Użyj tego programu i skończ z bałaganem w plikach
Sposobów na porządkowanie, przechowywanie i przetwarzanie cyfrowych informacji jest wiele. Musisz skupić się na takich, które z jednej strony usprawnią komunikację, a z drugiej nie będą się wzajemnie wykluczać. Im większa jest twoja organizacja, tym bardziej zaawansowanego narzędzia potrzebujesz. Przeczytaj, jak jeden program z pakietu Microsoft 365 może ci to ułatwić.
Do czego służy SharePoint Online?
Program ten ma na celu zwiększenie możliwości pracy wielu osób poprzez dynamiczne i produktywne witryny zespołów dla poszczególnych oddziałów, działów i grup wykonywanego konceptu. Jak dokładnie to wygląda? Tworzysz witrynę, gdzie wraz ze współpracownikami możesz udostępniać dane oraz pracować nad projektami. Jeśli wasze informacje mają być rozpowszechniane, stwórz witrynę do komunikacji. SharePoint ma także wyszukiwarkę, która indeksuje i odnajduje notki z dowolnego miejsca portalu, więc bez problemu znajdziesz strony, biblioteki czy określone pliki. Udostępnianie treści i zarządzanie dokumentami w obrębie firmy staje się nie tylko prostsze, ale także bezpieczniejsze niezależnie od położenia poszczególnych oddziałów. Dzięki usłudze Yammer organizacja może zmaksymalizować prędkość rozprzestrzeniania informacji.
Skuteczne narzędzie dla różnych organizacji
SharePoint to zbiór usług, które umożliwiają wykonywanie zarówno prostych, jak i skomplikowanych zadań. Możesz w nim używać powiadomień i zatwierdzeń. Do większości plików zastosujesz etykiety wraz z opisami i okresami przechowywania. Dzięki temu masz możliwość stworzenia widoku biblioteki z kolumną wybranej etykiety. Kolejną przydatną opcją do porządkowego zarządzania informacjami są reguły. Możesz je utworzyć po to, by np. zautomatyzować wysyłanie powiadomień po zmianie danych lub po utworzeniu nowego pliku w bibliotece. Natomiast dzięki usługom Power Automate i Power Apps stworzysz rozbudowane cyfrowe środowiska użytkownika z formularzami, przepływami pracy oraz aplikacjami dopasowanymi do różnych urządzeń.
Bezpieczeństwo na pierwszym planie
Program SharePoint daje duże możliwości rozbudowy. Większość firm nie ma potrzeby wykorzystywania jego wszystkich funkcji, dlatego niezbędna jest odpowiednia konfiguracja i szkolenie Microsoft 365 dla pracowników z wybranego zakresu. Wśród narzędzi do ochrony danych warto uwzględnić możliwość szyfrowania dokumentów. Dzięki tej opcji pliki nie mogą być rozpowszechniane, ponieważ nie da się ich otworzyć poza wewnętrznym środowiskiem. Jest to usługa szczególnie polecana organizacjom prawniczym, które przetwarzają mnóstwo wrażliwych informacji i nie mogą sobie pozwolić na kradzież danych czy przypadkowy wyciek plików.
