięki temu pracownicy mogą mieć dostęp do aktualnych informacji i szybciej reagować na zmiany zachodzące w procesach biznesowych.
Jak działa Microsoft Power Automate?
Aby najlepiej zrozumieć jak działa Microsoft Power Automate musimy przyjrzeć się bliżej dwóm terminom:
● Wyzwalacze (triggers) – właśnie od nich zaczyna się cały przepływ pracy. Takim wyzwalaczem może być e-mail po utworzeniu nowego dokumentu w programie Word lub skoroszytu Excel. Wyzwalacze umożliwiają również integrację między różnymi aplikacjami i usługami, dzięki czemu można automatycznie przenosić dane między nimi w czasie rzeczywistym. Przykładowo, można skonfigurować wyzwalacz, który będzie reagował na nowe rekordy w bazie danych i automatycznie przesyłał je do aplikacji CRM lub do innej aplikacji biznesowej.
● Działania (actions) – po rozpoczęciu procesu należy wybrać jakie działanie należy podjąć. Może to być na przykład przesłanie pliku do usługi OneDrive po otrzymaniu maila od wybranej osoby.
W Power Automate wyróżniamy trzy rodzaje przepływów, różniące się sposobem ich uruchamiania:
● Automated flow – to przepływ automatyczny, który uruchamia się w odpowiedzi na określone zdarzenie, takie jak dodanie nowego rekordu do bazy danych czy otrzymanie wiadomości e-mail. Przepływy te są w pełni automatyczne i uruchamiane przez system bez potrzeby interakcji użytkownika.
● Scheduled flow – to przepływ zaplanowany, który uruchamia się zgodnie z określonym harmonogramem. Harmonogram ten może być ustawiony na stałe, np. codziennie o określonej godzinie lub na określone dni tygodnia. Przepływy te są przydatne, gdy konieczne jest regularne wykonywanie określonych zadań.
● Instant flow – to przepływ natychmiastowy, który uruchamiany jest przez użytkownika w momencie, gdy jest potrzebny. Przepływy te mogą być wykorzystywane do szybkiego wykonania określonych zadań, takich jak wysłanie wiadomości e-mail czy aktualizacja danych w bazie danych. Uruchamiane są poprzez przycisk, link lub inny element interfejsu użytkownika.
W Power Automate wyróżniamy również dwa rodzaje przepływów, różniące się miejscem ich wykonywania:
● Cloud flow – to przepływ wykonywany w chmurze, czyli na serwerach Microsoft. Są one dostępne z poziomu przeglądarki internetowej i nie wymagają instalacji oprogramowania na lokalnym komputerze. Przepływy te są zaprojektowane do pracy z chmurą i aplikacjami w chmurze, takimi jak Microsoft 365, Dynamics 365 czy SharePoint.
● Desktop flow – to przepływ wykonywany na komputerze lokalnym, za pomocą oprogramowania Power Automate Desktop, które należy pobrać i zainstalować. Przepływy te są przeznaczone do pracy z aplikacjami desktopowymi i plikami na lokalnym komputerze. Przykładowo, można użyć Desktop flow do automatyzacji procesu kopiowania plików między folderami na komputerze lub do automatycznego uzupełniania formularzy w aplikacji desktopowej.
Zagłębiając się bardziej w przepływy w Power Automate można spotkać się z terminem Business Process Flows. Termin ten odnosi się do funkcjonalności, która umożliwia tworzenie procesów biznesowych złożonych z kolejnych kroków i przypisywanie ich do użytkowników lub grup użytkowników w organizacji. W ramach Business Process Flows, użytkownicy są kierowani przez poszczególne etapy procesu biznesowego, a na każdym z etapów mogą wykonywać określone czynności lub zadania. Możliwe jest również przypisywanie poszczególnych etapów do różnych użytkowników lub grup użytkowników, aby zapewnić, że proces biznesowy jest wykonywany w sposób właściwy.
Jak korzyści może przynieść Twojej organizacji Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate to narzędzie, które może ułatwić codzienną pracę każdemu pracownikowi Twojej firmy, a co za tym idzie przełożyć się na realne korzyści biznesowe dla całej organizacji. Jakie to korzyści?
1. Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności – dzięki automatyzacji powtarzalnych i czasochłonnych zadań, pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych i wartościowych działaniach.
2. Zwiększenie dokładności i poprawa jakości – automatyzacja procesów biznesowych pozwala na uniknięcie błędów ludzkich i zapewnienie spójności i jakości w każdym etapie procesu.
3, Zintegrowanie różnych systemów – Power Automate umożliwia integrację z wieloma różnymi narzędziami i aplikacjami, co ułatwia pracę i zapewnia płynny przepływ informacji.
4. Zwiększenie przejrzystości i kontroli – dzięki automatyzacji procesów biznesowych, firmy mają lepszą kontrolę nad procesami i mogą śledzić postępy w czasie rzeczywistym.
5. Obniżenie kosztów – automatyzacja procesów biznesowych pozwala na oszczędność czasu i zasobów, co przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych.
Podsumowanie
Microsoft Power Automate to narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych, które pozwala na stworzenie skomplikowanych, wieloetapowych procesów, które są wykonywane automatycznie bez potrzeby ingerencji człowieka. Power Automate jest łatwe w użyciu, a dzięki zintegrowaniu z wieloma różnymi aplikacjami i narzędziami, można łatwo przesyłać dane między nimi. Dzięki temu firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, zwiększyć swoją efektywność, a także poprawić jakość i spójność procesów biznesowych. Chcesz dowiedzieć się więcej jak Microsoft Power Automate może pomóc właśnie Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a doradzimy Ci jak najlepiej wykorzystać to narzędzie w Twojej organizacji.
