Sprawna organizacja to podstawa sukcesu każdej firmy. W jego zapewnieniu pomoże między innymi odpowiednio dobrany pakiet Microsoft 365 wraz z usługą SharePoint Online. To aplikacja webowa, która umożliwia współpracę w zespołach. Służy przede wszystkim do zarządzania plikami i dokumentami firmowymi. Co byś powiedział, gdybyśmy zaoferowali wprowadzenie jej do Twojej firmy? Być może okaże się dużą rewolucją na miarę rewolucji przemysłowej? Jeśli chcesz, aby „era tysiąca papierowych dokumentów” dobiegła końca – czytaj dalej!
Jak działa SharePoint Online?
SharePoint działa na zasadzie chmury, co oznacza, że przechowywanie i zarządzanie plikami jest bezpieczniejsze w przeciwieństwie do papierowych dokumentów, które z łatwością mogą się zgubić lub zalać. Zatem za pomocą prostego narzędzia możemy z łatwością dysponować umowami, sprawozdaniami czy plikami projektowymi. Co więcej, konfiguracja uprawnień pozwala zachować przy tym pełne bezpieczeństwo dla zasobów. Część z tych działań może zostać zautomatyzowana i nie będzie każdorazowo wymagała naszego wysiłku.
Za pomocą prostego narzędzia, jakim jest właśnie SharePoint Online przechowywanie i praca nad dokumentami staje się sprawniejsza i efektywniejsza. W końcu mamy dostęp do niezbędnej dokumentacji z dowolnego urządzenia. SharePoint pozwala również na wersjonowanie, tj. zarządzanie informacjami w czasie. Po włączeniu funkcji obsługi wersji na listach i bibliotekach możemy wyświetlać i odzyskiwać poprzednie wersje elementów. Oprócz tego jesteśmy w stanie sprawdzić kto, w jakim czasie i co zmienił w poszczególnym pliku. Wówczas SharePoint funkcjonuje jako centralne zarządzanie całą dokumentacją.
SharePoint – korzyści w zarządzaniu firmą
Dziś już każdy zdaje sobie sprawę, że przechowywanie w teczkach i segregatorach przestaje być funkcjonalne. Co więcej, archiwizowanie na dysku jednego urządzenia także może okazać się nietrafionym pomysłem. Dzięki temu, że SharePoint jest aplikacją chmurową zyskujemy pewność, że dokumenty nie zagubią się lub nie przepadną w wyniku awarii sprzętu. Oprócz tego możemy zarządzać uprawnieniami do plików i mieć tym samym pewność, że nie wpadną one w niepowołane ręce.
Kolejne ułatwienie w związku z wdrożeniem SharePoint pojawia się w momencie realizowania projektów. Wówczas spore znaczenie zyskuje czas, a w jego zaoszczędzeniu pomoże elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala na przepływ informacji pomiędzy odrębnymi działami firmy i klientami. Umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów na odległość. W ten sposób finalizuje się umowy, kontrakty, a także wystawia faktury.
Kolejny aspekt to perspektywa polepszenia pracy zespołowej. W końcu nad jednym plikiem może pracować kilka osób. Dzięki temu na bieżąco rozwiązuje się pojawiające się problemy. Regularne śledzenie postępów stanowi podstawę odnoszenia sukcesów w każdej firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów – czy warto?
Elektroniczny obieg dokumentów to spora oszczędność czasu i poszerzenie możliwości rozwoju. Pozwala na sprawny przepływ danych z każdego miejsca i urządzenia. Co za tym idzie, zwiększa efektywność pracy zdalnej. Podpisanie dowolnej faktury, lub umowy z klientem może odbywać się z pominięciem bezpośredniego kontaktu.
Aplikacja pozwala również na samodzielne ustalanie ścieżek akceptacji dokumentów. Wówczas plik przechodzi przez każdą jednostkę, lub podmiot decyzyjny, zgodnie z naszymi oczekiwaniami. W ten sposób znacznie ogranicza się ilość zużywanego papieru, ale przede wszystkim oszczędza to czas. A jak wiadomo czas to pieniądz!
Sposoby i etapy wdrożenia SharePoint
W celu wdrożenia SharePoint w firmie konieczny jest zakup odpowiedniej licencji. Pakiety Microsoft 365 w ramach SharePoint 1 oferują możliwość tworzenia witryn przeznaczonych do komunikacji, bezpieczne przechowywanie plików, a także synchronizację dla urządzeń z systemem Windows i macOS. Natomiast kupując licencję SharePoint 2, otrzymujemy zaawansowaną ochronę plików i wyszukiwanie, a także nielimitowane miejsce dla użytkowników. Wybór odpowiedniej wersji SharePoint zależy od potrzeb firmy. Dlatego przed zakupem licencji warto skonfrontować możliwości aplikacji z naszymi potrzebami.
Podsumowując SharePoint Online jest bezpiecznym i funkcjonalnym narzędziem, które usprawnia działalność każdej firmy. W końcu wszystkie przedsiębiorstwa wymagają skutecznego przechowywania i przepływu dokumentów. Oprócz tego poprawia to komunikację w zespołach, a to dzięki możliwości współtworzenia plików. Osoby decyzyjne mogą na bieżąco kontrolować postępy, z uwzględnieniem, kto dokonuje zmian i w jakim czasie. W razie potrzeby istnieje funkcja powrotu do poprzedniej wersji dokumentu. To co wydaje się najważniejsze z punktu zarządzania firmą, dokumentacja nie zniknie i będzie dostępna z każdego urządzenia, dla wszystkich użytkowników, uwzględnionych w konfiguracji uprawnień.
